تحلیل فرایند – شاخص ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان
سیستم‌های مکانیزه با هدف تولید و بازیابی اطلاعات مورد نیاز واحدهای مختلف سازمان تهیه شده و وظیفه ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران و کارشناسان را در سریع‌ترین زمان ممکن و در قالب و محتوای استفاده آنها به‌عهده دارند. بنابراین سازمان‌های امروزی در تلاش برای بهره‌مندی بیشتر از پتانسیل‌های توسعه سیستم‌های مکانیزه بوده و در این رهگذر بر فواید آن از جمله سرعت بخشیدن به تصمیم‌گیری‌های سازمان، استفاده از منابع اطلاعاتی سازمان، کاهش هزینه‌های انجام فرایندهای کاری سازمان و .. تاکید دارند. در این قسمت سطح مکانیزه بودن فرایندهای سازمان مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد.
شناسایی سطح مکانیزاسیون فرایندهای سازمان از اصلی‌ترین اقداماتی است که در پروژه های فرایندی باید دنبال شود. شاخص ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان، به بررسی میزان استفاده و به‌کارگیری سیستم‌های مکانیزه در فرایندهای سازمان پرداخته و به نوعی نشانگر بلوغ سازمان در استفاده از اینگونه سیستم‌ها است.
نتایج ارزیابی این شاخص، در ماتریسی تحت عنوان ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان ارائه خواهد شد. در این ماتریس فرایندهای سازمان براساس ساختار شکست سلسله مراتب فرایندی (PHD) در سطر و وضعیت انجام مکانیزه‌ی فرایندها (مکانیزه، نیمه‌مکانیزه، دستی)، ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون فرایند در ستون‌های آن قرار گرفته است.
تحلیل ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان در دو سطح انجام می‌شود. به این معنی که در سطح اول فرایندها در سه گروه دستی، نیمه‌مکانیزه و مکانیزه قرار می‌گیرند. این در حالی است که درصد مکانیزاسیون فرایندهای نیمه‌مکانیزه یکسان نبوده و به‌جهت افزایش دقت استخراج ضریب نفوذ مکانیزاسیون فرایندها، درصد مکانیزاسیون فرایندهای نیمه‌مکانیزه در سطح دوم محاسبه می گردد. دو سطح مورد بررسی در این شاخص در ادامه تشریح می‌گردند.
سطح اول تحلیل ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان:
فرایندهای سازمان از نظر وضعیت مکانیزاسیون به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:
- مکانیزه: کل روال انجام فرایند به‌صورت مکانیزه و از طریق سیستم اطلاعاتی انجام می‌شود.
- نیمه‌مکانیزه: تعدادی از مراحل فرایند به‌صورت مکانیزه انجام می‌گیرد.
- دستی: تمامی مراحل فرایند به‌صورت دستی صورت می‌گیرد.
سطح دوم تحلیل ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان:
از آنجا که دسته‌بندی فرایندهای سازمان برطبق رویکرد سطح اول این شاخص (مکانیزه، نیمه‌مکانیزه و دستی) در مورد فرایندهای نیمه‌مکانیزه از دقت بالایی برخوردار نمی‌باشد، درصد فعالیت‌هایی که به صورت مکانیزه انجام می‌شوند، محاسبه و معیار سنجش ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون فرایندهای نیمه‌مکانیزه قرار خواهد گرفت.
قابل ذکر است، منظور از گام‌های موثر فرایند، تعداد کل گام‌های فرایند به‌جز محرک و نتیجه آن می‌باشد. بدیهی است، این نسبت برای فرایندهای دستی ۰%، برای فرایندهای مکانیزه ۱۰۰% خواهد بود.
در این سطح از تحلیل ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون فرایندهای نیمه‌مکانیزه سازمان به‌ترتیب نزولی بیان خواهد شد. همچنین جدول ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون حوزه‌های سازمان به‌منظور بیان لیست سیستم‌های اطلاعاتی مورد استفاده در هر یک از حوزه‌های کسب‌وکار و ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون آن حوزه ارائه می‌گردد. گفتنی است ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون هر حوزه، از طریق میانگین حسابی ضریب واقعی نفوذ مکانیزاسیون فرایندهای آن حوزه، محاسبه می‌گردد.
نکته مهم اینکه این ضریب هر چه بیشتر باشد نشان دهنده این موضوع است که سازمان از منظر مکانیزه بودن فرایندها وضعیت بهتری دارد و واحدهای مختلف سازمان بایستی نسبت به افزایش این ضریب تلاش خود را به خرج دهند. ولی با توجه به اینکه مکانیزه کردن فرایندها و فعالیت های سازمان از طریق روش های قبلی از جمله برنامه نویسی، امری زمانبر و پر هزینه است، بکارگیری نرم افزارهای مناسب BPMS تاثیر قابل ملاحظه ای در افزایش این شاخص دارد.
پادکستهای زیر در ارتباط با BPMS هستند:
پادکست: مزیت های سیستم های BPMS (بخش اول)
پادکست: مزیت های سیستم های BPMS (بخش دوم)
پادکست: مزیت های سیستم های BPMS (بخش سوم)
پادکست: مزیت های سیستم های BPMS (بخش چهارم)
پادکست: وجه تمایز نرم افزارهای BPMS با اسباب بازی ها
پادکست: جایگاه سیستم های BPMS و BI نسبت به یکدیگر
پادکست: تفاوت سیستم BPMS و casetool ها