سال های قبل را به خاطر بیاورید. حدود ۱۵ سال قبل. معمولاً یکی از مشکلاتی که سازمان ها داشتند، مدیریت و کنترل پروژه هایشان بود. یکی از اقداماتی که تا حدود قابل توجهی در رفع مشکلات مذکور منشاء اثرشد، راه اندازی دفتر مدیریت و کنترل پروژه (PMO) بود. البته این دفتر در بنگاه های پروژه محور محلی از اعراب داشت لیکن خود میدانید که حتی سازمان های پروژه محور نیز بسیاری از فعالیت های خود را در قالب فرایندها انجام میدهند چه برسد به بنگاه های تولیدی و خدماتی
در همین راستا بسیاری از بزرگان حوزه مدیریت فرایند و بسیاری از منابع معتبر به ایجاد مرکزی تحت عنوان مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار یا دفتر مدیریت فرایند اشاره کرده اند. بطوریکه این دفاتر همانند دفاتر مدیریت پروژه، وظایفی از قبیل تعریف و شناسایی، یکپارچه سازی و گزارش دهی وضعیت پروژه های مدیریت فرایند در سازمان را بر عهده دارند.
عموماً فلسفه این دفاتر شامل تعریف و تعیین استانداردها، آماده سازی و استخراج متدولوژی ها و ابزارهای مناسب، برگزاری دوره های آموزشی مدیریت فرایند و سایر دوره های آموزشی مرتبط، کنترل و نظارت بر طراحی، پیاده سازی، یکپارچه سازی و کنترل و نظارت بر فرایندهای کسب و کار است.
در مطالب بعدی در مورد شرح وظایف، خدمات و جایگاه این واحد توضیحات تکمیلی ارائه خواهیم کرد.
همچنین این نکته را در نظر داشته باشید که مدیریت فرایند یک پروژه نیست. داشتن نگاه پروژه ای به مدیریت فرایند یکی از ریسک های اصلی ان تلقی میشود بطوریکه بعد از مدتی حتی پس از پیاده سازی و استقرار مدیریت فرایند و کسب نتایج مطلوب، سازمان ها با کاهش بهره وری مواجه میشوند. علت این امر داشتن نگاه پروژه ای به مدیریت فرایند است. اصولاً مدیریت فرایند خود نیز فرایند است.
البته در مطلب بعد توضیح خواهیم داد که امکان دارد فعلاً موقعیت ایجاد چنین دفتری را نداشته باشیم. پس راه حل چیست؟ یک راه حل ساده وجود دارد که در مطلب بعد میتوانید آنرا بخوانید ولی ایجاد این دفتر یک ارزش افزوده فوق العاده دیگر نیز دارد. بار روانی ایجاد واحد مدیریت فرایند را نیز در نظر بگیرید. بله. وقتی واحدی با این نام در سازمان ایجاد میشود و قرار است کار مدیریت فرایند را مدیریت کند، اثرات روانی زیادی به همراه خواهد شد. لزوم آشنایی کلیه مدیران و کارشناسان مرتبط، با شرح وظایف و عملکرد این دفتر و Bold و هایلایت شدن موضوع مدیریت فرایند در ذهن همه یکی از این آثار است.
در مطالب بعدی در مورد شرح وظایف، خدمات و جایگاه این واحد توضیحات تکمیلی ارائه خواهیم کرد.