فرآیندها رگ حیاتی هر سازمانی هستند، اما اثربخشی آنها اغلب بررسی نشده باقی می ماند. درک میزان بازدهی فرآیند برای موفقیت کلی کسب و کار امری ضروری است. در این مطلب به نحوی عمیقتر به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت.

اهمیت ارزیابی عملکرد فرآیند

عملکرد فرآیند به میزان کارایی اشاره دارد که یک فرآیند کسب و کار بر آن اساس عملکرد مورد نظر خود را انجام می دهد. این ویژگی، جنبه‎ای جدایی ناپذیر از کارایی عملیاتی است که با سودآوری و رشد یک شرکت به طور ناگسستنی مرتبط است. ارزیابی عملکرد فرآیند، مسیر بهبود مستمر را روشن نموده و زمینه‌های ناکارآمدی یا ضعف های عملکردی را به نمایش می‌گذارد. همچنین به تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمانی کمک کرده، تصمیم‌گیری های بهتر را تقویت نموده و محرک رشد می شود.

معیارهای کلیدی برای ارزیابی عملکرد فرآیند

در تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، عملکرد فرآیند اغلب در چارچوبی از معیارهای فرآیند یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) اندازه‌گیری می‌شود.

برخی از معیارهای کلیدی عملکرد عبارتند از:

• کارایی: نسبت خروجی به ورودی در یک فرآیند کارایی نامیده می شود.کارایی بالا به معنای استفاده بهینه از منابع است.
• اثربخشی: اثربخشی نشان می‌دهد که آیا فرآیند در حال تولید نتایج مورد نظر است و آیا اهداف از پیش تعریف شده را برآورده می‌کند.
• سایکل تایم: به کل زمان مصرف شده از ابتدا تا انتهای یک فرآیند اشاره دارد.سایکل تایم کوتاه‌تر نشان‌دهنده فرآیند بهینه‌سازی شده است.
• بازده فرآیند: از حاصل تقسیم تعداد خروجی های صحیح بر تعداد کل خروجی ها به دست می آید.بازده بالاتر نشان دهنده فرآیند موفق تر است.

تکنیک های ارزیابی عملکرد فرآیند

برای اندازه گیری این معیارها، تکنیک های زیر به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرند.

نقشه برداری فرآیند: نقشه برداری فرآیند شامل ایجاد یک نمایش بصری از فرآیند است که نمایی کلی از کل جریان فرآیند ارائه می دهد.

کنترل فرآیند آماری (SPC) :SPC  از روش های آماری برای نظارت و کنترل یک فرآیند استفاده می کند و تصمیم گیری مبتنی بر داده را تسهیل می نماید.

متدولوژی شش سیگما: هدف روش شش سیگما کاهش تغییرپذیری فرآیند و بهبود کیفیت است که معمولا منجر به افزایش رضایت مشتری و کاهش هزینه ها می شود.

بنچ مارک: بنج مارکینگ شامل مقایسه عملکرد یک فرایند با بهترین شیوه های موجود در صنعت یا مقایسه با رقبا برای شناسایی زمینه های بهبود است.

فرآیند کاوی و وظیفه کاوی: عملکرد فرآیند به طور فزاینده ای از طریق ابزارهای خودکار تجزیه و تحلیل فرآیند، همچون نرم افزار فرآیند کاوی و ابزارهای وظیفه کاوی اندازه گیری می شود.

اجرای ارزیابی عملکرد فرآیند

حال اجازه دهید به طور خلاصه مراحل اجرای ارزیابی عملکرد فرآیند در یک سازمان را بیان کنیم که به شرح زیر خواهد بود.

• اهداف را تعریف کنید: کار را با ایجاد اهداف واضح و قابل اندازه گیری و هماهنگ با استراتژی سازمان خود شروع نمایید.
• فرآیندهای کلیدی را شناسایی کنید: فرآیندهایی را که به طور قابل توجهی بر دستیابی به این اهداف تأثیر می گذارند، تعیین نمایید.
• تعیین معیارها: معیارهای مناسبی را انتخاب کنید که بتوانند عملکرد فرآیند را به طور موثر ارزیابی نمایند.
• جمع آوری داده ها: از منسجم و دقیق بودن روش های جمع آوری داده ها و همچنین به موقع بودن داده ها اطمینان حاصل کنید.
• تجزیه و تحلیل و اقدام: از داده های جمع آوری شده برای شناسایی روندها، تصمیم گیری آگاهانه و اجرای بهبود فرآیند استفاده نمایید.

بدین ترتیب می‎توان نتیجه گرفت که درک چگونگی ارزیابی عملکرد فرآیند برای کارایی عملیاتی و موفقیت یک سازمان بسیار مهم است. این امر یک فرآیند مداوم بوده و مستلزم نظارت و بازنگری مداوم بر معیارها، اجرای بهبودها و اتخاذ فرهنگ یادگیری مستمر است.

یک کارت امتیازی متوازن برای عملکرد فرآیند در نظر داشته باشید

کارت امتیازی متوازن یک سیستم برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک است که امروزه به نحو گسترده‎ای در تجارت و صنعت در سراسر جهان مورد استفاده قرار می‎گیرد. سیستم کارت امتیازی، مأموریت و چشم انداز سازمان را به اقدامات عملیاتی واقعی تبدیل می‎کند که شامل چهار دیدگاه اصلی خواهد بود: مالی، مشتری، فرآیند داخلی، و یادگیری و رشد.

حال، چگونه کارت امتیازی متوازن با اندازه‌گیری عملکرد فرآیند مرتبط است؟ در ادامه دلیل اهمیت و ارتباط آن را بیان می کنیم:

• دیدگاه کل نگر: کارت امتیازی متوازن با در نظر گرفتن چهار دیدگاه انتقادی، دیدی جامع از کسب و کار ارائه می دهد. این رویکرد کل نگر تضمین می کند که عملکرد فرآیند فقط بر اساس کارایی یا خروجی قضاوت نمی شود، بلکه رضایت مشتری، نتایج مالی و ابتکارات یادگیری و رشد را نیز در نظر می گیرد.

• همسویی استراتژیک: کارت امتیازی متوازن از طریق پیوند دادن معیارهای عملکرد فرآیند به اهداف استراتژیک، تضمین می‌کند که هر فرآیند با اهداف گسترده‌تر سازمان همسو است. این امر به اولویت بندی فرآیندهایی کمک می کند که بیشترین کمک را به اهداف استراتژیک سازمان دارند.

• درک علت و معلول: کارت امتیازی متوازن رابطه علت و معلولی را بین معیارهای مختلف عملکرد ترسیم می کند. این امر کمک می کند تا مشخص شود که کدام فرآیندها بیشترین تأثیر را بر عملکرد سازمان داشته و در نتیجه به بیشترین توجه نیاز دارند.

• تمرکز بر بهبود مستمر: کارت امتیازی متوازن سازمان ها را قادر می سازد تا پیشرفت ها را در طول زمان نظارت کرده و در صورت لزوم استراتژی ها را تنظیم نموده و فرهنگ بهبود مستمر را تقویت نمایند.

• ایجاد تعادل بین اهداف کوتاه مدت و بلندمدت: کارت امتیازی با ارائه دیدگاهی متوازن از عملکرد، به تعادل اهداف کوتاه مدت عملیاتی با اهداف استراتژیک بلند مدت کمک می‎نماید. به این ترتیب کسب و کارها را یاری می‎رساند تا در صورت لزوم مبادلاتی را که ممکن است نیاز داشته باشند درک نمایند و پایداری را تضمین می نماید.

به خاطر داشته باشید، عملکرد پایه ای است که کسب و کارها بر اساس آن ساخته می شوند. بنابراین، برای رشد و موفقیت پایدار سازمان، تبدیل کردن ارزیابی عملکرد فرآیند به بخشی از DNA سازمانی شما ضروری است.