آموزش ProcessMaker (پروسس میکر)
با توجه به قابلیت های مختلف پروسس میکر به عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند های سازمانی مثل
۱-متن باز بودن و امکان توسعه توسط هر شخص یا سازمانی
۲-واکنش گرا بودن (سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل) و داشتن نسخه تحت وب و موبایل (اندروید، ای او اس) به صورت یکپارچه
۳-استفاده توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…
۴-امکان طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند
۵- داشتن تیم پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روز رسانی ماهانه
۶-پشتیبانی از برخی از نمادهای استاندارد BPMN2
۷-کنترل کامل بروی کارها از خارج از سیستم با REST
۸-تولید انوع گزارشات و نمودار های مدیریتی
۹-پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی
در این قسمت کلیات طراحی فرآیند با پروسس میکر را بررسی می کنیم.
اگر تاکنون ProcessMaker (پروسس میکر) را دانلود و نصب نکرده اید از طریق این نوشته اینکار را انجام داده سپس ادامه مطلب را مطالعه نمایید.
محیط اولیه طراحی فرایند در نرم افزار Processmaker
پس از ورود به نرم افزار و کلیک روی تب مربوط به طراحی، بر روی گزینه new به منظور طراحی یک فرایند جدید کلیک کنید.
صفحه ای به شکل زیر نمایش داده خواهد شد.
همانطور که در شکل بالا مشاهده مینمایید ابتدا باید یک نام برای فرایند خود وارد کنید. پس از ورود نام در قسمت Title، باید در قسمت Description توضیحاتی در مورد فرایند مورد نظر ود وارد نمایید. این قسمت اختیاری بوده و اجباری برای وارد کردن آن وجود ندارد. در ادامه از قسمت Category یک طبقه برای فرایند خود انتخاب کنید. Category ها در قسمت ادمین سیستم پروسس میکر تعریف میشوند و به منظور دسته بندی فرایندها کاربرد دارند. از انجا که معمولاً در یک شرکت یا سازمان بیش از ۱۰۰ فرایند وجود دارد، دسته بندی کردن آنها از طریق Category میتواند در پیدا کردن فرایند مورد نظر تاثیر به سزایی داشته باشد. بعد از وارد کردن اطلاعات مورد نظر روی دکمه ایجاد کلیک نمایید.
صفحه مربوط به طراحی فرایند مانند شکل زیر ظاهر خواهد شد.
در تصویر شماره یک، راهنمایی جهت ترسیم نمودار فرایندی وجود دارد. روی دکمه Quit کلیک کرده و این صفحه راهنما را ببندید. تصویری مانند شکل زیر را مشاهده خواهید کرد.
برای ایجاد یک فرآیند با پروسس میکر باید مراحل زیر را طی کرد
- طراحی مدل داده یا دیتا مدل
- طراحی مدل فرآیندی
- تعریف قوانین تجاری
- طراحی فرم
- تعریف کاربران
- اجرای فرآیند
بعد از نصب و لاگین به پروسس میکر
محیط کاری پروسس میکر را مشاهده می کنید.
بخش اول: طراحی مدل فرآیندی
در اینجا می توان فرآیند ها را تحت وب و با استاندارد BPMN2 که کامل ترین زبان برای مدلسازی فرایندها ست، به راحتی طراحی کرد. می توان یک فرآیند را یک مرتبه تعریف کرد (زیرفرآیند) و در فرآیند های دیگر به هر تعداد که نیاز باشد از آن استفاده کرد. امکان نسخه بندی فرآیند ها و خروجی گرفتن از فرآیند طراحی شده برای استفاده در سایر نرم افزار های طراحی نیز وجود دارد. امکان تعریف ناظر فرآیند، تقویم کاری، اسناد ورود و خروجی و پرتال و … نیز وجود دارد.
این صفحه مانند یک بوم نقاشی است که نمادهای مختلف استاندارد BPMN را جهت ترسیم نمودار فرایندی در خود جای داده است. نماد آغاز فرایند که با یک دایره سبز رنگ نمایش داده شده است همیشه در این صفحه در ابتدا وجود دارد.
میتوانید دایره سبز رنگ را انتخاب و آنرا حذف کنید.
بخاطر داشته باشید که برای ترسیم یک نمودار فرایندی باید تمام بازیگران و عناصر به درستی تعریف شده باشد. مثلا، سه گروه کاربر ایجاد خواهد شد: “کارمندان”، “سرپرستان” و “مدیران”. پس باید یک Pool که دارای سه Lane میباشد، تعریف کنیم.
معمولاً در مدلسازی فرایند عنوان Pool همان عنوان فرایند است. Pool یک مرز سازمانی است که تمام عناصر یک فرایند را شامل می شود. یک Pool برای محدود کردن یک فرایند و ایجاد ارتباط با فرایندهای دیگر مورد استفاده قرار میگیرد. بر خلاف نمادهایی که در داخل یک Pool هستند و با Sequence Flow به هم مرتبط میشوند، ارتباط بین دو Pool از طریق Message Flow ایجاد میگردد.
بخش دوم: طراحی دیتا مدل (متغییرها) در پروسس میکر
در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف می شود. در اینجا می توان جداول سیستمی را تعریف کرد و به فرآیند و المنت های روی فرم های فرآیند لینک کرد تا اطلاعات به صورت مستقیم در جداول ذخیره شوند. بنابراین بدون هیچ کدنویسی در طول فرآیند متناسب با اطلاعاتی که داخل فرم ها وارد می شوند این جداول به طور خودکار به روز می شوند. همچنین می توان جداول مستقلی را تعریف کرد که از اطلاعات این جداول در طول فرآیند استفاده کرد یا اطلاعاتی که در حین فرآیند تولید می شود را در جداول ذخیره کرد برای گزارش گیری یا استفاده در فرآیند های دیگر.
بخش سوم: طراحی فرم ها
فرم های اطلاعاتی (سازگار با موبایل، تبلت، کامپیوتر) به راحتی و با Drag and Drop کردن المنت ها قابل تولید است. از تمامی المنت های مخصوص طراحی فرم با امنیت بالا در مقابل انواع حملات سایبری پشتیبانی می کند و می توان یک فرم را یک مرتبه تعریف کرد (زیرفرم) و در سایر فرم ها استفاده کرد. همچنین میتوان برای دسته بندی المنت های مختلف با هم می توان از گرید استفاده کرد. امکان استفاده از پنل و کتابخانه های خارجی در فرم ها نیز وجود دارد. فرم های پروسس میکر با مروگر های (IE,FireFox,Chrome) سازگار می باشند.
بخش سوم: تعیین قوانین تجاری
در این قسمت از پروسس میکر می توان انواع شرط های مختلف (Gateway) ترتیبی و موازی را برای کنترل جریان فرآیند تعریف کرد. همچنین می توان جریان کاری را خارج از فرآیند و با توابع REST کنترل کرد.
شرط های مختلف با المنت های روی فرم ها لینک شده و متناسب با مقداری که کاربر انتخاب می کند می توان جریان فرآیند را جلو برد.
بخش پنجم: تعیین کاربران
در پروسس میکر می توان کاربر به تعداد نامحدود تعریف کرده و به هر کاربر نقش سازمانی با مجوزهای مختلف تخصیص داد. حالا می توان کاربران تعریف شده را در قالب دپارتمان ها یا گروه های سازمانی مختلف مدیریت کرد. و سپس یک کاربر یا گروه کاربری را به وظیفه اختصاص داد.
انواع روش ها اختصاص کار:
ترتیبی: تقسیم کاربه صورت مساوی بین کاربران
دستی: انتخاب کاربر مرحله بعدی توسط کاربر قبلی به صورت دستی
اختصاص نیافته: ارسال کار به تمامی کاربران و امکان مطالبه کار توسط خود افراد
با مقدار: انتخاب کاربر بر اساس متغییر های روی فرم
گزارش به: ارسال کار به مدیر واحد
برای زمان های مرخصی یا غیرفعال شدن کاربر می توان جانشین برای هر کاربر تعریف کرد. همچنین میتوان کاربران پاره وقت و موقتی (Ad hoc) را تعریف کرد و به وظیفه ها اختصاص داد.
بخش ششم: اجرا فرایند
برای اجرای یک فرآیند در پروسس میکر با انتخاب کار جدید از منوی سمت راست لیست کارهایی که کاربر جاری مجوز ایجاد آنها را دارد نمایش داده می شود و با دابل کلیک کردن روی هر کدام می توان فرآیند جدیدی را شروع کرد.
مشاهده این فیلم برابری میکند با چندین ماه مطالعه و تجربه کاری
سایر بخش های مهم در محیط طراحی پروسس میکر
این جهبه ابزار شامل گزینه های مختلفی است که در ادامه بصورت مختصر معرفی و در فصل های بعدی به تشریح میگردد.
Variables: در واقع Variable ها همان فیلدهایی هستند که در فرم ها مورد استفاده قرار خواهند گرفت. به عبارت کاملتر هر فرایند از طریق یک سری فرمت اطلاعاتی مثل فرم در سازمان به جریان خواهد افتاد و فرم ها از فیلدهایی ایجاد میشوند که به آنها Variable میگویند. پس از تعریف Variable ها از آنها در قسمت DynaForms برای تعریف فرم ها استفاده خواهد شد.
Message types: برای ارسال “پیام” بین دو فرآیند استفاده می شود. نوع جدیدی از داده ها را معرفی می کند که حاوی اطلاعاتی است که یک فرایند به عناصر رویداد دیگر از طریق پیام ارسال می کند.
Dynamic Form: فرم دینامیک که از طریق کشیدن و رها کردن برای طراحی فرم های الکترونیکی برای کاربران نهایی استفاده می شود. بر روی Dynaform میتوان کنترل های مختلفی اعمال نمود که در آینده تشریح خواهند شد.
Input Documents: یک ویژگی است که به کاربر اجازه می دهد یک فایل یا فایلهایی را به عنوان پیوست به فرایند مورد نظر اضافه کرد. این فایلها می توانند اسناد متنی، صفحات گسترده، تصاویر یا هر نوع دیگری از فایل باشند.
Output Documents: فایلهایی هستند که در طول اجرای فرایند تولید میشوند که میتوان آنها را چاپ تا خارج از فضای دیجیتال ذخیره نمود. علت استفاده از این قابلیت این است که فایل های تولید شده میتوانند در قالب و ظاهر مورد نظر کاربر تولید شوند.
trigger : یک کد PHP است که میتواند در یک فرآیند وارد شود. Triggers چارچوب مناسب را برای انجام محاسبات پیچیده فراهم میکند و قابلیت های بیشتری را به فرآیندها اضافه می کند.
Report Tables: اطلاعاتی که در فرم ها و فیلدها وارد میشوند بصورت رشته های سریالی ذخیره میشوند که دسترسی به آنها به راحتی از طریق پایگاه داده امکانپذیر نیست. Report Table ها به منظور گرفتن خروجی از داده ها به راحتی و با استفاده از query های استاندارد SQL یا برنامه های جانبی است.
Database Connections: هر فضای کاری Processmaker از یک پایگاه داده MySQL برای ذخیره اطلاعات داخلی در مورد فرآیندها، کاربران و گزارشات استفاده می کند. با این وجود، Processmaker همچنین میتواند برای اتصال به پایگاه داده های خارجی پیکر بندی شده و اجازه میدهد یک سازمان نسبت به یکپارچگی Processmaker با دیگر DBMS و برنامه های کاربردی اقدام نماید.
Templates: یک سری فایل Html هستند که به عنوان قالب ایمیل برای ارسال اعلان ها و هشدارها استفاده میشوند.
Public Files: فایل های ذخیره ای شده هستند که در طول فرایند استفاده خواهند شد مثل مستندات عمومی سازمان، فایل های گرافیکی و…
Permissions: به طور پیش فرض، کاربران اختصاص داده شده فقط میتوانند بر روی فرایند موردنظر کار کنند و دسترسی به اشیاء خود را به دست آورند اما مجوزهای فرایند میتواند به یک کاربر (ها) یا گروه (ها) دسترسی خواندن فقط به اشیا خاص در فرایند موردنظر را اعطا نمایند که میتواند شامل: Dynaforms، Input Documents، Output Documents، Case Notes، Summary Form و Message History باشد.
Case Trackeیک کد منحصر به فرد تولید میکند که کاربران خارجی را قادر میسازد به نرم افزار وارد شده و وضعیت پیشرفت یک مورد خاص را پیگیری نمایند.
Supervisors : ناظرین فرآیند، کاربرانی هستند که دارای امتیاز خاص برای نظارت و بررسی موارد یک پروژه خاص هستند. اغلب مدیر یا سرپرست بخش در یک سازمان به عنوان سرپرست فرآیند تعیین می شود.
شما با فراگیری این ابزار تنها طی یک دوره آموزشی نیازی به پرداخت هزینه جهت پیاده سازی پروسس میکر در سازمان خود نخواهید داشت.
با یادگیری یک سیستم BPMS که از جایگاه خوبی در کشورمان برخوردار است مثل پروسس میکر مهارت های خود در حوزه مدیریت فرایند را تکمیل کنید.
