کاربرد سیستم مدیریت فرایند (BPMS) در مبارزه با فساد اداری
در مطلب قبل مقدماتی در مورد کاربرد سیستم مدیریت فرایند (BPMS) در مبارزه با فساد اداری ارائه شد. در این مطلب که به قلم پروفسور آوی لئونارد و هانک پرتورویوس است ادامه توضیجات را مطالعه خواهید کرد.
استفاده از فناوری اطلاعات برای حاکمیت شرکتی بهتر
کینگ در کتاب خود تحت عنوان “شهروند سازمانی: حاکمیت برای همه نهادها”، میگوید که استفاده از فناوری اطلاعات باید برای رسیدن به اداره بهتر و موثرتر شرکت افزایش یابد. کینگ معتقد است که این راه نهایی برای دستیابی به موفقیت حاکمیت شرکتی ۲۴ ساعته در سراسر جهان بدون مرز امروز است. به زبان خود وی:
“خواسته یا ناخواسته، ما عضو عصر اطلاعات هستیم. فناوری اطلاعات تبدیل به نور غایی در رابطه با شفافیت و حکمرانی شده است. استفاده از فناوری اطلاعات در دنیای کسب و کار نه تنها توانمندساز است، بلکه از اهمیت راهبردی برخوردار است. از طریق این نقش استراتژیک، فراگیر شده است.”
علاوه بر این فناوری اطلاعات یک عامل تجاری است که از اهمیت استراتژیک برای یک کسب و کار برخوردار شده است و هنگامی که با اهداف کسب و کار سازگار باشد، ارزش مطلوبی را برای کسب و کار فراهم میسازد. استفاده از فناوری اطلاعات در حاکمیت علاوه بر این تبدیل به یک راه محبوب برای اطمینان از پاینبدی به قانون شده است.
اگر چه رعایت قوانین و مقررات بسیار پر هزینه و زمان گیر است، باعث تنظیم بیش از حد میشود و همیشه برای کسب و کار ایجاد ارزش نمیکند، تحقیقات نشان داده است که فرآیندهای کسب و کار را میتوان به آسانی در یک BPMS به عنوان یک ابزار IT به کار گرفت تا از مزایای فرصتهای بازار جدید بهره مند شد. کمیته ی اجرایی استرالیا میگوید که مدیریت فرایند کسب و کار “… یک روش ساختاریافته، منسجم و سازگار برای درک، مستند سازی، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، شبیه سازی، اجرا و تغییر مداوم فرآیندهای کسب و کار سر به سر و همهی منابع درگیر با توجه به سهم خود در بهبود کسب و کار به حساب می آید.”
بنابراین، BPMS فرصتی برای دست یافتن به موقع به اهداف تجاری و شرکتی فراهم میسازد، برخلاف سازوکارها و اقدامات فعلی. بیشتر نشان داده شده است که شرکتهایی که فرآیندهای کسب و کار خود را با استراتژی سازمانی خود همراستا میکنند و فرایندهای عملیاتی موثر دارند، در استفاده از فرصتهای بازار جدید بهتر از سایر شرکتها عمل میکنند. در حمایت از این استدلال، گفته شده است که استراتژی به طور ضمنی یا صریح مسیر یک شرکت را تنظیم میکند. فرایندها، افراد و تکنولوژی مایه ی حیات استراتژی هستند. با این سه نهاد، یک سازمان میتواند تواناییهای اصلی خود را برای حفظ مزیت رقابتی بازار ایجاد کند. بنابراین، هنگامی که قابلیتهای اصلی در یک سازمان شناسایی میشوند، این قابلیتها را میتوان در یک پیکربندی فرآیندی جای داد که میتواند در یک BPMS به کار گرفته و اجرا شود. به این ترتیب استراتژی را میتوان با استفاده از یک BPMS به عنوان یک ابزار IT برای حمایت از کسب و کار محقق ساخت، که منجر به افزایش ارزش کسب و کار میشود. Financial Express به این نتیجه میرسد:
“بنابراین نیاز به یک روش جامع مدیریت فرآیند کسب و کار است. لازمه ی آن این است که هر فرایند تجاری با جزئیات و حداکثر وضوح مستندسازی شود. تمام ریسکهای احتمالی، چه مالی، چه استراتژیک، چه مبادله ای یا عملیاتی، باید شناسایی شوند و کنترلهایی برای کاهش این ریسکها باید ایجاد شود. این فرایندها باید به طور پیوسته حسابرسی شوند تا اجرای مناسب آنها تضمین و ضعفها شناسایی شوند. در نهایت، فرایندها باید به منظور اصلاح نقاط ضعف شناسایی شده بازتعریف شوند و به این ترتیب، فرآیندها به طور مداوم بهبود یابند.”
هنگامی که مدیریت فرایند کسب و کار در حوزه ی اداره شرکتها از طریق استفاده از BPMS به کارگرفته میشود، مدیریت فرآیند کسب و کار نقش هدف و ماهیت دوگانه ای خواهد داشت. مورد اول بهبود عملکرد کسب و کار است. دوم، بهبود حاکمیت شرکتها است. بنابراین مدیریت فرآیند کسب و کار سهم مهم و حیاتی در زمینه حاکمیت شرکتها دارد، زمانی که در دنیای کسب و کار مورد استفاده و کاربرد قرار میگیرد.
در سراسر جهان، حاکمیت شرکتی به علت عدم موفقیت شرکتهایی مانند Enron، WorldCom و Parmalat به شدت مورد انتقاد قرار گرفته است. بسیاری از نویسندگان معتقدند که مکانیزمهایی که در پاسخ به این شکست ها معرفی شدهاند، هزینهبر و وقت گیر هستند، باعث تنظیم بیش از حد میشوند و همیشه باعث ایجاد ارزش برای کسب و کار نمیشوند.
کینگ میگوید که استفاده از فناوری اطلاعات باید برای دستیابی به حاکمیت شرکتی بهتر و موثر تر افزایش یابد. BPMS یک ابزار IT است که فلسفه بهبود مستمر مدیریت فرآیند کسب و کار در پس آن قرار دارد. مدیریت فرآیند کسب و کار دارای نقش، هدف و طبیعت دوگانه است: بهبود عملکرد کسب و کار و بهبود حکمرانی شرکت.
همچنین، برای بهبود حاکمیت شرکتها، یک سیستم BPM مناسب باید از اصول مدیریتی خوب پشتیبانی کند (اگر چه در تحقیقات فعلی این موضوع مطرح نشده است). اصول حاکمیتی خوب که توسط کینگ معرفی شده است ارتباط خاصی با شرایط آفریقای جنوبی دارد. اصول حاکمیتی خوب کینگ (منصفانه، مسئولیت پذیری، پاسخگویی، شفافیت، انضباط، استقلال، مسئولیت اجتماعی، رهبری و پایداری) بر اساس پایهای از صداقت و یکپارچگی فکری استوار است که به این معنی است که باید با صداقت و در راستای منافع شرکت عمل کرد.