شناسایی فرایندمجموعه فعالیت‌هایی است که به طور سیستماتیک فعالیتهای کسب وکار یک شرکت را تعریف و معیارهای مشخصی برای اولویت بندی آنها تعیین میکند. خروجی شناسایی فرایند، معماری فرایند است که نشان دهنده فرآیندهای کسب وکار و ارتباطات آنهاست. معماری فرایند به عنوان چارچوبی برای تعریف اولویتها و دامنه مدلسازی فرایند و طراحی مجدد پروژه ها به کار گرفته میشود .
در این فصل، ما برای شناسایی فرایند، روشی ارائه می‌دهیم که مبتنی بر دو مرحله است: تعیین و ارزیابی.
مرحله تعیین، مربوط به تعریف لیست اولیتهای از فرآیندهاست. مرحله ارزیابی، معیارهای مناسب برای تعریف اولویتهای این فرایندها را مطرح میکند. ما یک روش برای تبدیل خروجی این روش به معماری فرایند نشان خواهیم داد.
به طور خاص، شناسایی فرایند مربوط به دو مرحله متوالی است: تعیین و ارزیابی.
هدف از مرحله تعیین ایجاد درکی از فرایندهای درگیر در سازمان و همچنین ارتباطات آنهاست. مرحله ارزیابی، مبتنی بر درک ایجاد شده در مرحله قبل است و به منظور اولویت‌بندی فعالیتهای مدیریتی (مدلسازی، طراحی مجدد، اتوماسیون، نظارت، و غیره ) بین این فرایندها انجام میشود.
مرحله تعیین
اگر سازمانی در مرحله شروع تبدیل شدن به یک سازمان فرایند محور باشد، اولین کار دشواری که با آن مواجه است، شمارش معنی‌دار فرآیندهای موجود در آن سازمان است. مشکلی که در اینجا از ماهیت سلسله مراتبی فرآیندهای کسب وکار برمی‌خیزد، معیارهای متفاوتی است برای پاسخ به این سئوال است که کدام زنجیره از عملیات میتواند به عنوان فرایند کسبوکار مستقل دیده شود و کدام یک از آنها میتوانند به عنوان بخشی از فرایندهای دیگر دیده شوند.
به یاد داشته باشید که ایده مدیریت فرایند به طور فعالانه فرآیندهای کسبوکار را در کسب رضایت مشتریان خاص خود مدیریت میکند. اگر کسی فرآیندهای کسب وکار خیلی بزرگ انتخاب کند، درنتیجه ممکن است نتواند به راحتی و به طور جداگانه چه از نظر محدوده و چه سرعت عمل آنها را مدیریت کند.
برای تعادل مزایا و معایب فرایندِ بزرگ، داونپورت پیشنهاد کرده است که هم فرایند کوچک و هم فرایند بزرگ هر دو شناسایی شوند. فرآیندهای بزرگ در جاهایی شناسایی شوند که سازمان احساس میکند در بعضی از قسمتهای عملیات موجود آنجا، اورهال مهم است. برای مثال جایی که نیروهای رقابتی شدیدی وجود دارد.
درحالیکه، تعیین فرآیندهای کسب وکار و روابط بین آنها موضوعی برای انتخابها و اولویتهای متفاوت است، تعدادی راهنمایی عمومی در دسترس است. اول، مدل‌های مرجع برای شناسایی فرایندهای کسب وکار وجود دارند. آنها توسط تعدادی از کنسرسیوم‌های صنعتی، انجمن‌های غیر انتفاعی، برنامه‌های تحقیقاتی دولتی و دانشگاه ها توسعه یافته اند. مثال‌های شناخته شده عبارتند از: کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات(ITIL)، مدل مرجع عملیات زنجیره‌تامین (SCOR) ارائه شده توسط شورای زنجیره تامین، چارچوب طبقه بندی فرآیند (PCF) ارائه شده توسط توسط مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC)،مدل مرجع ارزش (VRM) ارائه شده توسط گروه زنجیره ارزش و چارچوب عملکرد Rummler-Brache .
مسیر دوم پشتیبانی، در قالب رویکردهای طراحی خاص به منظور توسعه معماری فرایند است. روش‌های طراحی معماری فرآیندهای کسبوکار از یک منطق خاص برای شناسایی فرایندهای کسب وکار استفاده پیروی میکند که در طول این فصل بصرت مفصل به این روش ها پرداخته شده است.
مرحله ارزیابی
همانطور که قبلا ذکر شد، همه فرآیندها به یک اندازه مهم نیستند و نمیتوان به همه آنها به یک اندازه توجه داشت. معیارهای مختلف برای هدایت این ارزیابی پیشنهاد شده است. مواردی که بیشترین استفاده را دارند عبارتند از:
اهمیت
ناکارآمدی
امکان سنجی
این مطلب برگرفته از فصل دوم کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) است. در مطالب بعدی به طور اجمالی سایر بخش های این فصل را مرور خواهیم کرد.