در سه مطلب قبل ۷ گام ابتدایی استقرار مدیریت فرایند (۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش اول) و (۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش دوم) را مشاهده کردید. در این مطلب ادامه گام های استقرار مدیریت فرایند را مشاهده خواهید کرد.
گفتنی است تیم ما این مراحل را در سازمان ها و شرکت های زیادی طی کرده و بر خلاف پروژه های پر هزینه معمول مدیریت فراین در کشور، با صرف هزینه ای بسیار پایین به نتایج قابل توجهی نائل گردیده است.
رویکرد ما در این تدوین بدین تریتب است که سازمان ها خود و از طریق منابع داخلی شان و بدون صرف هزینه های گزاف بتوانند اقدام به اجرا و استقرار مدیریت فرایند نمایند.
گام هشتم: اولویت بندی فرایندها
فرایندهای با اولویت بالا کاندیدای بهبود و پیاده سازی در BPMS قرار خواهند گرفت. منتها بایستی بر اساس شاخص هایی اقدام به اولویت بندی فرایندها نمود.
برخی از مهم ترین شاخص ها برای این منظور عبارتند از:
- همسویی فرایندهای موجود با استراتژی های سازمان
- تواتر
- عوامل بحرانی موفقیت در سازمان
- مشکلات فرایندی
- سهولت بهبود
- نظرات خبرگان و نفرات کلیدی
- و…
اجازه دهید در مورد اولین شاخص یعنی بررسی همسویی فرایندهای موجود با استراتژی های سازمان کمی توضیح دهیم.
بررسی همسویی فرایندهای موجود با استراتژی های سازمان
معمولاً در پروژه های BPM یا مدیریت فرایند، سعی در سنجش پارامترهایی داریم که کارایی فرایندها را مورد ارزیابی قرار میدهند. مثل زمان انجام فعالیت و هزینه آنها و پارامترهایی که اثربخشی فرایندها را مورد سنجش قرار گیرد را بررسی نمیکنیم.
به منظور سنجش اثربخشی فرایندها باید ببینیم فرایندهای سازمان چه میزان در راستای استراتژی ها و اهداف سازمان ما عمل میکنند. اصلاً فرایندها ابزار تحقق استراتژی های سازمان هستند و سازمان از طریق فرایندهاست که باید به اهدافش برسد. امکان دارد برخی از فرایندها در راستای اهداف سازمان نباشند و به مرور زمان و بر اساس یک اتفاق شکل گرفته و حالت روتین گرفته اند.
به این حکایت جالب توجه نمایید:
مردی هر روز راس ساعتی معین به گوشه میدان شهر می رفت و لحظاتی کلاهش را از سرش بر می داشت و به شدت تکان می داد. روزی پلیس علت این کار را از وی جویا شد.
گفت: با این کار زرافه ها را دور می کنم.
پلیس پرسید: من در این جا زرافه ای نمی بینم؟
پاسخ شنید: این نشان می دهد که من کارم را درست انجام می دهم.
به این می گویند توهم مفید بودن!
ما روزانه بعضاً با توهم مفید بودن سروکار داریم.
بسیاری از فرآیندهای سازمانی به ارث رسیده از گذشته با این فرض انجام می شوند که مفید هستند و ظاهرا هم نتایج نشان می دهد که چنین هستند. به عنوان مثال ارزیابی رضایت مشتریان به صورت یک پرسشنامه بی روح انجام می شود و گاهی نیز که نتایج بالا می رود ما خوشحال می شویم که حتی آمار نیز نشان می دهد که خوب عمل کرده ایم.
در نتیجه حذف اینگونه فرایندها در سازمان هیچ مشکلی ایجاد نخواهد کرد بلکه باعث صرفه جویی در هزینه ها و کاهش بهای تمام شده محصولات خواهد کرد.
همچنین امکان دارد برخی استراتژی ها فاقد فرایندهای توانمند جهت تحقق شان باشند که بایستی اقدام به ایجاد فرایند نمود. در نتیجه وقتی قرار است تعدادی فرایند ایجاد کنیم از آن به عنوان BPR میتوانیم یاد کنیم. به عبارت دیگر در طول پروژه BPM یک زیرپروژه کوچک BPR نیز وجود دارد.
از اینجا میتوانید اقدام به تهیه چک لیست نحوه اولویت بندی فرایندها نمایید.
گام نهم: پیاده سازی و پایش فرایندها در نرم افزار BPMS منتخب
اجرای فرایندها در حالت های کاغذی مشکلات زیادی را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت که برای از مهم ترین آنها عبارتند از:
- امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد
- اجرای فرایندها کند و پرهزینه است
- سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است
- استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریبا غیرممکن است.
- امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است
- تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست
- و…
از سویی مکانیزه کردن فرایندها با روش های برنامه نویسی به دلیل کند و پر هزینه بودن این روش ها سخت و دشوار است. در نتیجه بکارگیری نرم افزارهای BPMS به عنوان زیرساخت نرم افزاری که فرایندها را با حداقل کد نویسی به برنامه و نرم افزار تبدیل میکنند کاملاً ضروری است.
یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان از دیگر ویژگیهای خوب نرم افزارهای BPMS تلقی میشوند بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم های قبلی سازمان وجود دارد.
پس از اجرای یک فرآیند و گذشت زمان همواره سوالاتی مطرح می‌گردد که در قسمت زیر به چند نمونه از آن اشاره میشود:
متوسط زمان اجرای فرآیند چیست؟
آیا میتوان زمان اجرای فرآیند را کوتاه نمود؟
چرا فرآیند با تاخیر انجام میشود؟ علت تاخیر چیست؟
چه واحدی در اجرای فرآیند به موقع عمل میکند و چه واحدی با تاخیر عمل مینماید؟
و …
فناوری BAM که برگرفته از Activity Monitoring Business و به اصطلاح «پایش فرآیند های کسب و کار» است، پس از گذشت زمان، آغاز به تحلیل فرآیندهای جاری نموده و با گزارشات نموداری و تحلیلی به سوالات فوق پاسخ میدهد. این فناوری کمک بسزایی به تعالی سازمانی و افزایش بهره وری می نماید. این فناوری شناسایی گلوگاه ها را تسهیل و مدیران را جهت رفع گلوگاهها هدایت مینماید. مدیران به صورت هوشمندانه و مستند میتوانند واحد های سازمانی را از عملکردشان آگاه نمایند و به صورت کمی شاخص های پیشرفتشان را تعیین و سپس کنترل نمایند.
گام دهم: پایش و کنترل فرایندها
در این مرحله اقدام به پایش و سنجش عملکرد فرایندهای پیاده سازی شده خواهیم کرد. این سنجش ها بر اساس شاخص های کلیدی عملکردی یا KPI هایی است که در فاز مدلسازی استخراج شده است.
حال میتوان پس از اجرای مناسب فرایندها بر بستر BPMS و از طریق تکنولوژی BAM موجو در BPMS فرایندهای اجرا شده را پایش و مورد بهبود قرار داد.
نکته مهم: وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه میشوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهند داشت.