مدیریت فرایند کسب و کار، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش اول)
انتخاب با شماست: بحثی در عمق برای کمک به شما جهت اخذ یک تصمیم درست.
خلاصه اجرایی
انتخاب یک تکنولوژی مناسب جهت بهبود فرایند می تواند کاملاً چالش برانگیز باشد. از اینرو در سازمان دستیابی به گام بعدی کمال فرایند با چالشی میان بخش های مختلف آغاز می گردد.
گردش کار چند سطحی پیچیده و پویایی، صاحبان مشاغل مختلف را به صورت جدی به این سمت سوق می دهد که یک بستر و زیرساخت برای مدیریت فرایند کسب و کارشان در آغاز فعالیت برای خود در نظر بگیرند.
هنگام بهینه سازی فرایند ها کسب و کارها ۳ انتخاب اصلی پیش رو دارد:
۱-اصلاح فرایندهای دستی توسط بهبود داخلی
۲-در نظر گرفتن تکنولوژی مناسب و ماهرانه برای گردش کار
۳-مهاجرت به سمت سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)
برای بسیاری از کاربران شیرپوینت مساله چیزی بیش از مفاهیم مربوط به این است که آیا می توان نیازهای خود را از طریق ابزارهای گردش کار شیرپوینت رفع نمود؟
اگر پاسخ خیر است دلیل عدم توانایی در پاسخگویی چیست؟ چه انتخاب ها و گزینه های جایگزینی وجود دارد؟
طرح کلی و اساس این مقاله در مورد جوانب مثبت و منفی این موضوع است در انتها خواننده باید درک درستی از آنچه برای وی مناسب پیدا کند.
بررسی مختصر
- توانمندی های گردش کاری شیرپوینت چیست؟ آیا می تواند بر مدیریت فرایند کسب و کار غلبه کند؟
- چگونه میتوان زمان کاری را در صورتیکه شیرپوینت برای کسب و کار مربوطه مناسب نباشد به صورت مستقل به سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار اختصاص داد؟
- راه ای ادغام و یکپارچگی کدامند؟ این راه و روش ها به چه اندازه قدرتمند هستند؟
- چگونه می توان برای صاحبین مشاغل و کسب و کار فرایندهای منحصربفرد کسب و کارشان را طراحی و یا در صورت نیاز ترمیم و اصلاح نمود؟
- چگونه می توان در درستی استراتژی های خود را در مورد بهبود فرایندهای در حال جریان اثبات نمود؟
- برای پاسخگویی به هرکدام از سوالات در ابتدا باید تعریف درستی از مدیریت فرایندهای کسب و کار و گردش کاری داشته باشیم.
تفاوت ها در چیست؟
راه حل های شیرپوینت و مدیریت فرایند کسب و کار
این اصطلاحات گاهی اوقات به صورت مجموعه ای در کنار هم و یا به جای یکدیگر به کار می روند. اما جهت انتخاب یک ابزار مناسب برای شرکت لازم است که تعاریف به صورت شفاف از یکدیگر متمایز گردند. در بالاترین سطح بسیاری بر این باورند که گردش کار جهت مدل سازی دنباله های ساده به کار میرود ولی BPMS قادر به اداره و مدیریت مسایل پیچیده تری است. اما بر اساس تحلیل ها خواهیم داشت:
- BPM یک رویکرد نظامند در به کارگیری متدها، سیاستها، استانداردها، مدیریت عملکردها و ابزارهای فنی و نرم افراری جهت مدیریت مداوم و بهینه فعایت ها و فرایند های یک سازمان می باشد.
- همچنین گردش کار مربوط به تعدادی از فعایت های خاص در مجموعه ای از مراحل از پیش تعیین شده می باشد با امکان مشارکت دادن گروه های کوچکتر کاربران در فالیت های مرتبط به یکدیگر.
- فرض کنیم تکنولوژی جریان کار و بکارگیری آن میتواند در طراحی وظایف به شما کمک کند. همچنین شما را قادر می سازد تا تعدادی از این وظایف را در محدوده فرایندهای از پیش تعریف شده بکار گیرید. در میان هشدارها و اطلاع رسانی ها می وان محدوده آن ها را دنبال نمود در حالی که گزارشات اجازه کنترل چگونگی انجام ان ها را به شما می دهند.
- جدول زیر مقایسه ای بین BPMS و سیستم گردش کار و توانایی آنها در انجام وظایف را نشان می دهد.
| قابلیت |
BPM |
WORKFLOW |
| داده های یکپارچه در سراسر برنامه جهت پشتیبانی فرایندهای کسب و کار | استاندارد ها، وب سرویس ها | رابط برنامه کاربری سفارشی |
| فعال کردن فرایندهای متوالی همراه با منطق میان کاربران | پشتیبانی شده | پشتیبانی شده |
| پشتیبانی از مسیرهای مختلف فرایند | پشتیبانی شده | نیاز به سفارشی سازی |
| مستندسازی مسیرها و مصوبات | پشتیبانی شده | پشتیبانی شده |
| توجه متمرکز | چرخه عمر فرایند | مسیریابی وظایف |
| مدیریت فرایند و شخصی سازی | کسب و کار | فناوری اطلاعات |
| ابزارهای رصد پیوسته، تحلیل و بهبود | یکپارچه | نیاز به سفارشی سازی |
| ناحیه مورد هدف | سازمان | نرم افزار، دپارتمان ها |
| مدل سازی فرایند و بهینه سازی | مشترک، پیشرفته | محدود، قابل تغییر |
| گزارش دهی | ساخته شده در داشبورد | محدود |
| مدیریت استثنا | در لحظه، پویا | کامپایل، ساکن |
| شبیه سازی وظایف | پیشرفته، یکپارچه | محدود |
| انتشار بر پایه وب | پشتیبانی شده | پشتیبانی شده |
| چند زبانی، چند ارزی | پشتیبانی شده | محدود |
| مدل های مرجع | آماده، وابسته به تامین کننده | قابل تغییر |
| زنجیره فرایند | پویا | ایستا |
| زنجیره فرایند و تصویب محتوا | چند سطحی، ساخته شده | قابل تغییر |
| تشدیدها و هشدارها | پشتیبانی شده | قابل تغییر |
| ایجاد قالب ها | پشتیبانی شده | قابل تغییر |
| تعریف نقش های کسب و کار | پشتیبانی شده | قابل تغییر |
| پشتیبانی از تحرکات | پشتیبانی شده | قابل تغییر |
راه حل BPM آدیداس تحت عنوان استراتژی پورتال دوگانه ایجاد شد. با استفاده از SharePointاز مزایای غنی یک کاربر با تجربه بهره میبریم که یکپارچگی قواعد و جریان کار را بدون فدا کردن سرعت توسعه در سطح مطلوبی حفظ می‌نماید. سیستم مدیریت فرایند BIZAGI رابط کاری ما را قادر می سازد تا به صورت یکپارچه و شفاف توسط شیرپوینت قابل ارائه باشد و شرکت را به یک one-stop- shop توسط برنامه های کاربردی BIZAGI مجهز می سازد.
برای مطالعه بخش دوم این مطلب اینجا را ببینید.