احتمالا شما هم در کسب و کار خود زمان زیادی را بابت انجام کارهای تکراری و زمانبری می کنید که ارزش افزوده‌ی چندانی برای کسب و کارتان ندارد. یا کارمندان زیادی در شرکت دارید که اغلب وقت خود را صرف امور روتین در تعامل با سیستم ها می‌کنند، مثلا وارد کردن داده ها از یک فایل اکسل به سیستم نرم افزاری.
یک کارمند داده‌های مشتریان را وارد نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتریان می کند و ممکن است زمان زیادی صرف کپی و پیست کردن این اطلاعات شود. اگرچه اینکار ساده است اما به دلیل حجم زیاد داده‌ها و تکرار شدن در طول روز، بسیار زمانبر و خسته کننده می‌شود.
از این نوع کارها در اغلب کسب و کارها به مقدار زیادی یافت می‌شود. برای نمونه می توان به استخراج داده‌ها از سندهای مالی، وارد کردن داده‌ها از یک فایل داخل سیستم، تایید داده‌ها (میزان سفارش، فاکتور و ..)، محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت، صدور فاکتور و ارسال برای مشتریان، صدور گواهی نامه آموزشی برای شرکت کنندگان در دوره و… اشاره کرد.
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) در واقع یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می کند که کارهای تکراری، روتین و زمانبر را از طریق این نرم افزارها (یا همان ربات) ها انجام دهید.
در این مطلب که برگرفته از فصل 8 کتاب BPMCBOK است، توضیحات مفیدی در مورد اتوماسیون فرآیند رباتیک یا همان RPA ارائه شده است.
اگر بخواهیم یک تعریف ساده از اتوماسیون فرآیند رباتیک یا همان RPA داشته باشیم می توانیم بگوییم RPA به استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری اشاره دارد که کارهایی را که معمولاً توسط انسان انجام می‌شود تقلید می‌کنند. این ربات‌ها به‌ویژه برای خودکارسازی فرآیندهای روتین (قانون محور) که نیاز به تعامل با چند سیستم فناوری اطلاعات متفاوت دارند، مفید هستند. از نظر فنی، RPA یک کاربرد فناوری است که توسط منطق کسب و کاری و ورودی های ساختاریافته اداره می شود و هدف آن خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار است. اما اگر بخواهیم تعاریف فوق را تکمیل کنیم باید بگوییم یک اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) استفاده از نرم افزاری با هوش مصنوعی (AI) و قابلیت های یادگیری ماشین برای انجام کارهای با حجم بالا و تکرارپذیر است که قبلاً انسان ها آن ها را انجام می‌دادند.
این وظایف می تواند شامل کوئری زدن، وارد کردن داده ها، محاسبات و نگهداری سوابق و تراکنش های مالی و … باشد. بر اساس گزارش موسسه معتبر گارتنر، RPA بخشی از اتوماسیون هوشمند است و تا سال 2024، اتوماسیون و هوش مصنوعی نیازهای کارکنان در مراکز خدمات مشترک تجاری را تا 65 درصد کاهش خواهد داد.
جالب اینجاست که بسیاری از مدیران ارشد شرکت‌های خدمات مالی در پذیرش RPA پیشتاز بودند و راه‌هایی برای استفاده از نرم‌افزار برای تسهیل فرآیندهای کسب و کار بدون افزایش تعداد کارمندان یا هزینه‌ها پیدا کردند.
به گزارش موسسه معتبر Deloitte، یک بانک (بارسلیاس بانک) فرآیند مطالبات خود را با استقرار هشتاد و پنج ربات برای اجرای سیزده فرآیند و رسیدگی به 1.5 میلیون درخواست در سال باز طراحی کرد. این بانک ظرفیتی معادل بیش از 200 کارمند تمام وقت با تقریباً 30 درصد هزینه جذب کارکنان بیشتر اضافه کرد. در حالی که ربات ها می توانند کارهای پرتکرار و زمانبر را انجام دهند که معمولاً کم هزینه هستند، به آسانی پیاده سازی می‌شوند و نیازی به نرم‌افزار سفارشی یا یکپارچه‌سازی سیستم‌های زیر ساخت سازمان ندارند. شرکت‌ها همچنین می‌توانند با تلفیق RPA با فناوری‌های شناختی مانند یادگیری ماشین (ML)، تشخیص گفتار، هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی، تلاش‌های اتوماسیون خود را افزایش دهند و کارهایی را که در گذشته به توانایی‌های ادراکی و قضاوتی انسان‌ها نیاز داشتند، خودکار کنند.
RPA می تواند به حل مشکلاتی که در محیط های کسب و کار معمولی رخ می دهد کمک کند. یک شرکت معمولا با چالش‌های زیر مواجه است:
(1) محیط کسب و کار همیشه در حال تغییر. یک شرکت باید به طور مداوم محصول، فروش، بازاریابی و غیره خود را تکامل دهد تا فرآیندها رشد کنند و کارامد بمانند.
(2) سیستم های متعدد و متفاوت. یک شرکت برای اجرای عملیات خود از سیستم های فناوری اطلاعات متعدد استفاده می کند. هنگامی که فرآیندهای کسب و کار تغییر می کند، این سیستم های فناوری اطلاعات به دلیل مسائل مربوط به بودجه، زمان بندی و پیچیدگی پیاده سازی اغلب تغییر نمی کنند.
(3) منابع انسانی. برای غلبه بر چالش‌های فنی و سازمانی، نیروی انسانی استخدام می شود تا شکاف بین سیستم ها و فرآیندها را پر کند. به عنوان مثال، یک سازمان تغییراتی را در فرآیند فروش خود ایجاد می کند. برای تأیید رزرو یک فروش در حال حاضر نیاز به اضافه شدن یک تسک و انجام آن توسط یک نیروی انسانی دارد. بنابراین آنها افراد بیشتری را برای بررسی جزئیات فاکتور، پرداخت و پردازش سفارش فروش استخدام می کنند. این ناکارآمدی فرآیند در شکل زیر نشان داده شده است.
با هر تغییری در فرآیند کسب و کار، یک سازمان باید کارکنان جدید استخدام کند یا کارکنان موجود را آموزش دهد تا سیستم های فناوری اطلاعات و فرآیندهای کسب و کار را یکپارچه کند. هر دو راه حل زمان و پول را مصرف می کنند. با اتوماسیون فرآیند روباتیک، سازمان می تواند کارمندان مجازی (ربات ها) را مستقر کند که از منابع انسانی تقلید کنند. در صورت تغییر در فرآیند، تغییر در چند خط کد نرم افزار همیشه سریعتر و ارزانتر از آموزش مجدد صدها کارمند است.
شکل زیر نشان می دهد که چگونه RPA (با کدگذاری انسان) چابکی را در تغییر فرآیند کسب و کار بدون تغییر سیستم های IT موجود امکان پذیر می کند.
اتوماسیون فرآیند رباتیک به دلایل زیر می تواند بسیار برای سازمان‌ها مفید واقع شود:
- یک انسان می تواند به طور متوسط هشت ساعت در روز کار کند، در حالی که ربات ها می توانند بیست و چهار ساعت کار کنند.
- میانگین بهره وری انسانی 60 درصد همراه با مقدار قابل توجهی خطا است. بهره وری ربات 100٪ بدون خطا است
- ربات ها چند کار را در مقایسه با انسان ها به صورت همزمان انجام می‌دهند.
از سرمایه گذاری های خود محافظت کنید و حداکثر استفاده را ببرید
- به‌روز رسانی های مهم سیستم و رعایت مقررات جدید را کمک می کند.
- به سیستم‌های قدیمی اجازه می‌دهد به صورت دیجیتالی کار کنند، بنابراین مشتریان می‌توانند کارها را خودشان مدیریت کنند.
- استفاده و سازگاری با سیستم های جدید را آسان تر می کند.
- بدون توجه به اینکه از چه محصولات یا پلتفرم هایی استفاده می کنید، با تنظیمات IT فعلی شما به خوبی کار می کند.
صرف زمان برای دانش کارکنان
- به شما اجازه می دهد بر کیفیت کارها متمرکز شوید (از طریق حذف کارهای پیش پا افتاده و تکراری)
- مزایایی را بدون تغییرات فرآیندی پرهزینه به ارمغان می آورد و به شما زمان می‌دهد تا به بازنگری استراتژی و رشد فکر کنید.
- گزارش ها و بینش دقیق تر و سریع تری ارائه می دهد.
- نوآوری محصول و تعامل با مشتری را بدون انتظار برای پشتیبانی IT سرعت می بخشد.
بهینه سازی نتایج
- عملیات بی عیب و نقص و مدیریت بهتر مسائل را با سابقه واضح تضمین می کند
- نیروی کار مجازی را برای رسیدگی به اوقات پرمشغله بدون هزینه اضافی، به صورت 24 ساعته و در هفت روز هفته، گسترش می دهد.
- کارهای تکراری با فرکانس بالا را 50% تا 70% کاهش می دهد.
- هزینه ها را کاهش می دهد
