آیا راجع به شیوه های پنج چرایی چیزی شنیده اید؟
گزیده ی زیر از یک وبسایت تخصصی فناوری اطلاعات گرفته شده است و توسط مشاور IT و استانداردسازی فرآیند کسب و کار یعنی مارسلو کوریا به رشته ی تحریر در آمده است.
او توضیح می دهد که روش پنج چرایی از چه اجزایی تشکیل شده است و می گوید که استفاده از آن چگونه می تواند اجرای فعالیت ها، ارتباط ها میان بخش های مختلف یک شرکت را افزایش دهد، جلوگیری از خسارت و کار با وضوح بیش تر را بهینه کند، در حالی که از بروز شک و تردید در خلال مراحل فرآیندهایی که اجرا می شوند، جلوگیری می کند.
“روش پنج چرایی اساسا چک لیستی از فعالیت های معین است که باید با بیش ترین وضوح ممکن برای کارمندان یک شرکت توسعه داده شود.
نحوه کار این تکنیک به این ترتیب است که تعیین کنند چه کاری قرار است انجام شود، چه کسی مسئول انجام دادن آن است، چه زمانی و در کدام بخش شرکتو همه ی دلایلی که این فعالیت باید به انجام برسد. در گام دوم، باید توضیحی داشته باشیم که این فعالیت چگونه به انجام خواهد رسید و چقدر هزینه برای شرکت در بر خواهد داشت.
این ابزارها شدیداً برای کسب و کارها مفید هستند به دلیل اینکه هرگونه شک وتردیدی را که ممکن است راجع به فرآیند یا فعالیتی بروز کند، به طور کامل از میان بر می دارند. در یک محیط پویا و رقابتی مانند محیط شرکت های بزرگ، شک و تردیدها می توانند از میان برداشته شوند و فعالیت هایی که توسط کارمندان بخش های مختلف دست کم گرفته می شوند، می توانند درست شوند. خلاصه، یک خطا در ارتباطات یا انتقال اطلاعات می تواند باعث وارد آمدن تخریب فراوانی به شرکت شود، بنابراین ما می بایست نسبت به این مسائل متوجه و مراقب باشیم. در این زمینه، روش پنج چرایی عالی عمل می کند!”
چرا باید از روش پنج چرایی استفاده کنیم؟
شما می توانید از روش پنج چرایی برای سازمان دهی اطلاعات، ارائه ی نتایج یا آماده سازی طرح های فعالیتی استفاده کنید. رایج ترین روش پنج چرایی، همان روش ۵W2H می باشد که شامل هفت کلمه ی زیر می باشد:
* چه چیزی؟
* چرا؟
* چه کسی؟
* کجا؟
* چه زمانی؟ (طبق برنامه ریزی)
* چگونه؟
* چه مقدار؟ (طبق بودجه)
دقت کنید که روش های پنج چرایی، شامل دو طبقه بندی دیگر نیز می باشند، که یکی ۵W1H بوده و کلمه ی “چه مقدار” را شامل نمی شود و دیگری ۵W3H است که عبارت “چگونه باید آن را اندازه گیری کنیم؟” را هم شامل می شود. (مانند اهداف و شاخص ها و KPI ها)
روش ۵W2H
پنج تا چرایی ها
* چه چیزی؟ چه چیزی قرار است انجام شود؟ (پروژه، مراحل، گام ها، فعالیت ها)
* چه کسی؟ چه کسی قرار است آن را انجام دهد؟ (نقش ها/ مسئولیت ها/ مناطق)
* کجا؟ کجا قرار است انجام شود؟ (منطقی/ فیزیکی)
* چه زمانی؟ کی باید انجام شود؟ (زمان و مهلت ها/ آغاز و پایان)
* چرا؟ چرا باید آن را انجام دهیم؟ (توجیه ها/ نیازها)
دوتا چگونگی ها
* چگونه؟ چگونه قرار است آن را انجام دهیم؟ (روش ها/ روندها/ تکنیک های مورد استفاده)
* چه مقدار؟ برای انجام چه مقدار سرمایه نیاز است؟ (هزینه ها/ مخارج)
* منبع: https://www.heflo.com