به این مدل های فرایندی خوب دقت کنید
اینها خروجی فاز مدلسازی فرایند در پروژه مهندسی مجدد فرایند یکی از سازمان های دولتی کشور است که چند سال قبل انجام شده بود. صدها میلیون تومان به پیمانکاری پرداخت شد که برنده مناقصه پروژه مهندسی مجدد فرایندها بود منتها تخصص قابل توجهی در این زمینه نداشت و بیش از ۲۰۰ فرایند با همین کیفیتی که مشاهده میکنید مدلسازی شد. البته این قضاوت ما از روی خروجی های تولید شده در پروژه است لیکن در مقام ادعا، گوش فلک را کر کرده اند.
به هیچ وجه نیازی به توضیح اضافی در مورد مدل های فرایندی ترسیم شده نیست. این حد از اشکال در ترسیم نمودارهای فرایندی حتی کمتر از کیفیت پروژه های دانشجویانی است که چند ساعت بیشتر از آشنایی آنها با BPMN نمیگذرد.
چند نکته و گوشزد مهم به سازمان ها و شرکت های دولتی، خصولتی و حتی خصوصی:
- برگزاری مناقصه برای انجام پروژه های مهندسی و مدیریت فرایند، پیاده سازی فرایندها و انتخاب پیمانکار بر اساس فرایند برگزاری مناقصه، واقعاً تاکنون علیرغم هزینه های بالایی که بر روی دست سازمان ها گذاشته است، تاکنون نتایج خوشایند و خروجی های با کیفیت قابل قبولی برای کارفرما نداشته است. شاید یکی از دلایل این امر اثربخشی بسیار پایین فرایند برگزاری مناقصه خصوصاً در سازمان های دولتی به ویژه در مورد اینگونه پروژه ها است. همیشه گفته ایم شرکت های پیمانکاری که وقتشان آزادتر است و میتوانند مستندسازی بهتری برای مناقصه داشته باشند احتمال برنده شدن بالاتری دارند.
- بسیاری از شرکت های مشاوره مدیریت فعال در این حوزه متاسفانه فاقد دانش، مهارت و تجربه کافی در حوزه مدیریت ومدلسازی فرایند هستند. چنانچه شرکتی نیز در این زمینه نسبتاً قوی باشد، کاملاً فاقد تجربه در حوزه فناوری اطلاعات است. منظور از دانش یک شرکت مشاوره در حوزه فناوری اطلاعات بطور خاص تخصص بر روی پیاده سازی فرایندها از طریق مکانیزاسیون و نرم افزارهای BPMS است. گاهاً مشاهده شده است اینگونه شرکت ها برای جبران خلاء و ضعف دانشی و مهارتی خود در حوزه فناوری اطلاعات، نرم افزارهای BPMS را بسیار کم اهمیت جلوه داده و پشت این جمله بیل گیتس پنهان میشوند که مکانیزه کردن یک فرایند غلط سرعت اشتباه کردن را بیشتر میکند. این درحالیکه است که کاملاً منطقی است ابتدا باید اشتباهات را اصلاح و سپس فرایند را مکانیزه کرد یا اینکه باید با سخت گیری بیش از حد همه فرایندها را به سمت اصلاح و بازنگری سوق داد؟! خوب اگر این اتفاق رخ دهد (اول بازنگری و اصلاح همه فرایندها بعد پیاده سازی) جنس پروژه مدیریت فرایند به مهندسی مجدد تبدیل میشود که نرخ بالای شکست این پروژه ها در سطح دنیا زبان زد خاص و عام است. فقدان دانش در حوزه فناوری اطلاعات در شرکت های مشاوره مدیریت باعث بروز یک اشکال اساسی دیگر میشود و آن این است که سطح مدل های فرایندی ایجاد شده کلان بوده و هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری خواهند داشت و عملاً یک سری نقاشی بی مصرف تولید شده است.
- از سوی دیگر بسیاری از شرکت های فعال در حوزه فناوری اطلاعات و فروشندگان BPMS فاقد دانش و مهارت در حوزه مدیریت فرایند هستند و مانند مشاورین فرایندی که اعتقاد به BPMS ندارند از آن طرف بوم بر زمین افتاده اند. یعنی تمام داستان مدیریت فرایند را در BPMS خلاصه میکنند که این نگاه نیز غلط است.
خوب با این شرایط راه حل چیست؟
کاملاً بر خلاف بسیاری از حوزه های دیگر که میتوان با برون سپاری به کیفیت بالاتری از خدمات و محصولات مورد نظر دست یافت، تجربیات متعدد به ما ثابت کرده است کیفیت کارهای برون سپاری شده در حوزه مدیریت فرایند، مهندسی مجدد فرایند، پیاده سازی فرایندها و سایر موارد مشابه خیلی بالا نیست و هزینه های بسیاری نیز به سازمان تحمیل میکند.
درون سپاری و انجام فعالیت های مربوط به مدیریت فرایند کاملاً نسبت به برون سپاری از کیفیت بالاتری برخوردار است. شاید یکی از دلایل این امر این باشد که اگر خود سازمان و افراد داخلی آن درگیر پروژه مدیریت فرایند شوند، به دلیل شناخت بیشتر سازمان کیفیت کارشان مطلوب تر خواهد بود. همچنین به این دلیل که صرفاً به دنبال ترسیم یک سری فرایند نبوده و رسیدن به مزایای مدیریت فرایند (افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها، مشتری مداری بیشتر، بقاء ، چابکی و…) که با تکمیل چرخه مدیریت فرایند (مدلسازی، تحلیل، پیاده سازی، کنترل) حاصل میشود برایشان از شرکت های پیمانکار حائز اهمیت تر است.
همچنین هزینه های انجام پروژه های مدیریت فرایند با استفاده از منابع داخلی سازمان بسیار بسیار کمتر از برون سپاری اینگونه پروژه ها به شرکت های پیمانکاری است.
نگارنده: محمد رمضانی