معرفی چارچوب اسپارک جهت انجام پروژه مدیریت فرایند چابک

معرفی چارچوب اسپارک جهت انجام پروژه مدیریت فرایند چابک

یکی از مباحثی که در جلسات آموزش مدیریت فرایند ما مطرح میشود انجام اینگونه پروژه های مدیریت فرایند و BPMS بصورت چابک جهت مقابله با ریسک های احتمالی خصوصاً در کشور ما است.

در همین راستا چد فایل خدمت شما ارائه میکنیم که طی آن شرکت معتبر BizAgi نیز نسبت به معرفی چارچوبی به نام اسپارک نموده است.

اسپارک روشی امتحان شده است که ثابت کرده قادر است طی ۷ هفته برای کسب و کار ارزش آفرینی کند.  ادامه خواندن معرفی چارچوب اسپارک جهت انجام پروژه مدیریت فرایند چابک

تحلیل فرایند – شاخص ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان

تحلیل فرایند –  شاخص ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان

سيستم‌هاي مكانيزه با هدف توليد و بازيابي اطلاعات مورد نياز واحدهاي مختلف سازمان تهيه شده و وظيفه ارائه اطلاعات مورد نياز مديران و كارشناسان را در سريع‌ترين زمان ممكن و در قالب و محتواي استفاده آنها به‌عهده دارند. بنابراين سازمان‌هاي امروزي در تلاش براي بهره‌مندي بيشتر از پتانسيل‌هاي توسعه سيستم‌هاي مكانيزه بوده و در اين رهگذر بر فوايد آن از جمله سرعت بخشيدن به تصميم‌گيري‌هاي سازمان، استفاده از منابع اطلاعاتي سازمان، كاهش هزينه‌هاي انجام فرايندهاي كاري سازمان و .. تاكيد دارند. در اين قسمت سطح مكانيزه بودن فرايندهاي سازمان مورد بررسي و تحليل قرار مي‌گيرد.  ادامه خواندن تحلیل فرایند – شاخص ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان

اولویت بندی فرایندها از منظر مایکل همر

اولویت بندی فرایندها از منظر مایکل همر

از نظر مایکل همر فرایندهای سازمان را بر اساس سه گروه شاخص میتوان اولویت بندی کردی که عبارتند از:

  • ميزان اهميت: فرايندهايي كه بيشترين تأثير را بر استراتژی ها و مشتریان سازمان دارند
  • درجه ناكارائي فرايندها: فرايندهايي كه با بيشترين مشكلات روبرو هستند
  • آمادگي: ميزان امكان‌پذيري تغييرات در فرايندها

در این مطلب در نظر داریم به معرفی یک روش به منظور تعیین میزان اهمیت فرایندها بپردازیم.  ادامه خواندن اولویت بندی فرایندها از منظر مایکل همر

معيارهاي مهم عملكرد (تحلیل) فرایندها

معيارهاي مهم عملكرد (تحلیل) فرایندها

معيارهاي مهم عملكردي كه بررسي و تحليل آنها در نظام‌هاي مديريت فرايند مي‌تواند مفيد باشد عبارت از زمان، هزينه كيفيت و انعطاف‌پذيري مي‌باشند.

زمان

به‌ زمان كلي كه اجراي يك فرايند از ابتداي آغاز تا انتهاي تكميل به آن نيازمند است اطلاق مي‌گردد. زمان تدارك يا زمان چرخه شامل زمانهاي خدمات، صف و انتظار مي‌گردد. زمان سرويس زمان تقريبي است كه واقعاً براي انجام فعاليتهاي فرايند وجود ندارد و هيچ اتفاقي در فرايند نمي‌افتد؛ همچنين به زمان انتظاري گفته مي‌شود كه در آن منابع فرايند آزاد هستند اما به دليل فقدان هماهنگي با ساير فرايندها انتظار ايجاد مي‌شود. عموماً در صحبت از بهبود زمان، زمان همچنان به‌عنوان زيرمشخصه‌اي از زمان ميانگين يا حداكثر زمان مطرح مي‌شود اما همچنين به‌عنوان زمان انجام يا تناوب نيز مطرح است.  ادامه خواندن معيارهاي مهم عملكرد (تحلیل) فرایندها

کاربرد کارگاه های ساختاريافته در استخراج فرایندها

کاربرد کارگاه های ساختاريافته در استخراج فرایندها

به منظور استخراج فرایندهای سازمان روش های مختلفی وجود دارد که برخی از آنها به قرار زیر است:

  • مشاهدات مستقيم
  • مصاحبه‌ها
  • تحقيق ميداني/بازخور مستند Survey/Written Feadback
  • کارگاههای ساختاريافته Structured Workshops
  • کنفرانس‌های بر مبناي وب

در مورد اول، دوم، سوم و آخر که معمولاً توسط تیم مدیریت فرایند خود سازمان برگزار میشود نیاز به صرف منابع و زمان نسبتاً طولانی است. همچنین امکان برونسپاری این فاز یعنی استخراج فرایندها به پیمانکاران نیز وجود دارد لیکن تجربیات چنیدن ساله حاکی از کیفیت پایین خروجی های تولید شده توسط پیمانکاران و هزینه بالا است.

یکی از بهترین روش هایی که بسیاری از سازمان های پیشرو در سطح دنیا از آن بهره میبرند، بکارگیری بدنه خود سازمان بصورت آموزشی کارگاهی در استخراج فرایندها است. به اینصورت که پس از انتخاب افراد واجد شرایط، یک دوره آموزشی مختصر و مفید (یک روزه) با محوریت مدیریت و مدلسازی فرایند برای ایشان برگزار شده و طی 2-3 روز آتی بوسیله برگزاری کارگاه و با هدایت و مدیریت کارشناسان واحد مدیریت فرایند، نفرات برگزیده واحدهای مختلف سازمانی خود اقدام به مدلسازی و استخراج فرایندهای واحد خود خواهند نمود.

البته قاعدتا حجم و نوع مطالبی که در این دوره آموزشی ارائه میشود نسبت به دوره مدیریت فرایند کمتر و سبک تر خواهد بود.

البته پس از اتمام کارگاه، خروجی های تهیه شده توسط کارشناسان واحد مدیریت فرایندها مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و یکدست و یکپارچه میگردند.

یکی از مهم ترین نکاتی که عدم رعایت آن منجر به عدم موفقیت در این روش میشود، استفاده نکردن از سازو کارهای مناسب انگیزشی و جبران خدمت است. یعنی باید به گونه ای عمل نمود تا افرادی که تخصص شان چیز دیگری است حاضر به یادگیری مباحث مدیریت فرایند و مشارکت در استخراج فرایندهای واحد سازمانی خود شوند. معمولاً مدیران سازمان ها را برای اینکه حاضر شوند پاداش مناسبی برای این افراد در نظر گیرند اینطور توجیه میتوان کرد که فقط کافی است کمتر از 5 درصد از هزینه های انجام اینکار از طرق دیگر (انجام مصاحبه کارشناسان واحد مدیریت فرایند یا جدب پیمانکار) صرف مسائل انگیزشی شود.

همچنین ارائه گواهی نامه معتبر که مورد تایید واحد آموزش سازمان نیز بوده و منجر به افزایش حقوق یا مزایای شرکت کنندگان میشود نیز از توصیه میشود.

از عوامل دیگر موفقیت این روش انتخاب صحیح این افراد است که خود مقوله مفصل دیگری است ولی ذکر چند نکته خالی از لطف نیست:

  • ترجیحاً افرادی انتخاب شود که در رشته های مثل صنایع، انواع گرایشات مدیریت، نرم افزار، کامپیوتر، IT و موارد مشابه تحصیل کرده اند.
  • این افراد باید سابقه کاری حداقل 4-5 سال به بالا در حوزه مورد نظر داشته باشند.
  • این افراد نباید از مدیران ارشد واحدها باشند.
  • سن این افراد بین 30-40 سال باشد که انگیزه کافی برای پیشرفت دارند.

به عنوان جمع بندی باید اشاره کنیم که برگزاری کارگاه های ساخت یافته یکی از روش هایی است که بوسیله آن میتوان با استفاده از منابع داخلی سازمان و با هزینه بسیار پایین در مقایسه با سایر روش ها اقدام به استخراج فرایندهای وضع موجود نمود.

از این صفحه میتوانید در مورد دوره های آموزشی مدیریت فرایند (BPM) اطلاعات تکمیلی را دریافت نمایید. 

مدیریت فرایند کسب و کار ، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش دوم)

مدیریت فرایند کسب و کار ، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش دوم)

همانطور که در مقاله قبلی گفته شد شیرپوینت دارای ویژگی های مفیدی است که می تواند در جریان سرمایه گذاری درBPMS بیش از پیش تقویت گردد. برای فهم اینکه شیرپوینت در کجای محدوده workflow و BPM قرار می گیرد بهتر است این طیف را از خوب تا نه چندان خوب طبقه بندی کنیم.

ادامه خواندن مدیریت فرایند کسب و کار ، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش دوم)

10 اقدام مهم پیش از آغاز پروژه های BPM

10 اقدام مهم پیش از آغاز پروژه های مدیریت فرایند (BPM)

آغاز پروژه مدیریت فرایند (BPM)  و انتخاب یک نرم افزار BPMS مناسب برهه زمانی بسیار مهمی است که نیاز به یک سری پیش نیازها و توانمندی ها دارد خصوصاً اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است. ادامه خواندن 10 اقدام مهم پیش از آغاز پروژه های BPM

مدیریت فرایند کسب و کار، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش اول)

مدیریت فرایند کسب و کار، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش اول)

انتخاب با شماست:

بحثی در عمق برای کمک به شما جهت اخذ یک تصمیم درست.

خلاصه اجرایی

انتخاب یک تکنولوژی مناسب جهت بهبود فرایند می تواند کاملاً چالش برانگیز باشد. از اینرو در سازمان دستیابی به گام بعدی کمال فرایند با چالشی میان بخش های مختلف آغاز می گردد. ادامه خواندن مدیریت فرایند کسب و کار، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش اول)

25 شاخص تحلیل فرایند

25 شاخص تحلیل فرایند

پس از مدلسازی و اجرای فرایندها در سازمان توجه به شاخص های زیر میتواند فرایندهای سازمان خود را تحلیل کنید.

  1. مشكلات خروجي‌‌هاي فعاليت‌ها/فرايندها و عوامل ايجادكننده‌ي آن
  2. فقدان/كمبود/عدم دسترسي به مستندات مورد نياز انجام فرايند (Business Rules) (اعم از مستندات قانوني، حقوقي، دستورالعمل‌ها و …)
  3. وجود تداخل در درون فرايند
  4. وجود پاس‌كاري‌ها ـHand offs- در فرايند
  5. توليد تکراري اطلاعات مورد نياز فرايند در درون فرايند يا توسط دو يا چند فرايند در سازمان
  6. عدم دسترسي به‌موقع به اطلاعات مورد نياز اجراي فرايند
  7. ميزان تطابق نحوه انجام کار و گردش کار فرآيند با اهداف تعيين‌شده براي فرآيند
  8. وجود امكان تغيير فرآيند براي پوشش بهتر اهداف فرآيند
  9. بهره‌برداري مناسب از امکانات موجود براي دسترسي به اهداف
  10. وجود امكان انجام حداقل دو فعاليت‌ يك فرايند به‌صورت موازي
  11. وجود چرخه‌هاي غيرضروري در روند انجام کار
  12. وجود امكان كاستن از پيچيدگي‌هاي فرآيند
  13. وجود گلوگاه در فرآيند كه باعث افزايش زمان انجام بخشي يا كل فرآيند مي‌شود
  14. تغيير در نحوه‌ي انجام فعاليت‌ها كه مي‌تواند به حذف بخشي از يا کل فرآيند منجر شود
  15. وجود امكان حذف برخي از مراحل فرآيند بدون اين‌كه در خروجي کار خللي ايجاد شود
  16. وجود امكان كسب اطلاعات و نتايج حاصل از اين فرآيند از ساير منابع
  17. وجود امكان بهبود در فرايند با ايجاد تغيير در توالي انجام کارها
  18. وجود امكان يا ضرورت افزودن مرحله جديدي به فرآيند براي ايجاد ارزش بيش‌تر براي مشتري
  19. وجود امكان استفاده از تکنولوژي براي افزايش سرعت انجام کار و ايجاد ارزش بيش‌تر
  20. وجود امكان استفاده تکنولوژي براي رفع شکاف‌هاي اطلاعاتي ميان بخش‌هاي مختلف سازمان
  21. وجود امكان تفويض برخي از مراحل انجام فرايند براي ايجاد سهولت جريان کار و کاهش پيچيدگي‌ها
  22. وجود امكان استانداردسازي تمام يا بخشي از مراحل انجام فرايند
  23. وجود نقاط بازرسي‌، رسيدگي و تأييد بيش از حد لازم در فرايند و امكان كاهش آن‌ها
  24. وجود زمينه رفع مشكلات فرايند با بهبود تعامل ميان بخش‌هاي مختلف سازمان
  25. وجود امكان تفويض اختيار انجام برخي از بخش‌هاي فرايند به مشتري

نکته مهم: مکانیزه کردن فرایندها برخی از مهم ترین موارد و مشکلات بالقوه اشاره شده در بالا را حل میکند.


امکان دارد مطالعه این مطالب نیز برای شما جالب باشد:

نحوه شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای کلیدی

لزوم بکارگیری شناسنامه فرایند در پروژه ها

اثر بخشی فرایندها

نحوه شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای کلیدی

نحوه شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای کلیدی

در این مصاحبه بین Mathias Kirchmer، یکی از بنیان‌گذاران BPM-D و Peter Schooff سردبیر وب‌سایت BPM.com در ارتباط با چگونگی شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای با اهمیت بالا بحث می‌شود. ادامه خواندن نحوه شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای کلیدی