BPI روشی برای مبارزه با تکرار در فرآیندهاست که باعث تاخیر در پروژه، دلسرد شدن کارمندان و کاهش تولید میشود. بهبود فرایند با تمرکز بر مشخص کردن نیازهای تجاری یک فرآیند با ارجحیت بر به کارگیری تکنولوژی برای غلبه بر موانع آغاز میشود. شرکت‌هایی که از BPI استفاده می‌کنند باعث کاهش انواع اتلاف، افزایش بازده عملکردی و افزایش اشتراک گذاری ایده‌ها با استفاده بهتر از منابع موجود خود شده اند.
استفاده از بهبود فرایند مثل صحبت راجع به درختی است که قطع تمام شاخه‌های اضافی به آن شکلی بهتر برای رشد بیشتر و ثبات همراه با زیبایی می‌دهد. BPI قسمت‌های مختلف یک فرآیند و استعدادهای کاربردی که می‌توانند در آینده بهبود یابند را شناسایی میکند – یا چیزهایی را فیلتر میکند- تا کیفیت فرآیند افزایش پیدا کند.
بهبود فرایند چه کاری می‌تواند برای شما انجام دهد؟
در باطن، BPI به دنبال برآورده کردن نیازهای بازار و تکمیل اهداف تجاری با کمترین اتلاف است. BPI یا بهبود فرایند براساس مقایسه فعالیت میکند، بنابراین هرچیزی که اندازه گرفته شود، قابل انجام است. عمدتاً برای نظم دادن به کمبودهای یک فرآیند یا سیستم استفاده میشود تا آن‌ها را با اهداف شرکت هماهنگ کند.
مثل هر مدیریت تغییر دیگری، پیاده سازی بهبود فرایند نیز یک پروژه است و برای به نتیجه رسیدن احتیاج به جهت مشخصی دارد. بعضی از قوانین مشخص برای دست یابی به یک BPI منظم عبارتند از:
- جهت دهی به فرآیندهای موجود، موقعیت آن‌ها و نقش آن‌ها در شرکت
- شناخت اینکه چگونه فرآیندهای تجزیه شده می‌توانند بهتر با اهداف سازمان هماهنگ شوند
- مشخص کردن اینکه چگونه خروجی‌های ارتقا یافته باعث ارزش دهی به عملیات هسته ای و اصلی می‌شوند
- شناسایی و باز برنامه ریزی منابع موجود (IT، نیروی انسانی، سیستم‌ها و منابع دیگر) برای به کارگیری BPI اثربخش
استقرار BPI می‌تواند با نقشه بندی ساده فرآیندها برای حل مسائل دشوار و جهت دهی به آن‌ها آغاز شود.
همه چیز در جهت تقویت خانواده
ارتقاء فرآیند تجاری معمولا با بازمهندسی فرآیندهای تجاری (BPR) مثل Six Sigma، Continuous Improvement ،TQM و غیره اشتباه میشود. BPI به دلیل روش‌های متفاوت اجرا با BPR متفاوت است اما در بعضی قسمت‌ها با آن همپوشانی دارد. این بدان دلیل است که همه این مفاهیم بر به حداقل‌رسانی اتلاف در فرآیندهای زیرمجموعه‌ای و افزایش بازده تمرکز دارند.
BPR به فرآیندهایی گفته میشود که به پیاده سازی و سرهم بندی‌های عظیم مثل بازطراحی یک فرآیند برای دستیابی به نتایج بسیار خوب احتیاج دارد. BPI برای تمام فرآیندهایی که به تغییرات مهم احتیاج دارند، اما بدون از بین بردن ماهیت اصلی آن و کم و بیش با سر کردن با همان منابع در دسترس مناسب است.
با درنظر گرفتن اعداد و ارقام، بازمهندسی فرآیندها برای اعمال در هر فرآیند تغییرات زیادی حتی در حد ۸۰-۹۰ درصد بر روی فرایند اعمال میکند در حالیکه BPI به فرآیندهایی نظر دارد که نیازمند ارتقا هستند. این ارتقا درحد ۱۰ تا ۳۰ درصد است.
با اینحال، BPI و BPR فرآیندهای موازی و کمک کننده به یکدیگر هستند تا به هدفی قابل سازماندهی مشترک برسند.
BPI تکمیل کننده BPM است.
BPI باید به عنوان قسمتی ثابت در استراتژی فرآیندهای تجاری استفاده شود. با استفاده از آن بر اساس اصلی منظم، مالکین فرآیند می‌توانند شاهد:
- بهبود بازده
- بهبود عملکرد و نمود فرآیند
- مدیریت کیفیت
- مدیریت هزینه
- کاهش زمان در گردش بودن فرایند
- مدیریت موثر منابع باشند.
BPI چه میکند؟
اینجا لیستی کوتاه از تغییراتی داریم که می‌تواند در نتیجه BPI ایجاد شود:
- حذف امور تکراری
- اضافه کردن شاخه‌های جانبی به موارد خاص برای همگام سازی آن‌ها
- تبدیل گام‌های تاییدی به هشدارهای تاییدی برای فرآیندهایی که به خوبی در حال انجامند
- تبدیل گام‌های ترتیبی به گام‌های موازی برای کاهش زمان انجام فرآیند
- اضافه کردن مراحل برای هماهنگی افراد جدید و ساختار تیم
- اضافه کردن مراحل تاییدی برای مطمئن شدن از کیفیت
- آوردن روند اتوماتیک سازی به فرم داده‌ها تا فیلدهای کمتری به تکمیل احتیاج داشته باشند
- مخفی کردن فیلدهای غیرضروری از بعضی افراد
- یکپارچه سازی فرآیند با دیگر نرم افزارها برای تشکیل خودکار پوشه‌ها، اضافه کردن دستور به صفحات گسترده، اضافه کردن وقایع تقویمی و زمان دار، اضافه کردن ورودی‌های ژورنالی و غیره.
فرآیند خود را آراسته نگاه دارید
استفاده از بهبود فرایند راهی مطمئن برای ایده آل نگه داشتن فرآیند شماست. عموماً هر فرآیندی احتیاج دارد که هر چندماه یکبار، بازبینی شود. BPI را به عنوان هسته نظام خود نظر بگیرید و این باعث میشود فرآیندهای شما عملکرد را با بازده بیشتری ادامه می‌دهند.
این نوشته را هم بخوانید: تجزیه و تحلیل فرایند چیست و انواع روش های تجزیه و تحلیل فرایندها