عضویت در کانال مدیریت فرایند
۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش اول
گام های اسقرار مدیریت فرایند

مقدمه

استقرار مدیریت فرایند در عین سادگی پیچیده و در عین پیچیده بودن ساده است. متاسفانه کتاب ها و منابعی که در این حوزه وجود دارد مسیر روشن و شفافی به منظور استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها تبیین نمیکنند. یعنی اینکه با خواندن این کتاب ها واقعاً نمیتوان فهمید برای استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها از کجا شروع کرد و چه گام هایی را پیمود.

با درک این خلاء، اقدام تهیه مطلبی کرده ایم که طی آن ۱۰ گام موثر استقرار مدیریت فرایند را تشریح کرده ایم. امید است که راهگشای سازمان ها در استقرار این مقوله مهم باشد.

ذکر این نکته ضروری است که رویکرد ما در این تدوین بدین تریتب است که سازمان ها خود و از طریق منابع داخلی شان و بدون صرف هزینه های گزاف تحمیل شده توسط شرکتهای پیمانکار این حوزه، بتوانند اقدام به اجرا و استقرار مدیریت فرایند نمایند. لیکن ممکن است در مواردی نیاز به مشاورینی احساس شود اما بار اصلی انجام این پروژه بر دوش خود سازمان بوده و از این بعد هم کیفیت کار و هم زمان و هزینه از شرایط مساعدتری برخوردار خواهد بود.

 

در ادامه این ۱۰ گام را مشاهده خواهید نمود.


گام اول: فرهنگ سازی در بدنه سازمان در خصوص مدیریت فرایند و BPMS

 این مرحله یکی از مهم ترین فازهای هر پروژه مدیریت فرایند است که چند ماه قبل از آغاز پروژه، اطلاعات به تدریج و قطره چکانی به بدنه سازمان منتقل شود.

برای اینکار باید از همه انواع رسانه های موجود در دسترس استفاده نمود. همچنین برگزاری سمینار و دوره آموزش ابتدایی برای بدنه سازمان، مدیران میانی و مدیران ارشد میتواند بسیار موثر باشد.

تجربه به ما نشان داده است برای این منظور برگزاری سمینار و دوره های آموزشی کوتاه مدت در سازمان ها به منظور ارتقاء فرهنگ سازمانی در این زمینه و همسو نمودن بدنه سازمان و سطوح مختلف مدیریتی میتواند بسیار مفید باشد.

بهتر است در سیمنارهای سرفصل های زیر را پوشش دهید:

  • آشنایی با چرخه BPM
  • مزیت ها و منافع حاصل از اجرای BPM در سازمان
  • جایگاه BPMS در چرخه BPM
  • وضعیت کنونی سازمانهای بدون BPMS
  • ارزش افزوده ­ها و مزایای BPMS
  • BPMS چه چیزی نیست؟
  • ‌BPMS چگونه در کاهش هزینه ها و افزایش سودآوری سازمان موثر است؟
  • تجربیات موفق پیاده سازی BPMS در ایران و جهان
  • تفاوت نرم افزارهای BPMS باERP
  • جایگاه نرم افزار BPMS و ERP نسبت به یکدیگر
  • ساخت یک نمونه فرایند با یکی از BPMS ها
  • و…

ذکر این نکته ضروری است که بهتر است این سمینارها در سه سطح مدیران ارشد، مدیران میانی و کارشناسان کلیدی و بره سازمان بطور مجزا برگزار شود.


گام دوم: استخراج فرمت ها و تم پلیت های لازم

فازهای اول بسیاری از پروژه های حوزه فرایند، مدلسازی فرایندهاست. منتها مدلسازی تنها محدود به ترسیم تعدادی نمودار مثلا با استاندارد BPMN نخواهد بود. معمولاً مدلسازی فرایند از طریق مصاحبه با متخصصان و خبرگان حوزه مورد نظر مثلا مالی، انبار، منابع انسانی و… صورت خواهد گرفت.

این مصاحبه ها در مراحل ابتدایی پروژه اتفاق می افتند لیکن خوراک فازهای بعدی پروژه مدیریت فرایند از جمله تحلیل، پیاده سازی و پایش و کنترل از همین مصاحبه ها استخراج خواهد شد. حال اگر از ابتدا ندانیم که به چه ورودی هایی در فاز های بعدی پروژه احتیاج داریم و یا فقط گردش کارهای فرایند مورد نظر را استخراج کنیم در فازهای بعدی به مشکل خواهیم خورد.

در نتیجه بایستی قبل از مراجعه به واحدهای سازمانی جهت مصاحبه به منظور استخراج فرایندها، باید در قالب یک چک لیست تمام سوالاتی که به پاسخ آنها در طول پروزه نیاز داریم گردآوریم.

شناسنامه فرایند برای مصاحبه کننده (تحلیلگر فرایند) مثل چک لیست پرواز برای خلبان پیش از پرواز نقش هدایت کننده و تسهیلگر را ایفا خواهد کرد. بدین معنی که با توجه به شرایط جوی حاکم احتمال اینکه تحلیلگر فرایند نتواند همه سوال هایی که باید از مصاحبه کننده بپرسد را در طول ۲-۳ ساعت زمان مصاحبه بخاطر بسپارد و با مراجعه به این چک لیست چنانچه این چک لیست در اختبار وی نباشد بخشی از ذهن مصاحبه کننده دائم درگیر این موضوع است که نکند چیزی را از قلم انداخته و مجبور به مصاحبه مجدد شود. هماهنگی جهت تعیین وقت مصاحبه دوم امری زمانبر بوده و تاثیر روانی ناخوشایندی بر مصاحبه شونده خواهد گذاشت.

بهتر است بعد از استخراج چک لیست نهایی، یک راهنما نیز برای آن تدوین کنیم تا اعضاء تیم مدلسازی فرایند با مطالعه آن به زبان واحد و یکسانی رسیده و خروجی های یکسان و همگون داشته باشند.

از اینجا میتوانید مشخصات یک شناسنامه فرایندی کامل را مشاهده و در صورت نیاز اقدام به تهیه آن نمایید.


۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش دوم

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .