ثبات در اجرا و تعهد به کیفیت کاری بالا از عوامل کلیدی موفقیت برای هر کسب و کار و خدماتی است. اطمینان از اینکه همه اعضای تیم با این استانداردها مطابقت دارند می تواند دشوار باشد اما حفظ یکپارچگی و پایداری فرآیند می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.
حاکمیت فرآیند به این معناست که چگونه یک شرکت می تواند مدیریت، وظایف و خدمات خود را ادغام و استاندارد کند تا اطمینان حاصل شود که هر پروژه به درستی و مطابق با آنچه مورد انتظار مدیران و مشتریان است اجرا می گردد. حاکمیت فرآیندها با اجرای روش های اجرایی، فرآیندها و قوانین استاندارد شده در کل کسب و کار امکان پذیر می گردد.
فارغ از این که ابتکارات مدیریت فرآیند شما در حال حاضر در چه وضعیتی هستند یا کسب و کار شما در حال حاضر در چه بازاری خدمات ارائه می دهد، ۱۰ مرحله زیر از سوی شرکت های موفق به شما کمک خواهد کرد تا عملکرد فرآیندهای خود را برای موفقیت بیشتر در آینده بهبود بخشید.
- ایجاد یک دفتر مخصوص فرآیندها – داشتن یک دفتر برای فرآیندها که تلاش های مربوط به مدیریت فرآیندها و به روز رسانی آنها را هماهنگ می کند، به سازمان ها کمک خواهد کرد تا احساس حمایت بهتری داشته باشند. همچنین این اطمینان را به وجود خواهد آورد که این به روز رسانی ها به طور کامل منتشر شده و اعضای تیم به مقررات پایبند هستند.
- فرآیندهای آزمایشی قبل از ابلاغیه – فرآیندهای الزامی در سراسر شرکت می توانند از نظر تئوری انتخاب مناسبی به نظر برسند اما این قوانین و شیوه های جدید باید قبل از اجبار توسط اعضای مختلف تیم و در تمام بخش های تحت تأثیر آزمایش شوند. این دوره آزمایشی می‌تواند هرگونه عارضه‌ای را که ممکن است ایجاد شود یا مواقعی را که اعضای تیم برای درک و اجرای این قوانین جدید در کار روزانه خود به کمک نیاز دارند، برجسته نماید.
- تعریف نقش ها – ساختار حاکمیت فرآیند باید چندین نقش کلیدی برای نظارت بر اجرا داشته باشد، از جمله هیئت مدیره سرتاسری فرآیند برای نظارت، برترین رهبر اجرایی فرآیند برای اطمینان از همسویی، مالک سرتاسر فرآیند برای تأیید استانداردهای فرآیند، مدیر تغییر برای بر عهده گرفتن مسئولیتها در چارچوب تغییر فرآیند و یک معمار فرآیند برای اطمینان از اینکه معماری فرآیند، استراتژی کسب و کار و معماری داده ها با یکدیگر همسو هستند.
- استفاده کردن از طیف گسترده ای از اعضای تیم – شرکت ها باید هم متخصصان کسب و کار و هم متخصصان فناوری اطلاعات را به نقش های حاکمیتی اختصاص دهند تا این افراد از حوزه های تخصصی خود در رابطه با بسیاری از جنبه های مختلف حکمرانی بر فرآیند استفاده نمایند.
- مدیریت به روزرسانی روش های اجرایی – پس از اجرای اولیه، به روز رسانی روش های اجرایی در نهایت باید در دست چند نفر باشد. تصمیم بگیرید که چه کسی در سازمان شما، باید بتواند هرگونه به روزرسانی و پیشنهادات تیم را پس از بررسی توسط مدیران اجرایی بررسی و در نهایت تأیید نماید (ترجیحاً فردی با تجربه و با آشنایی کافی با حاکمیت).
- موفقیت ها و کاستی ها را مستند کنید – اعضای تیم شما در حین اجرای حکمرانی در کدام قسمت ها موفق می شوند؟ آنها در کجاها کوتاه می آیند، یعنی در کدام قسمت ها فرآیندها را اجرا نمی کنند ؟ مستندسازی و بررسی کامل می تواند به تقویت استراتژی های حکمرانی کمک کند.
- اجرای مدیریت ریسک – یک سیستم نظارت بر ریسک و کنترل های داخلی باید برای پیش بینی هر گونه مسائلی که ممکن است از تغییرات حاکمیتی ناشی شود وجود داشته باشد. پیش‌بینی و واکنش به ریسک می‌تواند به اعضای تیم کمک کند تا قوانین حاکمیتی را بهتر درک و اجرا نموده و با آنها کار کنند.
- فواید ارتباط – حاکمیت فرآیند به گونه ای طراحی شده است که از جدا شدن افراد به صورت تیم های جداگانه و عدم استفاده آنها از روش های اجرایی استاندارد مورد استفاده بقیه اعضای شرکت و ایجاد روشی خاص برای تکمیل پروژه ها جلوگیری می نماید. انتقال مزایای حاکمیت فرآیند و ارائه اطلاعات دقیق در مورد تأثیرات مثبت آن در سراسر شرکت باعث تشویق افراد به پایبندی و تبعیت از آن خواهد شد.
- اجازه بازخورد دادن – روش های اجرایی، فرآیندها و قوانین ایجاد شده توسط حاکمیت باید قبل از اجرا به طور کامل بررسی شوند اما اعضای تیم و بخش های مختلف ممکن است به شیوه های متفاوتی تحت تأثیر قرار گیرند. اجازه ارائه بازخورد در مورد فرآیندهای جدید را بدهید تا ببینید کجا باید تغییرات یا مجوزهایی ایجاد شود تا کل شرکت بتواند از مزایای حاکمیت فرآیند بهره مند شود.
- پیگیری بلوغ فرآیند – حاکمیت فرآیند باید به طور مداوم پس از اجرا تکامل یابد. حاکمیت به طور معمول، ابتدا توسط سازمان ها برای حل مشکلات فوری اجرا می شود اما پس از آن که یک شرکت از فرآیندهای خود آگاه تر شد، متوجه خواهد شد که حاکمیت فرآیند باید رشد و تقویت شود تا بالاترین ارزش را از پروژه هایی با کمترین هزینه و کمترین زمان ممکن استخراج نماید. این امر تنها از طریق اصلاح مستمر حاکمیت فرآیند می تواند محقق شود.
منبع:
https://www.mavenlink.com/blog/article/10-steps-to-successful-process-governance