شرح مشاوره ما در  انتخاب BPMS به عنوان زیرساخت دولت الکترونیک به وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

کارگروه توسعه خدمات دولت الکترونیک در بدنه وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات به عنوان یکی از متولیان اصلی مکانیزاسیون فرایندها و خدماتی از جنس G2G و G2B  و G2C است.

این کارگروه پس از بررسی های کارشناسی و انجام بنج مارکینگ کشورهای توسعه یافته از نظر دولت الکترونیک به این جمع بندی رسیدند که ابزار BPMS میتواند، زیرساخت بسیار مناسبی جهت تحقق دولت الکترونیک تلقی شود.

یکی از اهداف اساسی راه‌اندازی و برپایی دولت الکترونیک، ارائه سرویس بهتر به مردم از طریق مکانیزه و الکترونیکی کردن خدمات قابل ارائه به آنهاست بطوریکه مردم دیگر در راهروها و اماکن فیزیکی سازمانها و ادارات دولتی در تردد نبوده و از منزل و از طریق کامپیوتر شخصی و حتی تلفن همراه بتوانند به امور مورد نظر خود رسیدگی کنند.

در نتیجه میتوان چنین گفت که پیش نیاز دولت الکترونیک، مکانیزه و خودکار شدن فرایندها و سرویسهایی است که بایستی به ذینفعان مربوطه ارائه شود. تا مدتی قبل نحوه الکترونیکی کردن فرایندها به این صورت بود که یک تیم به عنوان تحلیلگر اقدام به تحلیل و طراحی سیستم مورد نظر پرداخته و مستندات تهیه شده را در اختیار تیم برنامه‌نویسی قرار می دادند و ایشان شروع به برنامه‌نویسی، طراحی پایگاه داده و… می کردند. نکته مهم طولانی بودن بیش از حد مسیر تولید نرم افزار و در نتیجه هزینه های زیاد در این روش بود.

برخلاف روش قبلی تولید نرم‌افزار در روش مدرن، بابکارگیری سیستمهای BPMS  نرم افزارهای مورد نظر (فرایند یا سرویسی که قصد الکترونیکی کردن آن را داشتیم) بسیار سریع­تر تبدیل به نرم افزار (الکترونیکی) خواهد شد. این موضوع در کشورهای توسعه یافته نیز به وضوح مشهود است.

از طرفی کارگروه توسعه خدمات دولت الکترونیک مدت تقریباً زیادی را صرف انتخاب نرم افزار BPMS مناسب کرده و تقریباً با تمام شرکتهای نرم افزاری که به نوعی BPMS ارائه میکردند جلسات مختلفی را داشتند، ولی نرم افزارهای مورد بررسی کیفیت لازم را نداشته و آنها موفق به انتخاب نرم افزار BPMS مناسب برای انجام این مهم نشده بودند.

از آنجایی که میدانید، یکی از خدمات تیم ما ارائه مشاوره انتخاب نرم افزار BPMS مناسب برای سازمان ها با توجه به شرایط آنهاست.

در این مورد پس از ارائه درخواست کارگروه توسعه خدمات دولت الکترونیک به تیم ما جهت مشاوره در امر انتخاب نرم افزار BPMS مناسب، تیم ما پس از برگزاری جلسات کارشناسی و مدیریتی با حضور مدیر کل محترم کارگروه و شناسایی نیازمندی ها، معیارهای اصلی و کلیدی یک نرم افزار BPMS را برای ایشان ارائه و نرم افزارهای BPMS که پاسخگوی نیاز آنها بودند را پیشنهاد داد.

از بین ۲ نرم افزار پیشنهاد شده نهایتاً کارگروه اقدام به انتخاب یکی از آنها و عقد قرارداد با شرکت ارائه کننده خدمات مربوط به نرم افزار BPMS نمود.