پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS
در پیاده سازی یک پروژه نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار سه رکن درگیر هستند.
۱- تیم پیمانکار (فروشنده BPMS)
۲- تیم کارفرما (تیم پیاده سازی فرایندها)
۳- اراده ای از طرف کارفرما (مدیریت سازمان)
در هر پروژه ای که سه رکن فوق به صورت کامل حضور دارند پروژه BPMS با موفقیت انجام شده وبه نتایج مطلوب می رسد.
در پروژه های BPMS صبر و شکیبایی بسیار ضروری است. هر جا که از طرف مدیریت پیگیری بوده باشد و مدیریت از کارمندان خود خروجی منطقی ومطلوب خواسته باشد پروژه در کوتاه ترین زمان ممکن انجام شده و نتیجه خوبی نیز داشته است ولی هرجا که مدیریت با پروژه همراه نبوده است و تیم IT تنها وبدون یاور بوده است احتمال شکست به شدت بالابوده است.
در شرکت های خصوصی به این دلیل که تصمیم گیرنده وپرداخت کننده هزینه ها یک شخص است (معمولا مدیر عامل) کارکنان خود را برای عدم حصول نتیجه باز خواست می کند وکارکنان موظف هستند با تیم IT همکاری کنند و نیم IT نیز موظف است به اندازه هزینه پرداخت شده، وعده های داه شده و همراهی های کارکنان و مدیریت خارجی داشته باشد.
اما در شرت های دولتی موضوع کمی متفاوت است و اکثرا علی رغم انگیزه و اشتیاق حوزه IT برای خرید و استفاده از نرم افزار BPMS حتی پس از تائید پرداخت هزینه و خرید BPMS مدیریت به علت مشغله ها و دغدغه ها قادر به پیگیری فرایند پیاده سازی و بهره برداری از پروژه BPMS نیست.
نکته قابل توجه اینکه حضور کارشناسان فنی در دوسوی بازی تنها کافی نیست. آنچه به استقرار و پیادهسازی پروژه های BPMS کمک شایانی نموده و منجر به موفقیت در اینگونه پروژهها میشود، وجود نگاه صحیح در دوطرف بازی است. نگاه صحیح سمت فروشنده به این معنی است که از بدو امر یعنی زمان برگزاری جلسات فروش کارکردها و قابلیتهای سیستم BPMS بخوبی ارائه شده و در این زمینه بزرگنمایی صورت نگیرد تا توقع نابه جا در مشتری ایجاد نشود. همچنین تیم آموزش، پشتیبانی و پیاده سازی فروشنده باید در طول آموزش و استقرار پروژه علاوه بر ارائه آموزشهای BPMS، سعی در اصلاح یا تعمیق نگاه صحیح در بدنه مدیریتی و کارشناسی خریدار BPMS نمایند. در بسیاری از موارد بنده مشاهده کرده ام که به دلیل عدم وجود دید صحیح و توقعات نابه جا از BPMS مسیر پروژه منحرف شده و به تعطیلی یا شکست پروژه انجامیده است.
همچنین اتنقال دانش از فروشنده به خریدار از دیگر مهم ترین ارکان موفقیت پروژه های BPMS است. به دلیل ماهیت سیستم های BPMS قرار نیست تا ابد تیم فروشنده در کنار تیم خریدار باشند و تیم فنی خریدار بایستی در طول زمان آموزش تسلط و مهارت کافی برای کار با این سیستم پیدا کند.
غیر مستقیم و قبلاً اشاره کردم که داشتن نگاه صحیح نسبت بهBPMS از مهمترین پیش نیازهای موفقیت در اینگونه پروژه ها است که این مهم یا از طریق آموزش های مناسب پیش از آغاز پروژه یا از طریق مطالعات مستمر تیم خریدار صورت خواهد گرفت. این نگاه توسط بدنه فنی خریدار بایستی کسب و به بدنه مدیریتی سازمان نیز منتقل شود تا آنها ازBPMS انتظار معجزه نداشته باشند. BPMS زمان ساخت و تولید را کاهش خواهد داد لیکن سایر فازهای تولید از جمله تحلیل و یا استقرار کماکان نیازمند تلاش مستمر خواهد بود.
در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها نگاه نادرستی در مورد پروژه های BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار و حتی نرم افزار BPMS وجود دارد. یکی از این نگاه های غلط این است که توقع داشته باشیم با این ابزار بتوانیم سیستمهای خبره، سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS) و امثال اینها تولید کرد که اصولاً جزء سیستمهای داده محور محسوب میشوند. مثل سیستم های مالی، خزانه داری، انبارداری، فروش و… . کاربرد BPMS اصولاً تولید سیستم های فرایند محور یا به عبارتی کارتابل بیس است.
از اینجا میتوانید پیش نیازهای فرهنگی استقرار BPMS و از اینجا پیش نیاز منابع انسانی استقرار BPMS را مطالعه نمایید.
بحث آموزش قبل از شروع پروژه های BPM و BPMS را جدی بگیرید.
جهت مشاهده سرفصل های دوره آموزش مدیریت فرایندها (BPM) میتوانید اینجا را کلیک کنید و یا کاتالوگ دوره را دانلود نمایید.
دوره های آموزشی سیستم های BPMS
مشاهده سرفصل های آموزشی کارگاه آموزشی Bizagi
مشاهده سرفصل آموزشی انواع سیستم های BPMS
مشاهده فیلم های زیر در حوزه BPMS میتواند برای شما بسیار مفید باشد:
آموزش صفر تا صد نرم افزار Bizagi