کنترل و پایش فرایندها به مجموعه اقداماتی گفته می‌شود که برای نظارت بر عملکرد فرایندها انجام می‌گیرد. این اقدامات شامل جمع آوری دادهها، تجزیه و تحلیل نتایج و ارزیابی عملکرد فرایندها در مقایسه با استانداردها و اهداف از قبل تعیین شده است.
بدون شک یکی از مهم ترین فازهای چرخه عمر مدیریت فرایند، پایش و کنترل فرایند می باشد. پایش و کنترل فرایند معمولاً در گام های پایانی و جهت سنجش عملکرد فرایند بکار گرفته می شود تا ارزیابی نماییم که اقدامات صورت گرفته در زمینه مدیریت فرایند چه مقدار توفیق حاصل نموده است.
از آنجایی که مقوله پایش و کنترل از مهم ترین ارکان علم مدیریت می باشد، پیتر دراکر به عنوان یکی از سرشناسترین دانشمندان علم مدیریت در مورد آن می گوید:
همچنین بر اساس تحقیق موسسه کیفیت و بهره وری آمریکا (APQC)، مدیریت فرایند بر 7 اصل استوار است. یکی از این 7 اصل، پایش عملکرد فرایند یا Process Performance است که به عقیده برخی از افراد صاحب نظر، این اصل می تواند به عنوان مهم ترین اصل در مدیریت فرایند بحساب آید؛ زیرا در این مرحله نتیجه تمام اقدامات انجام شده در فازهای قبل مشخص شده و نقشه راه برای ادامه مسیر تعیین خواهد شد.
در فاز پایش، عملکرد فرایند به روش های مختلف مورد سنجش و ارزیابی قرار می گیرد و در صورتی که اختلاف معناداری بین عملکرد واقعی با مقدار مطلوب مشاهده شود بایستی یک سری اقدامات اصلاحی تعریف شده تا عملکرد فرایند بهبود یابد. همچنین با استفاده از ابزارهای مختلف مانند نرم‌افزارهای مدیریت فرایند، سازمانها می‌توانند به‌طور پیوسته فرایندها را زیر نظر داشته باشند و در لحظه از انحرافات فرایندی مطلع گردند.
بنابراین بدون پایش و کنترل فرایند، نه تنها امکان مدیریت فرایند وجود ندارد بلکه امکان سنجش عملکرد نیز وجود نخواهد داشت و سازمان نمی تواند سرمایه گذاری لازم بر روی هزینه و زمان جهت بهبود فرایند انجام دهد.
به همین دلیل می توان نتیجه گرفت یکی از مهم ترین مهارت هایی که یک متخصص مدیریت فرایند بایستی کسب کند، توانایی سنجش و ارزیابی عملکرد فرایند به وسیله ابزارهای گوناگون می باشد.
برخی از مهم ترین ضرورت های پایش و کنترل فرایند عبارتند از:
تحقق اهداف استراتژیک
- دستیابی به اهداف کسب‌وکار: از آنجایی که فرایندها ابزار اصلی تحقق استراتژی های سازمان ها هستند، لذا پایش و سنجش مداوم فرآیندها به اطمینان از تحقق اهداف استراتژیک کسب‌وکار کمک می‌کند.
- بررسی انطباق با اهداف کلان: پایش عملکرد فرایندها به سازمان ها کمک می‌کند که از انطباق فرآیندها با اهداف استراتژیک اطمینان حاصل کنند.
بهبود بهره‌وری
- کاهش زمان‌های توقف: پایش مستمر فرایندها و تجزیه‌وتحلیل مشکلات آنها باعث می‌شود تا گلوگاهها، تأخیرها، ناکارآمدیها و زمان‌های توقف کاهش یابد و در نتیجه زمان چرخه فرایند کوتاه شود.
- بهینه‌سازی استفاده از منابع: با پایش مداوم فرایندها، منابع به‌طور بهینه‌تری استفاده می‌شوند.
کاهش هزینه‌ها
- کاهش ضایعات: با پایش دقیق فرآیند، ضایعات منابع و محصول به حداقل می‌رسد.
- کاهش هزینه‌های تغییر: شناسایی مشکلات قبل از تبدیل شدن به چالش های بزرگ، باعث کاهش هزینه رسیدگی به آنها می شود.
انعطاف‌پذیری بیشتر در مواجهه با تغییرات
- واکنش سریع به تغییرات محیطی: پایش فرآیندها به سازمانها این امکان را می‌دهد که به‌سرعت با تغییرات سازگار شوند.
- بهینه‌سازی مستمر: با تجزیه‌وتحلیل مداوم دادهها، فرآیندها می‌توانند به‌طور مستمر بهینه‌سازی شوند.
رضایت مشتریان
- کاهش زمان چرخه: پایش فرآیندها باعث کاهش زمان چرخه و تحویل می‌شود. کاهش زمان‌های تأخیر در تحویل محصولات به مشتری، بهبود تجربه خرید و رضایت مشتری را به همراه دارد.
- قیمت رقابتی‌تر: کاهش هزینه‌ها از طریق بهینه‌سازی فرآیندها می‌تواند منجر به قیمت‌های رقابتی‌تری شود که برای مشتریان جذاب است و رضایت آنها را جلب می‌کند.
تضمین انطباق با استانداردها و مقررات
- رعایت الزامات قانونی و استانداردها: پایش فرآیند به شرکت‌ها این اطمینان را می‌دهد که فرآیندها مطابق با قوانین و استانداردها هستند.
- جلوگیری از جریمه‌ها: پایش دقیق فرآیندها از مشکلات قانونی و جریمه‌ها جلوگیری می‌کند.
اگرچه روشها و ابزارهای گوناگونی برایپایش و کنترل فرایند وجود دارد، اما یکی از بهترین این ابزارها استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای سنجش و ارزیابی عملکرد فرایند است.
شاخص KPI برای تمامی صنایع و کسب و کارها می‌تواند استفاده شود. این شاخص ها باید در بازه های زمانی مشخص ارزیابی شوند و با معیارهای گذشته مقایسه گردند تا مشخص شود چه مقدار عملکرد فرایند در طول زمان بهتر شده است.
استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد باعث می شود به طور موثرتری بتوانیم به اهداف فرایندی و سازمان دست یابیم.
سرفصل های دوره آموزشی:
- تعریف مفاهیم کلیدی نظیر متریک، سنجه و شاخص
- نگاهی به متریک های محصول، پروژه و فرآیند
- جایگاه پایش و کنترل در چرخه عمر مدیریت فرایند
- چگونگی استخراج متریک در چهار منظر هزینه، زمان، کیفیت و ظرفیت
- انواع متریک های زمان: زمان چرخه (Cycle Time)
- انواع متریک های هزینه: هزینه فرصت و هزینه از دست رفته
- انواع متریک های کیفیت: رضایت مشتری، نرخ خرابی و نرخ تغییرات
- انواع متریک های ظرفیت: درآمد، بازده و ظرفیت تولید فرآیندی
- بررسی و مقایسه مدل های مرجع SCOR و APQC از منظر متریک
- شکست متریک های سازمانی تا سطح فرایندی
- اندازه گیری عملکرد فرایند به کمک شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
- انواع شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
- ویژگی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
- اجزای معمول شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
- شناسنامه KPI چیست و چه اجزایی دارد؟ + بررسی یک نمونه شناسنامه
- اشتباهات رایج در تدوین شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
- شاخص های کلیدی نتیجه (KRI) چیست؟
- تفاوت KPI و KRI در چیست؟
- معرفی چند بانک داده برای بنچمارک شاخص های عملکردی
- پایش آنلاین و آفلاین فرایند چیست و چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟
- رویکرد اندازه گیری عملکرد براساس کارت امتیازی متوان
- نگاهی به شبیه سازی و اهمیت آن در اندازه گیری عملکرد
- صدای فرایند چیست و چه پیامی را منتقل می کند؟
- نقش های کلیدی برای اندازه گیری عملکرد فرایند
زمان برگزاری:
پنجشنبه 11 بهمن 1403 از ساعت 9-13
پنجشنبه 18 بهمن 1403 از ساعت 9-13
جمعاً به مدت 8 ساعت
هزینه سرمایه گذاری:
۱۰ نفر اول: 2.200.000 تومان
۱۰ نفر دوم: 2.500.000 تومان
محل برگزاری:
بصورت حضوری
مخاطبین دوره:
- کلیۀ کارشناسان، متخصصان و مدیران حوزه مدیریت فرایند
- مدیران و کارشناسان دفتر مدیریت فرایندها
- مدیران و کارشناسان واحد سیستم ها و روش ها و واحدهای مشابه
- مدیران و متخصصان ارزیابی عملکرد رد سازمان ها
- متخصصان، کارشناسان و مدیران نظام کیفیت و تعالی در صنایع مختلف
- متخصصان معماری کسب و کار و معماری سازمانی
- تحلیلگران فرآیند، معماران و معماران ارشد فرآیند در سازمان ها
- علاقمندان و تحلیلگران کسب و کار در صنایع مختلف
- افرادی با رشته های مهندسی صنایع، IT، نرم افزار و مدیریت علاقمند به مفاهیم فرایندی
اهداف دوره آموزشی:
- آشنایی با مفاهیم و ادبیات پایش و کنترل فرایند
- درک جایگاه و اهمیت پایش و کنترل در چرخه مدیریت فرایند
- معرفی نقش ها و ذینفعان درگیر برای پایش و کنترل فرایند
- معرفی انواع شاخص های پایش و کنترل فرایند
- نحوه استخراج شاخص های ارزیابی عملکرد از مدل های مرجع
- نحوه شکست شاخص های عملکردی از سطح سازمان به فرایند
- آشنایی با انواع تکنیک ها و ابزارهای سنجش ارزیابی عملکرد فرآیند
پیش نیاز دوره
برای شرکت در این دوره آموزشی، پیش نیاز خاصی وجود ندارد.
مدرک پایان دوره:
به شرکت‌کنندگان این دوره گواهی‌نامه الکترونیکی حضور در دوره به صورت رایگان اهدا خواهد شد. زمان صدور و ارسال این گواهی‌نامه، یک ماه پس از اتمام دوره آموزشی می‌باشد.