تاریخچه نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار)

برای شناخت بهتر سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار، در این قسمت نگاهی به پیشینه این سیستم می­اندازیم. سیستم مدیریت فرآیند از نظر تاریخی از ادغام ۲ بخش به وجود آمده اند. (راوستین و ورسندال ، ۲۰۰۷) رویکردهای مدیریت

• مدیریت کیفیت جامع
• مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
• مدیریت فرایندهای کسب و کار
• نوآوری­های تکنولوژی اطلاعات
• برنامه­ ریزی منابع سازمان
• مدیریت جریان کار
• یکپارچگی برنامه­ های کاربری
• و غیره

دسته اول که اغلب از آن به عنوان ” مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور ” نام برده می شود، تکامل نرم افزارهایی است که در اصل برای مدیریت مستندات و گردش مکاتبات درون سازمان ها از آنها استفاده می شده است. این نرم افزارها پیشینه طولانی دارند و شکل­گیری بازار آنها به نیمه دوم دهه ۸۰ میلادی باز می گردد. با افزوده شدن امکانات مختلف ” همکاری اداری”  به نرم افزارهای گردش مکاتبات و همچنین پیدایش تکنولوژی ” مدیریت گردش کار”  و ادغام آن در این نرم افزارها، از نیمه دوم دهه ۹۰ میلادی بازار مستقلی تحت عنوان نرم افزارهای مدیریت گردش پدید آمد.

از سوی دیگر، تکنولوژی­های یکپارچه­ سازی کاربردهای سازمانی که از اواسط دهه ۹۰ میلادی ابداع شد و به سرعت به سمت یکپارچه­ سازی فرایندهای مکانیزه تحول پیدا کرده منبع دیگری برای نرم­ افزارهای مدیریت فرایندها است که از آنها به عنوان مدیریت فرایند کسب و کاریکپارچه­ گر یاد می­شود.

تفاوت این دو نوع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در این است که نرم ­افزارهای انسان محور بیشتر برای مکانیزه کردن فرایندهای دستی و ارتباط برقرار کردن بین کارکنان یک سازمان مورد استفاده قرار می­گیرد، حال آنکه از نرم­ افزارهای یکپارچه محور برای اتصال سیستم­های مکانیزه در جریان فرایندها استفاده می­شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار شاخه‌ای از دانش در فصل مشترک مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی برای طراحی، نمایش، کنترل و تحلیل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار سازمان می‌باشد. این فرآیندها، فعالیت‌های بین وظیفه‌ای است که ‌اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می‌دهد. به­ منظور بهبود و تسریع در مراحل انجام BPM در سازمان‌ها، از ابزارهای نرم‌افزاری که مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیند کسب وکار نامیده می‌شوند استفاده می‌شود. مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرایندهای کسب و کار بر اجرای فرآیندهای کسب وکار نظارت می‌نمایند تا مدیران بتوانند با توجه به داده‌های دریافتی فرآیندها را تحلیل کرده و آنها را تغییر دهند. انجام مدیریت فرایندها با کمک نرم‌افزارهای مدیریت فرایند، مزایای فراوانی دارد که از جمله به افزایش سرعت انجام فرآیندهای سازمان، کاهش خطا، کاهش هزینه، افزایش سرعت بروزرسانی و تغییرات و کاهش لختی و افزایش چابکی عملیات اداری می‌توان اشاره کرد.

ب

ا توجه به موارد فوق می‌توان گفت، نرم افزار BPMS مجموعه نرم‌افزاری جهت مدیریت فرایند کسب و کار است که تمام چرخه عمر فرایندهای کسب و کار را پشتیبانی می‌کند. این ابزار قادر می‌باشد که زمینه بهبود در فرایندهای کسب و کار را فراهم آورد. مشخصات عمده مورد نظر در خصوص ابزار BPMS عبارتند از:سادگی استفاده از این ابزار، به نحوی که هر کسی بتواند ضمن استفاده از این ابزار موجبات بهبود در فرایند را ایجاد کند. و دوم درجایکه امکان استفاده از فن‌آوری اطلاعات برای ایجاد ارزش در فرایند وجود دارد، بتواند به ساده‌ترین وجه ممکن از آن استفاده کند، و نسبت به مکانیزاسیون فرایند اقدام نماید.