چارچوب جستون- نلیس در BPM- بخش دوم
در مطلب قبلی فازهای ابتدایی چارچوب جستون- نلیس را بیان کردیم. در این مطلب به ادامه فازهای موجود در این چارچوب خواهیم پرداخت.
این فاز مرحله‌ای خلاقانه و معمولاً جذاب‌ترین بخش پروژه است. در این قسمت نه تنها تیم پروژه، و افراد سازمان بلکه تمامی ذینفعان پروژه، (اعم از ذینفعان داخل سازمان و خارج آن) باید درگیر شوند. فرآیندها را می‌توان از شیوه‌ها و راه‌های گوناگونی تغییر داد و بهبود بخشید. از جمله آنها می‌توان تعیین معیارهای جدید، مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای انجام فرآیند را نام برد. در این مرحله نیازمندی‌های کسب و کار بر اساس فرآیندها تعریف شده و مدل خواهند شد. که این خود باعث فراهم آوردن فضای مقایسه و تصمیم‌گیری در مورد چیستی نیازمندی‌های کسب و کار و همچنین حوزه نهایی کار می‌شود.
هنگامی‌که گزینه‌های جدید برای تغییر فرآیندها شناسایی شدند، ممکن است نیاز به شبیه‌سازی، هزینه‌یابی بر اساس فعالیت‌های هر فرآیند و امکان سنجی پیاده سازی گزینه‌ها وجود داشته باشد تا بتوان بهترین گزینه را از میان گزینه‌های موجود انتخاب کرد. همچنین معیارهای جدید در این مرحله باید تکمیل گردند تا امکان مقایسه معیارهای جدید با معیارهای پیشین فراهم شود.
نتایج فاز نوآوری:
- مستندات مختلفی که ممکن است به‌عنوان نتایج این فاز تولید شوند به قرار زیر هستند:
- باز طراحی مدل‌های فرآیندی
- مستنداتی که باز طراحی فرآیندها را پشتیبانی می‌کنند.
- نیازمندی‌های سطح بالای کسب و کار برای گزینه‌های جدید فرآیندی.
- مدل‌های شبیه‌سازی و جزئیات هزینه‌یابی فعالیت محور.
- اطلاعات برنامه‌ریزی ظرفیت‌ها
- تأیید مطابقت گزینه‌های فرآیندی جایگزین با انتظارات ذینفعان
- تأیید تطابق گزینه‌های فرآیندی جدید با استراتژی سازمان و اهداف فرآیند.
- گزارش تجزیه و تحلیل فاصله بین پیش‌بینی و واقعیت در مورد فرآیندها.
- طرح پروژه، با جزئیات برای فازهای افراد و توسعه.
- تجزیه و تحلیل سود و زیان
- گزارش گام‌های انجام گرفته، آلترناتیوها و گزینه‌ها، تحلیل‌ها، یافته‌ها و پیشنهادات.
- ارائه نتایج به مدیر درگیر با پروژه.
- ایجاد طرح ارتباطات برای اطلاع‌رسانی به تمامی ذینفعان
خروجی فاز نوآوری:
خروجی فاز نوآوری همانطور که در تصویر بالا پیداست به‌عنوان ورودی برای فازهای دیگر چارچوب مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال می‌توان موارد زیر را بیان کرد:
- ممکن است دانشی در این فاز بدست آید که در فاز معماری فرآیندها در مورد اصلاح و تقویت استانداردها و خط‌مشی‌ها کاربرد داشته باشد.
- ممکن است فرصتی ایجاد شود که باز‌خوردی در زمینه اصلاح استراتژی سازمان تولید کند.
- دانش بیشتر در زمینه چگونگی ساختار نقش‌ها که مورد کاربرد فاز افراد خواهد بود.
- نوآوری ورودی اولیه فاز توسعه خواهد بود. و ایده‌های چگونگی پیاده‌سازی تغییرات را پشتیبانی خواهد کرد.
فاز۶- افراد:
این مرحله فاز بحرانی چارچوب محسوب می‌شود و اگر به درستی و در سطح بالایی از استاندارد مدیریت نشود می‌تواند تمامی پروژه را تحت تأثیر قرار دهد.
هدف از این فاز اطمینان از این قضیه است که فعالیت‌ها، نقش‌ها و کارکردها مطابق با استراتژی سازمان و اهداف فرآیند هستند. تفاوتی نمی‌کند که اتوماسیون مورد استفاده سازمان چقدر باشد. در انتها این افراد هستند که میزان کارایی و بهره‌‌وری یک فرآیند را مشخص می‌کنند. این فاز نباید با مدیریت تغییر افراد اشتباه گرفته شود.
نتایج فاز افراد:
- شما چگونه متوجه می‌شوید که این فاز به صورت مؤثری انجام شده است؟
- به وسیله تحلیل واکنش افراد به تغییر یا نقش‌های تغییر یافته و فرآیندهای جدید.
- به‌طور حتم گام‌های عملی و مستنداتی وجود دارد که باید در این فاز تولید گردد. اما در پایان کار این افراد هستد که به وسیله رفتارشان نشان می‌دهند که این فاز به صورت موفقی انجام گرفته است یا خیر؟
برخی از فعالیت‌ها و گزارش‌هایی که در این فاز تولید می‌شوند به قرار زیر هستند:
- تشریح و ادغام فرآیندهای جدید و وظایف مربوط به آنها به فعالیت‌ها
- باز طراحی توصیفات و اهداف نقش‌ها
خروجی فاز افراد:
این فاز ورودی فازهای دیگر چارچوب را فراهم می‌آورد. برای مثال می‌توان موارد زیر را به اختصار بیان کرد:
کار بر روی سنجش عملکرد می‌تواند نیاز به تغییر را در فرآیندهای جدید مشخص کند. که خود باعث تولید بازخورد در فاز نوآوری خواهد شد.
چگونگی طراحی سیستم سنجش عملکرد نقش‌ها و آموزش قطعاً در چگونگی پیاده‌سازی آنها تأثیر خواهد داشت. همچنین چگونگی طراحی می‌تواند در چگونگی درک منافع مهم نیز نقش داشته باشد.
شیوه بنا نهاد سیستم سنجش عملکرد بر روی پایداری عملکرد تأثیر خواهد داشت.
در مطلب بعدی سایر مراحل این چارچوب را تشریح خواهیم نمود.
این نوشته برگرفته از کتاب Management by Process است.
چارچوب نلیس در BPM, چارچوب جستون در BPM, چارچوب BPM