اگر در ایزو تغییراتی اعمال کنیم، می تواند محملی برای تحقق مدیریت فرایند در سازمان ها شود. به عبارت دیگر اگر ایزو دارید نسبت به آنهایی که ندارند ساده تر و کم هزینه تر میتوانید مدیریت فرایند را در مجموعه خود مستقر کنید.
در این مطلب می خواهم به برخی از همپوشانی های ایزو و مدیریت فرایند پرداخته و در ادامه تفاوت های این دو مقوله را اشاره کنم و به این مهم برسم که با اعمال برخی تغییرات در استقرار ایزو (که استاندارد هیچ مخالفتی با آنها ندارد) می توان مدیریت فرایند را نیز مستقر کرده و به مزایای فوق العاده آن دست یافت.
البته گفتنی است منظور ما از ایزو در این مطلب، ایزو 9001 است که یکی از پرکاربردترین انواع ایزوها به شمار می رود.
همپوشانی اول: مدلسازی فرایندها
یکی از اولین شباهت ها یه به بعبارت بهتر همپوشانی های ایزو و مدیریت فرایند کسب و کار مدلسازی فرایندها است بطوریکه هم در ایزو و هم در مدیریت فرایند فرایندهای سازمان را مدلسازی می کنیم. البته مدلسازی فرایندها در ایزو با مدلسازی فرایندها در مدیریت فرایندهای کسب و کار تفاوت هایی دارد که در ادامه به ذکر این تفاوت ها خواهیم پرداخت ولی مشخص است که در هر دو حوزه اقدام به مدلسازی فرایندهای کسب و کار خواهیم کرد.
این نکته مهم را در نظر بگیرید که براحتی میتوان از مستندات مربوط به مدلسازی فرایندها که در ایزو انجام شده است در مدیریت فرایند بهره برد و فاز مدلسازی مدیریت فرایند را کوتاه تر کرد. به عبارت دیگر فرایندها را طوری مدلسازی کرد که هم نیازمندی های مربوط به ایزو را پاس کنند و هم پاسخگوی نیاز مربوط به مدلسازی فرایندها در پروژه های مدیریت فرایند کسب و کار شوند.
همپوشانی دوم: PDCA و چرخه مدیریت فرایند
در ایزو به منظور مدلسازی، بهبود و استقرار فرایندها از چرخه ای موسوم به PDCA استفاده می کنیم. PDCA از ابتدای کلمات Plan ، Do، Check و Act گرفته شده که به معنی برنامه ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن است. در حقیقت این چرخه، یک چرخه کاری چهار مرحله ای است که برای انجام تغییرات و بهبود فرایند ها در کسب و کار می باشد.
در استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار از چرخه ای موسوم به چرخه مدیریت فرایند برای استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها استفاده می شود که همپوشانی های زیادی با PDCA دارد. به عنوان نمونه به چرخه BPM که برگرفته از کتاب Fundamentals of Business Process Management است.
در چرخه PDCA مرحله Plan تقریبا متناظر است با دو مرحله اول یعنی شناسایی و کشف فرایندها. مرحله Do متناظر مرحله پیاده سازی است و مرحله Check برابر است با نظارت و پایش در چرخه مدیریت فرایند و Act یا اقدام اصلاح تقریبا متناظر است با مرحله تحلیل و طراحی فرایندها.
در عین حال که پروژه های استقرار ایزو و مدیریت فرایند شباهت هایی با هم دارند، تفاوت هایی نیز بین این دو مقوله وجود دارد که در ادامه برخی از آنها مورد اشاره قرار خواهند گرفت و مشخص خواهد شد که با اعمال برخی تغییرات در استقرار ایزو (که استاندارد هیچ مخالفتی با آنها ندارد) می توان الزامات مدیریت فرایند را نیز پاس نموده و آن را در سازمان مستقر کرد.
تفاوت اول: مدلسازی فرایندها
جنس و سطح مدلسازی که در ایزو انجام می شود با مدلسازی که در مدیریت فرایند انجام میشود با یکدیگر تفاوت هایی دارد. معمولاً در استقرار ایزو از استانداردهایی مثل سایپوک و فلوچارت برای مدلسازی فرایندها استفاده می شود. SIPOC دید کلی از یک فرآیند ارائه می‌دهد که شامل تامین کنندگان، ورودی‌ها، فرآیند، خروجی‌ها و مشتریان است. هر فرآیند از طریق تامین‌کننده شروع میشود که ورودی ها را به فرآیند ارائه می‌دهند و نتیجه‌‌ی فرایند ارائه خروجی به مشتریان است. همچنین از فلوچارت نیز برای مدلسازی فرایندها در ایزو استفاده می شود. گفتنی است فلوچارت یک مدل مفهومی برای ما ایجاد خواهد کرد که فاقد جزئیات لازم برای مدلسازی فرایندها است.
درحالیکه در مدلسازی صورت گرفته در پروژه های BPM از استاندارد BPMN برای این منظور استفاده میشود. البته استفاده از استاندارد BPMN نیز در سطوح مختلفی صورت میگیرد ولی سعی میشود فرایندها تا حد امکان در پایین ترین سطح ممکن مدلسازی شوند. حتما اگر کمی در مورد BPMN اطلاعات داشته باشید، میدانید که کاملترین زبان مدلسازی فرایند در دنیا است و نه فقط از SIPOC بلکه از سایر استاندارهای مدلسازی فرایند نیز کاملتر و بهتر است. استاندارد BPMN که توسط کنسرسیوم OMG تهیه و منتشر شده است دارای نمادهای مختلفی است که از طریق آنها می توان فرایندها را با کیفیت بالایی مدلسازی کرد.
پس دو توصیه می توان در این مورد داشت:
اگر در مراحل ابتدایی استقرار ایزو 9001 در سازمان خود هستید به شما پیشنهاد می کنم همین ابتدا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN2 بجای سایپوک و فلوچارت مدل کنید که استاندارد کاملتری برای مدلسازی فرایندها و فرایندنویسی است.
و اگر ایزو در سازمان شما مستقر شده است، از مستندات و نمودارهایی مثل SIPOC و فلوچارت استفاده کرده و آنها را به BPMN تبدیل کنید. وجود مستندات قبلی کار مدلسازی شما را تسهیل داده و سرعت می بخشد.
این مطلب را هم بخوانیم: مگا مقاله ارتباط ایزو و مدیریت فرایند
تفاوت دوم: ابزار مدلسازی فرایندها
معمولاً در پروژه های ایزو از ابزارهای ساده ای مثل Visio به منظور مدلسازی فرایندها استفاده میشود ولی در پروژه های BPM توصیه بکارگیری Case tools هایی نظیر ویژوال پارادایم است. گفتنی است که Visio جزء Case tool ها به شمار نمی رود، پس اگر حتی فعلاً فقط بر روی ایزو تمرکز دارید ویژوال پارادایم را جایگزین Visio کنید. قطعا هیچ چیزی را از دست نخواهید داد.
تفاوت سوم: اجرا و پیاده سازی فرایندها
یکی از نقطه ضعف های ایزو در این مرحله یعنی اجرا و پیاده سازی فرایندها است که منجر به شکست ایزو یا عدم اثربخشی آن شده است.
معمولا در ایزو برای اجرای فرایندها از تدوین روش های اجرایی و دستورالعمل استفاده می شود که هیچ ضمانتی برای اجرای فرایندها در این روش وجود ندارد. در مدیریت فرایند از روش های خیلی بهتری استفاده می کنیم و فرایندها را مکانیزه می کنیم. در واقع مکانیزاسیون اجرای فرایندها را گارانتی میکند و افراد را مجبور میکند از کانالی که در سیستم برای انجام کارها تعریف کرده ایم تبعیت کنند که در واقع همان فرایندها هستند.
برای روش های اجرا ما چند طریق می توانیم عمل کنیم:
- می توانیم کاملا سنتی باشیم یعنی صرفا کاغذ محور
- می توانیم به صورت نیمه سنتی عمل کنیم هم نرم افزار داشته باشیم در برخی از فرایندها و هم استفاده از کاغذ.
- یا نه کاملا مکانیزه باشیم.
BPMS مشکلات مربوط به اجرایی نشدن فرایندها در ایزو را حل می کند و ضمانتی برای اجرا به وجود می آورند. در مورد مستندات کاغذی هیچ تضمینی نیست که فرایندها اجرا شوند. بنابراین اگر ما از این همپوشانی استفاده کنیم و از BPMS در پروژه های ایزو استفاده کنیم به ما کمک قابل توجهی خواهد کرد.
BPMSها چند نکته اساسی دارند:
- اول اینکه فرایندها را به نرم افزار تبدیل می کنند بدون اینکه کدنویسی بخواهد. وقتی می گوییم بدون اینکه کدنویسی بخواهد یعنی اینکه اغلب فرایندهایی که به نرم افزار تبدیل می کنیم میزان کدنویسی خیلی کمتر از روش های سنتی که فقط با کد نوشته می شود، نیاز دارد.
- دوم اینکه وقتی از این BPMS استفاده میکنیم، اگر در سازمان نرم افزاری داشته باشیم نیاز به حذف آن نرم افزار نخواهد بود یکی از ویژگی های BPMS این است که با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان یکپارچه می شود یعنی جاهایی که نرم افزار نداریم با استفاده از BPMS نرم افزارمان را تولید می کنیم و آنجایی که نرم افزار داریم BPMS به آن وصل می شود و با آن ارتباط می گیرد و تبادل اطلاعات می کند. بنابراین یکپارچگی را حفظ می کند.
- نکته سوم، لاگ شدن است. هر اتفاقی که در فرایندمان می افتد در BPMS می آید لاگ می شود.
- نکته چهارم توسعه تدریجی BPMSها است. برخلاف آن روش های سنتی تولید نرم افزار. ما در روش های سنتی تولید نرم افزار اگر بخواهیم تغییری در نرم افزار ایجاد کنیم به شدت با مشکل مواجه می شویم در چندین هزار خط کد باید بگردیم تا بتوانیم ببینیم که محل تغییر کجاست. بعد اگر نرم افزار را تغییر دادیم چه تاثیری در بقیه جاها گذاشته است؟! و باید شروع کنیم به باگ گیری کردن. اما در BPMS چون براساس مدل های فرایندی کار را پیش میبریم، با اعمال تغییر در آن مدل های فرایندی به صورت خودکار تغییرات در خروجی نرم افزارمان لحاظ میشود.
- آخرین نکته در خصوص انتخاب ابزار نموداری است که بالاتر مشاهده کردید. اگر از روش های سنتی استفاده کنیم میزان کاهش هزینه ما تا سطح A خواهد بود ولی اگر نیمه سنتی برویم میزان کاهش هزینه بیشتر خواهد شد و تا سطح B تنزل خواهد یافت ولی اگر از روش های کاملاً مکانیزه استفاده کنیم یعنی سراغ BPMS برویم، منجر می شود که کاهش هزینه های به مراتب چشم گیر تری داشته باشیم.
پس میزان کاهش هزینه های کسب و کار در حالت مکانیزه در روش های اجرایی مان خیلی بیشتر خواهد بود نسبت به حالت های سنتی که مبتنی بر کاغذ است.
نتیجه گیری
به دلیل همپوشانی مدیریت فرایند و ایزو، اگر تجربه کار در حوزه ایزو و موارد مشابه را دارید، به راحتی میتوانید به بازار کار مدیریت فرایند ورود نمایید.
فقط کافی است ارتباط این دو مقوله نسبت به یکدیگر را بدانید و برخی مهارت ها را کسب کنید.
اگر ایزو را در سازمان خود مستقر کرده یا در شرف اینکار هستید می توانید با اعمال تغییراتی در آن و استفاده از مستندات تولید شده در ایزو، به سمت مدیریت فرایند نیز حرکت کنید.