۲۵ شاخص تحلیل فرایند
پس از مدلسازی و اجرای فرایندها در سازمان توجه به شاخص های زیر میتواند فرایندهای سازمان خود را تحلیل کنید.
- مشکلات خروجی‌‌های فعالیت‌ها/فرایندها و عوامل ایجادکننده‌ی آن
- فقدان/کمبود/عدم دسترسی به مستندات مورد نیاز انجام فرایند (Business Rules) (اعم از مستندات قانونی، حقوقی، دستورالعمل‌ها و …)
- وجود تداخل در درون فرایند
- وجود پاس‌کاری‌ها ـHand offs- در فرایند
- تولید تکراری اطلاعات مورد نیاز فرایند در درون فرایند یا توسط دو یا چند فرایند در سازمان
- عدم دسترسی به‌موقع به اطلاعات مورد نیاز اجرای فرایند
- میزان تطابق نحوه انجام کار و گردش کار فرآیند با اهداف تعیین‌شده برای فرآیند
- وجود امکان تغییر فرآیند برای پوشش بهتر اهداف فرآیند
- بهره‌برداری مناسب از امکانات موجود برای دسترسی به اهداف
- وجود امکان انجام حداقل دو فعالیت یک فرایند به‌صورت موازی
- وجود چرخه‌های غیرضروری در روند انجام کار
- وجود امکان کاستن از پیچیدگی‌های فرآیند
- وجود گلوگاه در فرآیند که باعث افزایش زمان انجام بخشی یا کل فرآیند می‌شود
- تغییر در نحوه‌ی انجام فعالیت‌ها که میتواند به حذف بخشی از یا کل فرآیند منجر شود
- وجود امکان حذف برخی از مراحل فرآیند بدون این‌که در خروجی کار خللی ایجاد شود
- وجود امکان کسب اطلاعات و نتایج حاصل از این فرآیند از سایر منابع
- وجود امکان بهبود در فرایند با ایجاد تغییر در توالی انجام کارها
- وجود امکان یا ضرورت افزودن مرحله جدیدی به فرآیند برای ایجاد ارزش بیش‌تر برای مشتری
- وجود امکان استفاده از تکنولوژی برای افزایش سرعت انجام کار و ایجاد ارزش بیش‌تر
- وجود امکان استفاده تکنولوژی برای رفع شکاف‌های اطلاعاتی میان بخش‌های مختلف سازمان
- وجود امکان تفویض برخی از مراحل انجام فرایند برای ایجاد سهولت جریان کار و کاهش پیچیدگی‌ها
- وجود امکان استانداردسازی تمام یا بخشی از مراحل انجام فرایند
- وجود نقاط بازرسی، رسیدگی و تأیید بیش از حد لازم در فرایند و امکان کاهش آن‌ها
- وجود زمینه رفع مشکلات فرایند با بهبود تعامل میان بخش‌های مختلف سازمان
- وجود امکان تفویض اختیار انجام برخی از بخش‌های فرایند به مشتری
نکته مهم: مکانیزه کردن فرایندها برخی از مهم ترین موارد و مشکلات بالقوه اشاره شده در بالا را حل میکند.
امکان دارد مطالعه این مطالب نیز برای شما جالب باشد:
نحوه شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای کلیدی