مهم ترین ریسک های پروژه های BPM چیست

در خیلی از موارد مشاهده میکنم که پروژه های مختلفی در حوزه های فرایندی ذیل این سرفصل ها تعریف میشود:

–  BPM

–  بهبود فرایندها

–  مهندسی مجدد فرایندها

–  معماری سازمانی

–  انواع استانداردها مثل ایزو

–  و…

اما هیچ خروجی قابل بهره برداری برای سازمان ایجاد نمی شود. این فاجعه است. یعنی گاهی، تا میلیاردها تومان هزینه می شود ولی از نقاشی های تولید شده هیچ جای دیگری نمیشود استفاده کرد. این اتفاق دو علت اصلی دارد.

یا کیفیت خروجی ها قابل توجه نیستند. ریسک اولی که جلوتر توضیح میدهم و راه های به حداقل رساندن آن تا حدود زیادی موضوع کیفیت پایین خروجی ها را می تواند حل کند.

یا خروجی ها اثربخشی لازم را ندارند. یعنی در راستای هدف خاصی اینکار صورت نگرفته و از ابتدا اهداف به غلط تعریف شده یا اصلا هدف واقعی برای اینکار تعریف نشده است و دستورات از بالا جوگیر شدن یا هر چیز دیگری باعث اجرای این پروژه ها در سازمان شده اند. نداشتن هدف در مورد پروژه های BPM جزء بزرگترین ریسک های این پروژه ها است که پیشتر توضیح بیشتری می دهیم.

هر یک از ریسک های مشروحه زیر به تنهایی می تواند یک پروژه بزرگ BPM رو زمین بزند.

برخی از بزرگترین ریسک های پروژه های BPM یا مدیریت فرایندها

در این قسمت در نظر دارم ۶ تا از از بزرگترین ریسک های پروژه های BPM یا مدیریت فرایندها را شرح دهم. این ریسک ها عبارتند از:

• درگیر نکردن افراد سازمان را در پروژه های BPM یا مدیریت فرایندها
• نگاه پروژه ای به فعالیت های BPM
• زخمی کردن همه فرایندها
• عدم ارائه آموزش های مناسب و فرهنگ سازی پیش از اجرا
• تاختن شرکت های پیمانکار
• نداشتن مسیرنما (Roadmap)

ریسک اول

درگیر نکردن افراد سازمان را در پروژه های BPM: دخالت ندادن افراد در مراحل شروع باعث می‌شود که کاربران، به عمد خودشان را با فرایند آماده شده درگیر نکنند و یا به راهکار ارائه شده، نقد های زیادی وارد نمایند. استفاده از کارگاه ها و جلسات برای مشارکت بیشتر افراد اکیدا توصیه می شود.

طی این جلسات حتما حتما فواید پروژه و نتایج مملوس و خروجی های آن برای همه افراد بیان شود. در این جلسات باید انگیزه این پروژه برای تک تک افراد و مدیران واحدهای مختلف ایجاد شود. همینکه مدیریت ارشد سازمان دستور به اینکار داده است کافی نخواهد بود.

بنده همه این موارد و بسیاری مواردی را که بیان نکردم خلاصه میکنم در عبارت روانشناسی BPM. بله. افرادی که قرار است پروژه BPM انجام دهند بایستی حقیقتاً از پس اینکار بر بیایند.

نگاه پروژه ای به فعالیت های BPM: دوستان عزیز، BPM پروژه نیست. خودش یک پروسه است. فرق پروژه و پروسه را مطمئناً میدانید. یعنی به فعالیت های BPM باید به عنوان یک فعالیت مستمر که نیاز به صرف انرژی بطور مداوم دارد درنظر گرفته شده و منابع لازم برای اینکار تخصیص یابد.

ریسک دوم

زخمی کردن همه فرایندها: با توجه به اینکه کار کردن روی همه فرایندها نیاز به بلوغ، صبر و توان و منابع کافی دارد و سازمان های ما همه اینها رو کم دارند، غلط است پروژه هایی تعریف شود که همه فرایندها را طی آن زخمی کرد. یعنی مثلا همه فرایندها رو مدلسازی کرد یا همه فرایندها را بهبود داد و…. باید لیستی از فرایندها تهیه کرد و بر اساس روشی علمی و کاربردی آنها را اولویت بندی نمود. سپس فرایندهای با اولویت بالا را وارد چرخه BPM نمود. شفاف تر توضیح دهم. چرخه BPM شامل این سه مرحله عمده است: 1- مدلسازی 2- پیاده سازی و اجرا 3- بهبود. اکثر پروژه های BPM خروجی اش مربوط به فاز اول یعنی مدلسازی است و وارد فازهای دوم و سوم نمی شوند. برای همین است که بسیاری پروژه های BPM محکوم میشوند به نقاشی کشیدن. برای کاهش این ریسک، بهتر است بجای اینکه ابتدا همه فرایندهای سازمان را مدلسازی کنیم، بر اساس اولویت بندی صحیح تعداد منطقی از فرایندها را مدلسازی نموده و وارد فازهای بعدی یعنی پیاده سازی، اجرا و بهبود شد. یکی از بهترین روش های پیاده سازی و اجرای فرایندها استفاده از ابزار BPMS است.

ریسک سوم

عدم ارائه آموزش های BPM مناسب و فرهنگ سازی پیش از اجرا: این موضوع بسیار جدی است و بایستی نگاه خاصی به آن داشت. غرور بسیاری از مهندسین فعال در حوزه BPM از جمله خود بنده باعث میشود که فکر کنیم در این حوزه مسلط هستیم و کار را میدانیم. بسیاری از ما تکنیک های اینکار رو بلد هستیم و میتوانیم تکنیسین های خوبی باشیم. کسی که کار را بلد است کارشناس است. کارشناس هم تکنیک ها را بلد است و هم تا حدودی مدیریت. بسیاری از کارشناسان ما در این حوزه حداقل تخصص های مدیریتی هستند. یعنی بلد هستند کارشان را بصورت کارا انجام داده و در مورد اثرگذاری اینگونه پروژه ها خیلی تخصص ندارند. باید کار کرد که کارشناسان ما در راستای هرچه اثربخش تر شدن پروژه های BPM تخصص پیدا کنند.

ریسک چهارم

تاختن شرکت های پیمانکار: سوء استفاده از نبود دانش و تجربه عملیاتی در بدنه کارفرما باعث میشود، تیم پیمانکار هر خروجی را به خورد شرکت مجری دهد. در بیش از 95 درصد این پروژه های BPM کشوری شاهد این اتفاق بد بوده ام. نهایتاً پیمانکار بر اساس درخواست های کارفرما چند ویرایش بر روی خروجی ها خواهد زد اما بحث سر این موضوع است که از ابتدا زمین بازی غلط یا ناقص تعریف شده است.

برای جلوگیری از این ریسک یا کاهش تبعات آن بهتر است سازمان ها از افراد یا شرکت های دیگری تحت عنوان ناظر، عامل چهارم و.. که در پروژه های BPM بطور عملیاتی تجربه داشته و اینگونه پروژه ها را کاربردی کرده اند، استفاده نمایند خصوصاً در فازهای اول یعنی تدوین متدولوژی و مسیرنمای پروژه.

ریسک پنجم

نداشتن مسیرنما (Roadmap): از نظر بنده مهم ترین ریسک پروژه های BPM نداشتن مسیرنما یا  Roadmapاست. یعنی نمیدانند واقعاً باید چه اهدافی را داشته بو بر اساس این اهداف چه خروجی هایی استخراج و بر اساس این خروجی ها چه فازهایی طی کنند. معمولاً سازما ها این مسیر را بر عکس طی می کنند.

امید است با درنظر گرفتن موارد فوق با آگاهی و دقت نسبت به اجرای پروژه های BPM اقدام نمایید.

 برای مطالعه بیشتر در مورد مدیریت فرایند اینجا را کلیک نمایید.