اولویت بندی فرایندها از منظر مایکل همر

اولویت بندی فرایندها یکی از مهم ترین گام هایی است که در پروژه های مدیریت فرایند باید انجام داد. در این نوشته در نظر داریم از منظر مایکل همر برخی از مهم ترین شاخص های اولویت بندی فرایندها را ارائه نماییم. یکی از پیشران های اولویت بندی فرایندها بالا بودن تعداد فرایندهای سازمان و محدود بودن منابع تیم مدیریت فرایند است که امکان بهبود یا پیاده سازی همه فرایندها یا تعداد زیادی از آنها بطور همزمان را سلب نموده است.

معمولاً اولیت بندی فرایندها را بسته به رویکرد پروژه مدیریت فرایند پس از استخراج معماری فرایندها و یا پس از مدلسازی وضع موجود و در فاز تحلیل می توان انجام داد.

از نظر مایکل همر فرایندهای سازمان را بر اساس سه گروه شاخص میتوان اولویت بندی کردی که عبارتند از:

میزان اهمیت: فرایندهایی که بیشترین تأثیر را بر استراتژی ها و مشتریان سازمان دارند
درجه ناکارائی فرایندها: فرایندهایی که با بیشترین مشکلات روبرو هستند
آمادگی: میزان امکان‌پذیری تغییرات در فرایندها

در این مطلب در نظر داریم به معرفی یکی از شاخص هایی که از طریق آن میتوان پی به اهمیت فرایندها برد یعنی میزان حمایت فرایندها از استراتژی‌ها را تشریح و نحوه محاسبه آنرا ارائه نماییم. البته برای پی بردن به اهمیت فرایندها میتوان از شاخص های دیگری نیز استفاده کرد از جمله: میزان تواتر و گستره اجرای فرایند

یکی از مهم‌ترین جنبه‌های تحلیل فرایندی، بررسی وضعیت حمایت فرایندها از استراتژی‌های سازمان است. در هر سازمانی اجرای اهداف، برنامه‌ها و سیاست‌های کلان ناشی از استراتژی‌ها از طریق فرایندهای کاری انجام می‌شود. بنابراین در یک سازمان سرآمد، رابطه بسیار نزدیکی میان اهداف و خروجی‌های فرایندهای کاری سازمان با استراتژی‌های آن وجود دارد.

فرایندها در هر سازمان، بستر اصلی را برای دستیابی سازمان به اهداف و برنامه‌های خود فراهم می‌سازند. بنابراین تعریف مناسب فرایندها در هر سازمان در راستای اهداف و برنامه‌های کلان آن ضروری است.

یکی از شاخص‌های مناسب برای بررسی‌ هم‌راستایی فرایندهای سازمان با اهداف‌ کلان کسب‌وکار، میزان رابطه فرایندها و استراتژی‌های کسب‌وکار است. در واقع اجرای مناسب برنامه راهبردی سازمان مستلزم تسری استراتژی‌های سازمان به سطوح پایین‌تر اجرایی سازمان است که این امر در فرایندهای کسب‌وکار سازمان نمود بیشتری می‌یابد. بنابراین هر چه میزان همبستگی میان فرایندها و استراتژی‌های سازمان بالاتر باشد، به معنی اجرای مناسب‌تر استراتژی‌های سازمان است و در نتیجه می‌توان از دستیابی سازمان به چشم‌انداز و اهداف کلان آن با روشی کارا و اثربخش اطمینان حاصل نمود.

شاخص حمایت فرایندها از استراتژی‌های سازمان به بررسی هم‌راستایی هر یک از فرایندهای لایه کسب‌وکار سازمان با استراتژی‌ها پرداخته و نشان‌دهنده این موضوع است که فرایندهایی که در حال حاضر در سازمان دنبال می‌شود، تا چه حد از تحقق استراتژی‌ها حمایت می‌کند. گفتنی است نتایج این شاخص در کنار شاخص‌های میزان حمایت فرایندها از وظایف اساسی، تواتر فرایند و گستره اجرای فرایند در تعیین الویت‌بندی نهایی فرایندها از منظر اهمیت آنها است.

روش محاسبه امتیاز میزان حمایت هر فرایند از استراتژی‌ها

نتایج ارزیابی میزان حمایت هر فرایند از استراتژی‌ها در قالب ماتریس “فرایند- استراتژی” ارائه خواهد شد. در این ماتریس فرایندهای سازمان براساس ساختار شکست سلسله مراتب فرایندی (PHD) در سطر و استراتژی‌ها در ستون آن قرار می‌گیرند. همچنین در این ماتریس میزان حمایت گروه‌های فرایندی و حوزه‌های کسب‌وکار از استراتژی‌ها بر اساس نمودار سلسله مراتب فرایندی (PHD) سازمان محاسبه خواهد شد.

از آنجا که تعیین میزان حمایت فرایند از استراتژی‌ نیازمند تعریف یک معیار کمی است، از طیف ۵ تایی زیر برای امتیازدهی استفاده خواهد شد:

امتیاز ۱: فرایند با استراتژی ارتباط غیر مستقیم دارد.
امتیاز ۲: میزان حمایت فرایند از استراتژی کم است.
امتیاز ۳: میزان حمایت فرایند از استراتژی متوسط است.
امتیاز ۴: میزان حمایت فرایند از استراتژی نسبتاً زیاد است.
امتیاز۵ : میزان حمایت فرایند از استراتژی زیاد است.

این نوشته جالب را هم بخوانید: روش های مختلف تجزیه و تحلیل فرایندها

یکی دیگر از نکات کلیدی در مورد این شاخص این است که چه کسانی باید نسبت به تکمیل آن اقدام نمایند؟

بدیهی است افرادی واجد شرایط تکمیل این ماتریس هستند که خود در مورد برخی از فرایندهای سازمان ذینفع نباشند. چون در اینصورت خواسته یا ناخواسته نسبت به بالا بردن امتیازات فرایندهای مربوط به خود اقدام خواهند نمود.

البته همانطور که پیش تر گفتیم، برای پی بردن به اهمیت فرایندها میتوان از شاخص های دیگری نیز استفاده کرد از جمله: میزان تواتر و گستره اجرای فرایند.

تواتر به معنی میزان دفعات تکرار فرایند در یک بازه زمانی مشخص است. مثلا تواتر بری فرایندها روزانه است و تواتر برخی هفتگی و برخی ماهانه. حتی برخی فرایندها فصلی انجام می شوند و تعدادی نیز سالانه یعنی سالی یکبار.

بدیهی است تواتر یکی از مهم ترین شاص هایی است که از طریق آن می توان پی به اهمیت فرایندها برد. فرایندی که دارای تواتر روزانه است یعنی روزی یک یا چند بار انجام می شود از فرایندی که تواتر آن سالانه است بسیار مهم تر خواهد بود.

منبع اصلی جمع‌آوری اطلاعات این شاخص، شناسنامه فرایندی، بخش تواتر اجرای فرایندها است که در فاز مدلسازی فرایندها بر اساس اطلاعات دریافتی از واحدهای مصاحبه شونده دریافت شده است.

گستره اجرای فرایند نیز به معنای آن است که یک فرایند تا میزان کراس فانکشنال یا بین واحدی است.

بدیهی است هرچه تعداد واحدهای سازمانی درگیر در انجام یک فرایند (مسئولان انجام فرایند) بیشتر باشد، مدیریت و کنترل فرایند دشوارتر بوده و فرایندهایی که از محدوده اجرایی گسترده‌تری برخوردارند، با اهمیت تر خواهند بود. در این شاخص، سطح درگیری واحدهای سازمان‌های محدوده پروژه در روند اجرای هر یک از فرایندها بررسی و یک طیف ۵ تایی برای تعیین گستره اجرای فرایند در نظر گرفته خواهد شد.