این روزها، گزارش سالیانۀ انجمن بین المللی تحلیل کسب و کار مربوط به سال 2022 منتشر شده است، تصور اولیه و عامیانۀ در مورد چابک و ذهنیت چابک این است که تنها این مقوله را فقط باید در پروژه ها و سازمان های آی تی محور جست و جو کرد، کنار رفته است. این ذهنیت چند سال پس از انتشار بیانیۀ چابک (Agile Manifesto) به کلی عوض شد و ردپای تفکر چابک را در دیگر صنایع و پروژه می توان به صورت آشکار، مشاهده نمود.
همانطور که در جدول فوق مشاهده می کنید، تفکر و ذهنیت چابک به همان اندازه که در فناوری اطلاعات و مدیریت پروژه کاربرد دارد در حوزه های مدیریت فرآیند نیز خودنمایی می کند.
این گزارش تلویحاً به ما می گوید که در BPM می توان رویکردهای چابک را پیاده سازی کرد و آن سوتفاهم که فقط ذهنیت چابک در شرکت ها و صنایع نرم افزاری قابلیت پیاده سازی داشتند، کنار می رود.
از پیش به خوبی می دانیم که مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) راه و روشی را در پیش می گیرد که برای خودکارسازی و مدیریت همۀ فرآیندهای یک کسب و کار به صورت ساختاریافته و قابل تکرار عمل می نماید. در واقع به کمک مدیریت فرآیندهای کسب و کار می توان مجموعه ای از فعالیت ها، ورودی ها و خروجی های یک کسب و کار را به صورت End to End استخراج کرد تا بتوان از برآیند آنها به یک هدف مطلوب کسب و کار دست پیدا کرد.
حال قرار است با کمک چابک بتوانیم سریع تر و پویاتر به مدیریت فرآیند کسب و کار بپردازیم. در تفکر چابک که در BPM تزریق می شود، قرار نیست شما کل فرآیندهای سازمان را شناسایی و مدل بندی کنید، شما به صورت تکرار پذیر، بخش کوچکی از فرآیندها را شناسایی، مدل بندی، اجرا و پایش می کنید و این کار آنقدر تکرار می شود که کل فرآیندهای سازمان احصا، تحلیل و پیاده سازی شوند.
در واقع وقتی صحبت از BPM چابک می کنیم از یک سو قرار است کلیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار دچار خدشه و تزلزل نگردد و از سمت دیگر می خواهیم ذهنیت چابک وارد معادله شود. در معادلۀ نخست که BPM حضور دارد، ساختارهای خودکار و مدیریت شده برای ارایۀ فرآیندهای تجاری و تکرار پذیر حرکت می نمایند و با به میان آمدن ذهنیت چابک، توانایی عمل فوری و پویایی برای رسیدن به نتایج که مد نظر ذینفعان سازمان است، حاصل می گردد.
بنابراین Agile BPM فرآیندها را از یک جعبه فرآیندهای از پیش تعریف شده و قابل پیش بینی به سمت رسیدگی به موارد دشواری که خارج از قلمرو تکنیک های مدیریت فرآیند سنتی است، سوق می دهد.
باز به گزارش سالیانۀ IIBA برمی گردیم، این گزارش متدولوژی های مطلوب و مشهور چابک را که سازمان ها از آن استفاده می کنند، به صورت یک اینفوگرافیک ارائه می دهد. کماکان مثل سال های قبل، متدولوژی اسکرام حرف اول را در دنیا می زند.
همانطور که نمودار بالا نشان می دهد، اسکرام با حدود 50 درصد، بهترین کارکرد را برای ارایۀ تفکر چابک در سازمان های دنیا بر عهده دارد. دلیل محبوبت اسکرام در دنیا چیست؟ پاسخ ساده است، اسکرام بسیار ساده است و به راحتی می توان در سازمان ها و پروژه های مدیریت فرایند آن را پیاده سازی کرد.
شما می توانید برای استقرار Agile BPM از نظام اسکرام استفاده نمایید. چون دیگر طبق این گزارش، فهمیدیم که چابک را می توان حتی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار به کار گرفت. شما می توانید دفتر مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM Office) را چابک تر نمایید و طبق الگویی که چابک در اختیارمان می گذارد، آن را به سمت یک دفتر مدیریت ارزش (Value Management Office) حرکت دهیم. در این دفتر قرار است روی موارد زیر کار بکنیم:
- قرار است BPM سنتی کنار برود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار را با ذهنیت چابک و متدولوژی اسکرام به پیش ببریم.
- قرار است از تغییرات استقبال کنیم، پس باید سطح رسمیت کار را کاهش دهیم، قرار است ذینفعان فرهنگ تغییر را بپذیرند.
- قرار است یک برنامه کلی داشته باشیم ولی این برنامه ها به چند Sprint تبدیل می شود که هر کدام از این اسپرینت در 4 هفته باید رخ دهند و به محصول منجر شوند.
- باید مرتب در حال یادگیری، آموزش و بهبود مستمر باشیم.
- باید یاد بگیریم که چه چیزی ارزش دارد و چه چیزی فاقد ارزش است. پس باید از انجام فرآیندهایی که برای سازمان ارزش ندارند، پرهیز نماییم.
- باید یاد بگیریم که قرار نیست همه فرآیندها ابتدا شناسایی شوند، بعد همه آنها سپس مدل، همه آنها سپس اجرا و همه آنها پیاده سازی شوند. ما باید قید این واژۀ همه را بزنیم، ما قرار است بخش بندی شده و تکرار پذیر به سمت جلو حرکت کنیم.
- پس قرار است یک قسمت کوچکی از فرآیندها، شناسایی، همان قسمت کوچک مدل، همان قسمت کوچک اجرا و همان قسمت کوچک پیاده سازی شود.
- این قسمت های کوچک در زمان اندکی که طول همان اسپرینت هستند، رخ می دهند و این اسپرینت ها آنقدر تکرار می شوند که شما کل فرآیندهای سازمان را احصا، مدل و پایش کرده اید.
- چون مدت زمان هر اسپرینت کم است، شما فیدبک از سمت ذینفع دریافت می کنید و به راحتی می توانید تغییرات را مدیریت کنید، هزینه تغییرات پایین است چون کار نسبتاً کوچکی دارید در آن اسپرینت انجام می دهید.
پس آنچه از این یادداشت به دست آوردیم این است که قرار نیست، چابک را فقط در حوزۀ آی تی مشاهده کنیم ما می توانیم چابک را طبق آماری که IIBA ارائه می کند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) مشاهده و پیاده سازی نماییم.
مدرسۀ مدیریت فرآیند قرار است در آینده، به آموزش و مشاوره در زمینۀ Agile BPM بپردازد. قرار است به همۀ کسانی که در دوره های مدیریت فرآیند شرکت می کنند، اهمیت ذهنیت چابک را به آنان خاطر نشان سازد. شما می توانید با دنبال کردن مطالب در این حوزه در صورت علاقه مندی در کورس های آموزشی و سازمانی مرتبط با Agile شرکت نمایید.
از منظر دیگری نیز میتوان به اهمیت چابک در مدیریت فرایندها پرداخت. لطفا به تصویر پایین دقت کنید. مسیر یادگیری مدیریت فرایند هست که موسسه bpminstitute ارائه کرده است.
bpminstitute یک موسسه بسیار معتبر و معروف در زمینه مدیریت فرایندهای کسب و کار است.
bpminstitute توصیه کرده است برای شروع یادگیری مدیریت فرایند، با چابک استارت این مسیر را بزنید.
چابک را از اینجا فرابگیرید……..
