طراحی معماری فرآیندها، اولین گام های مدیریت فرایند

معماری فرایند یک مدل مفهومی است که فرایندهای سازمان را نشان می­دهد و روابط بین آن­ها را تشریح می­کند. عموماً، این روابط از دو جهت تعریف می­شوند. از طرفی، فرایندها می­توانند رابطه ‌‌‌مصرف‌کننده-‌‌‌تولید‌کننده داشته باشند. این بدان معنی است که خروجی یک فرایند ورودی فرایند دیگر است.

در بخش اول کتاب که بصورت رایگان امکان دانلود آن برای شما وجود دارد، فرایند پیشنهاد قیمت-تا-سفارش و سفارش-تا-نقدینگی را توصیف کردیم. خروجی فرایند اول (سفارش­گذاری)، ورودی فرایند دوم است.

توجه داشته باشید که این همان روابط بالا به پایین است که قبلاً توضیح دادیم. از طرف دیگر، معماری فرایند، علاوه بر رابطه ‌‌‌مصرف‌کننده-‌‌‌تولید‌‌‌کننده بودن فرایندها، سطوح مختلف جزئیات را نیز تعریف می­کند، که در هرم شکل زیر نشان داده شده است.

بخشی از معماری که فرایند را در سطح ۱ پوشش می­دهد تحت عنوان “مدل کلان فرایند” یا ‌‌‌‌به‌طور ساده­ تر معماری فرایند در سطح ۱ شناخته می­شود. این سطح، فرایندهای اصلی را در یک سطح خیلی خلاصه نشان می­دهد. ‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌هر‌یک از عناصر مدل کلان فرایند به یک فرایند کسب ­وکار مشخص در سطح ۲ اشاره دارد. سطح ۲ فرایندها را با جزئیات بیشتری نشان می­دهد، اما هنوز هم کاملاً مختصر است.‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر‌عنصر درون سطح ۲ به یک مدل فرآیند در سطح ۳ اشاره می‌کند. مدل فرآیند در سطح سوم نشان‌‌‌‌‌‌‌دهنده جزئیات فرآیندها شامل جریان کنترل، داده‌های ورودی و خروجی و تخصیص افراد می‌باشد که در فصل‌های مدل­سازی در مورد آن بحث خواهیم نمود.

مهم­ترین چالش تعریف معماری فرآیند، تعریف مدل کلان فرآیند است، که همان استخراج فرآیندها در سطح یک است.

معماری فرآیندِ سطح یک باید قابل فهم باشد و در مرحله اول بیشتر از تقریباً ۲۰ دسته از فرآیندهای ‌‌‌‌کسب‌و‌کار شرکت را نمایش ندهد. علاوه بر این، باید به حدی کامل باشد که تمام کارکنان شرکت بتوانند از طریق کار روزانه خود با آن در ارتباط باشند و  فهم مشترکی از آن داشته باشند. بنابراین، تعریف معماری فرآیند به صورت سیستماتیک، با اقتباس از مدل کلان فرآیند مهم است.

چندین منظر و رویکرد جهت تعریف معماری فرآیند وجود دارد. در اینجا، ما بر روی روش توسعه یافته توسط دیکمن تمرکز خواهیم کرد.

این روش خاص، منجر به ایجاد معماری فرایند سطح یک در دو جنبه case type و عملکرد ‌‌‌‌کسب‌و‌کار می‌شود. جنبه case type، انواع موارد انجام شده توسط یک سازمان را ‌‌‌طبقه‌بندی می‌نماید.  case چیزی است که یک سازمان (یا بخشی از آن) انجام می‌دهد. case، محصول یا ‌‌‌‌سر‌ویسی است که توسط سازمان به مشتریان آن تحویل داده می‌شود، برای مثال بیمه (یک ‌‌‌‌سر‌ویس) یا اسباب بازی (یک محصول).

توجه داشته باشید که بسته به بخشی از سازمان که معماری فرایند در آن طراحی شده است، caseها می‌توانند بیانگر محصولات یا ‌‌‌‌سر‌ویس‌هایی باشند که به مشتریان سازمان تحویل داده می‌شوند. آن­ها همچنین می‌توانند به محصولات یا خدماتی اشاره کنند که توسط یکی از بخش‌های سازمان به بخش دیگری تحویل داده می‌شود. برای مثال، ایجاد یک محل کار برای کارمند جدید توسط دپارتمان تجهیزات.

caseها را می‌توان با‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر‌تعداد متعلقات، به صورت دلخواه دسته‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌بندی نمود. برای مثال، یک شرکت بیمه را می‌توان ‌‌‌‌بر‌اساس‌ نوع محصول (بیمه منازل، بیمه اتومبیل و بیمه عمر) و یا ‌‌‌‌بر‌اساس‌ کانال­هایی (تلفن، دفتر و اینترنت) که شرکت برای ارتباط با مشتری استفاده می‌نماید، ‌‌‌طبقه‌بندی نمود. ترکیب این متعلقات را نیز می‌توان برای ‌‌‌طبقه‌بندی caseها بکار برد. در مثال بیمه، case‌ها را می‌توان ‌‌‌‌بر‌اساس‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ هر‌دو نوع محصول و کانال (بیمه منازل از طریق تلفن، بیمه منازل از طریق دفتر، بیمه اتومبیل از طریق تلفن و غیره) ‌‌‌طبقه‌بندی نمود.

جنبه عملکرد، عملکرد یک سازمان را ‌‌‌طبقه‌بندی می‌نماید. عملکرد به زبان ساده چیزی است که سازمان انجام می‌دهد. ‌‌‌‌عموماً، یک تجزیه سلسله مراتبی از عملکرد را می‌توان به صورت زیر ایجاد نمود: یک عملکرد شامل چند عملکرد فرعی، که در مرحله بعد شامل عملکردهای فرعی­تر می‌باشد و به همین صورت تا پایان. برای مثال، یک شرکت تولیدی عملکردهای خرید، ‌‌‌تولید ‌و فروش را انجام می‌دهد. عملکرد خرید را می‌توان به دو عملکرد انتخاب فروشنده و تدارکات عملیاتی تجزیه نمود.

شکل پایین یک مثال از معماری فرآیند ‌‌‌‌کسب‌و‌کار برای یک بندرگاه را نشان می‌دهد که از جنبه‌های case type و عملکرد برای ساختن فرآیندهای آن استفاده شده است.

این شکل، سازمان فرآیندها را از جنبه case type در سطح عمودی و از جنبه عملکرد ‌‌‌‌کسب‌و‌کار در سطح افقی نشان می‌دهد. جنبه عملکرد نشان‌‌‌‌‌‌‌دهنده فعالیت­هایی است که سازمان انجام می­دهد: مدیریت فعالیت­ها پیش از ورود کشتی‌ها، که شامل اطلاعاتی در مورد زمان رسیدن کشتی و ‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌بار حمل شده توسط آن می­شود؛ مدیریت کشتی‌هایی که به بندر رسیده‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌اند، که شامل هدایت کشتی تا لنگرگاه می‌شود؛ و غیره.

جنبه case type، انواع مواردی که سازمان اداره می‌کند را نشان می‌دهد، مانند: کشتی‌های دریایی، کامیون‌ها، قطارها و ‌‌‌‌‌‌‌حمل‌و‌نقل داخلی بوسیله قایق­ها. سه فرآیند با استفاده از عملکردهای مختلف وجود دارد که برای ادارهcase typeها ایجاد می‌شوند. این سه فرایند برای پوشش عملکردها و case typeها مختلف نشان داده شده است. فرآیند برنامه ریزی ورودی برای مدیریت فعالیت­ها پیش از ورود کشتی‌های دریایی استفاده می‌شود. فرآیند مدیریت ورودی برای اداره ورود و حمل از کشتی‌های دریایی استفاده می‌شود و فرآیند مدیریت خروج برای انتقال از کشتی به کامیون‌ها، قطارها و قایق­ها استفاده می‌شود.

برای رسیدن به معماری فرایند ‌‌‌‌کسب‌و‌کار به معنای مشابهی که در اینجا توضیح داده شد، ما رویکردی را پیشنهاد می‌کنیم که شامل چهار مرحله زیر است:

1. شناسایی case typeها
2. شناسایی عملکردهای case type
3. ایجاد یک یا چند ماتریس عملکرد/case
4. شناسایی فرآیندها

برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management)