در مطلب قبل دو گام ابتدایی استقرار مدیریت فرایند (۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش اول) را مشاهده کردید. در این مطلب ادامه گام های استقرار مدیریت فرایند را مشاهده خواهید کرد.
گفتنی است تیم ما این مراحل را در سازمان ها و شرکت های زیادی طی کرده و بر خلاف پروژه های پر هزینه معمول مدیریت فراین در کشور، با صرف هزینه ای بسیار پایین به نتایج قابل توجهی نائل گردیده است.
رویکرد ما در این تدوین بدین تریتب است که سازمان ها خود و از طریق منابع داخلی شان و بدون صرف هزینه های گزاف بتوانند اقدام به اجرا و استقرار مدیریت فرایند نمایند.
گام سوم: تسلط تیم مدیریت فرایندها بر موضوعات از جمله BPM، BPMN و نرم افزارهای BPMS
با توجه به اینکه قرار است بار اصلی پروژه مدیریت فرایند بر دوش کارکنان و تیم داخلی سازمان باشد، در نتیجه اهمیت و کارکرد آموزش بیش از پیش خواهد بود. همچنین طبق اسناد منتشر شده توسط سازمان برنامه ریزی کشور که سازمان ها را ملزم به انجام پروژه مدیریت فرایند می نماید، آموزش و فرهنگسازی در حوزه BPM، BPMN و BPMS به عنوان مرحله اول و پیش نیاز اساسی اینگونه فعالیتها تلقی میگردد که در بخشنامه دورههای آموزشی کارکنان دولت در حوزه فناوری اطلاعات صفحه ۲۲ و ۲۳ نیز صراحتاً به آن اشاره شده است.
همچنین لازم است تا همه افراد تیم مدلسازی فرایند به استانداردBPMN مسلط شوند.BPMN کاملترین استاندارد مدلسازی فرایند در جهان است. بطوریکه تمام سازمان های خوب دنیا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN مدلسازی میکنند.
همچنین نیاز است تا تیم مدلسازی با یک یا دو ابزار پیاده سازی (نرم افزار BPMS) آشنا باشند.
خروجی بسیاری از پروژه های مدلسازی فرایند که در کشور انجام شده است، در سطحی نیست که قابل پیاده سازی باشد. به عبارت دیگر بسیاری معمولاً فرایندها را طوری مدلسازی میکنند که در فاز پیاده سازی (مکانیزاسیون آنها با ابزار BPMS و یا سایر موارد مشابه)، پیاده سازان باید بر روی فرایندهای مدلسازی شده بازنگری اساسی انجام دهند و این یکی از مهم ترین ریسک های اینگونه پروژه ها است. اگر بتوان در هنگام مدلسازی، فرایندها را طوری مدل کنند که این دوباره کاری اتفاق نیفتد، یکی از مهم ترین ریسک های پروژه های مدیریت فرایند مدیریت شده است. آشنایی و کارکردن با نرم افزارهای BPMS توسط مدلسازان باعث میشود که آنها در هنگام مدلسازی بتوانند این مورد مهم را رعایت نمایند.
گام چهارم: ارزیابی و انتخاب یک سیستم BPMS مناسب
نرم افزار BPMS به‌عنوان یک ابزار یا راهکار به معنای واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار سازمانیست. این راهکار حاکمیتی را در سازمان برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم میاورد و به سازمان اجازه میدهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم‌راستا نماید.
لذا اینجاست که اهمیت انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب برای یک سازمان از توجه بالایی برخوردار میشود.
بنا به نظر اکثر صاحب نظران در این حوزه توصیه میشود انتخاب نرم افزار BPMS در همین فازهای ابتدایی پروژه انجام شود چرا که ابزارهای مختلف امکان دارد نیازمندی ها والزامات خاصی را به همراه داشته باشد که باید از ابتدای پروژه آنها را در نظر گرفت.
همچنین ذکر این نکته هم ضروری است که معمولاً به دلیل پایین بودن بلوغ فرایندهای سازمان های ایرانی ریسک پروژه های فرایندی از جمله استقرار BPMS بالاست. نرم افزارهای کم هزینه تر مثل بیز ای جی و پروسس میکر این ویژگی خوب را دارند که سازمان ها بتوانند استقرار BPMS را در آنها بصورت پایلوت اجرا نموده میلیاردها تومن هزینه ابزاری نکنند که توان و بلوغ استفاده از آن را ندارند. در ادامه و پس از کار با این سیستم ها، به بلوغ کافی رسیده و در نهایت درصورتیکه این سیستم ها پاسخگوی تمام نیاز آنها نبود میتوانند سیستم های تجاری را با قیمت های بالا تهیه کنند. البته اگر قانون ۸۰-۲۰ را به یاد بیاوریم احتمالاً نیازی به این اتفاق نیز نخواهد بود.
همچنین با توجه به اینکه امکان و احتمال شکست در پروژه های نرم افزاری در تمام دنیا بالاست، درصورتیکه هزینه زیادی بابت تهیه BPMS کنید و شکست اتفاق بیفتد، متحمل خسارت های زیادی خواهید شد در صورتیکه بکارگیری سیتم های BPMS متن باز هزینه های چندان بالایی برای شما نخواهد داشت.
گام پنجم: استخراج معماری فرایندها و مدل سلسله مراتب فرایندی سازمان
معمولاْ مدلسازی فرایند ها در چند لایه جهت حصول دیگاه بالا به پایین انجام میشود. معمولاً پایین ترین سطح آن چیزی است که ما در پروژه های مدلسازی فرایند آنها را در قالب نمودارهای مختلفی مثل فلوچارت، BPMN و… ترسیم میکنیم ولی قبل از پرداختن به BPMN ها و فلوچارت ها باید سلسله مراتب و شکست از بالا به پایینی از فرایندها ایجاد شود.
برای نمایش این سلسله مراتب و شکست، معمولاً میتوان از نموداری تحت عنوان PHD استفاده کرد.
نمودار سلسله مراتب فرایندی (PHD)، نموداری است که در آن سلسله مراتب فرایندها توسط لایه های مختلف نمودار به‌منظور تفهیم بهتر سلسله مراتب فرایندها، مشخص میشود. نمودار سلسله مراتبی فرایندها معمولاً در سه سطح حوزه کسب و کار، گروه فرایند و فرایند تقسیم‌بندی میگردد.
سطوح مختلف PHD به قرار زیر است:
- حوزه کسب و کار یا Business Area. مجموعه‌ای از گروه‌های فرایندی که در کنار هم تحقق ماموریت‌های سازمان را میسر می‌نماید. به‌عبارت دیگر حوزه کسب و کار سازمان در حقیقت بستر اجرائی تحقق ماموریت و اهداف سازمان می‌باشد. به عنوان مثال عبارت منابع انسانی یا مالی در این قسمت هستند.
- گروه فرایند یا Process Group: مجموعه‌ای از فرایندهای به هم وابسته که در پاسخ به یک یا چند رخداد جهت تدارک یک یا چند نتیجه مرتبط شکل اجرائی به خود می‌گیرد. به عنوان مثال حوزه منابع انسانی به گروه های فرایندی مثل: جذب و بکارگیری، آموزش، جبران خدمت، رفاهی، خروج از خدمت و موارد مشابه تقسیم می شود.
- فرایند یا Process : فرایند مجموعه فعالیت‌های به هم مرتبط با ترتیب و توالی مشخص است که ورودی‌ها را به خروجی‌های موردنظر تبــدیل می‌نماید. به ازای این مورد ما یک شناسنامه فرایندی و یک نمودار فرایندی تهیه خواهیم کرد. مثلا گروه فرایندی آموزش از حوره منابع انسانی دارای این فرایندها است: نیازسنجی آموزشی، برگزاری دوره آموزشی، سنجش اثربخشی دوره آموزشی
یکی دیگر از دلایل تهیه نمودارهای کلان فرایندی امکان بکارگیری مدل های مرجع است. از مدل های مرجع به منظور بنچ مارکینگ استفاده میشود. یعنی ببینیم سازمان خوب دنیا در حوزه کاری ما چگونه کار میکنند. مدل های مرجع معمولاً در سطوح کلان ارائه میشوند و برای مقایسه مدل های مرجع با وضعیت موجود سازمان وجود نقشه های کلان فرایندی ضروری است.
در اختیار داشتن معماری فرایندها یا همان ساختار سلسله مراتبی آنها یکی دیگر از مهم ترین الزمات در هنگام ورود به فاز مدلسازی و انجام مصاحبه ها برای این منظور است.
پادکست این مطلب را همین جا گوش دهید:
۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش سوم