چرا ارزیابی بلوغ فرآیندهای کسب و کار مهم است؟

مفهوم «بلوغ» یا «Maturity» اولین بار توسط Philip Crosby در سال 1979 مطرح شد. مفهوم بلوغ در ادبیات مدیریتی به عنوان راهی برای ارزیابی «وضعیت کامل بودن، بی نقص بودن یا آماده بودن» و «تکامل، تکمیل رشد و توسعه» پیشنهاد شده است (انتشارات دانشگاه آکسفورد، 2004)

بلوغ فرآیند به معنی توانایی ذاتی فرآیند در ارائه و یا تولید نتایج برنامه ریزی شده و مورد انتظار است. بنابراین هرچه بلوغ یک فرآیند افزایش یابد، قابلیت پیش بینی و اندازه گیری آن فرآیند افزایش یافته و در نتیجه مهم ترین علت های کیفیت پایین خروجی های فرآیند حذف شده یا تغییر می کند. همچنین یک مدل بلوغ فرآیند، مجموعه ای ساختار یافته از عناصری است که ویژگی های فرآیندهای اثربخش در یک سازمان را نشان داده و مسیر بهبود فرآیندهای نابالغ به سوی فرآیندهای بالغ را تشریح می­نماید. مدل های بلوغ به عنوان مبنای ارزیابی و مقایسه ای برای بهبود فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار می گیرند (کورتیس، 2006؛ فیشر، 2004). این مدل ها به سازمان ها کمک می­کنند تا بصورت مستمر امکان بهبود فرآیندهای خود را فراهم نمایند.

سطوح استفاده از مدل های بلوغ فرایند

مدل های بلوغ فرآیند در سه سطح مورد استفاده قرار می گیرند:

• توصیفی: ارزیابی وضعیت موجود از نقاط قوت و ضعف را انجام می دهد.
• تجویزی: نقشه راه برای ایجاد بهبود و دسترسی به سطح بلوغ مطلوب را فراهم کرده و اقدامات لازم را پیشنهاد می نماید.
• مقایسه ای: امکان الگوبرداری از استانداردهای صنعت و سایر سازمان های پیشرو را امکان پذیر می نماید (جستون و همکاران، 2006)

ضرورت پرداختن به ارزیابی بلوغ فرآیندهای کسب و کار چیست؟

به طور کلی ضرورت های پرداختن به بلوغ فرآیندهای کسب و کار را می توان بصورت زیر برشمرد:

• شناسایی ریسک/ ضعف های فرآیندی: سازمان استانداردهای کمی برای ارزیابی سطح بلوغ فرآیندهای کسب‌وکار خود دارد و به روش ‌های اثبات‌شده نیاز دارد تا ضعف ها و ریسک های فرآیندی را برای دستیابی به اهداف کسب‌وکار به خوبی شناسایی کند.

• شناخت فرآیندهای کاربردی: سازمان روش‌های اثبات‌شدۀ کمی در اختیار دارد تا بتواند ارزیابی درستی از این موضوع داشته باشد که کدام فرآیندها به طور کاملاً واقعی در حال اجرا هستند و کدام یک در حد یک مدل و نقشه فرآیندی باقی مانده اند. توجه داشته باشید که بی توجهی به این موضوع و استفاده نکردن از آن، اعتبار سیستم را به خطر می‌اندازد.

• کاهش پیچیدگی سیستم های سازمانی: سازمان اغلب نمی داند که رشد و گسترش طبیعی سازمان منجر به ایجاد روش‌های متعددی برای انجام وظایف مشابه می گردد. اما ایجاد فرآیندهای استاندارد و با قابلیت سفارشی‌سازی، الزامات برنامه‌های کاربردی سازمانی را ساده تر کرده و در نتیجه پیچیدگی سیستم‌های سازمانی را کاهش می‌دهد.

• ارزیابی قابلیت تأمین کنندگان: سازمان‌ها اغلب روش‌های اثبات‌شده ای برای ارزیابی قابلیت تأمین کنندگان برای ارائه خدمات برون سپاری شده IT و سایر خدمات کسب و کار در چارچوب ادعا شده در یک طرح پیشنهادی را ندارند. علاوه بر این، سازمانها نیاز به یک پایه و بنیان اثبات‌شده دارند تا الزامات قراردادی برای بهبود در فرآیندهای کسب‌وکار مرتبط با تأمین‌کننده را مشخص کنند.

• دستیابی به چابکی و کاهش هزینه های عملیاتی: مدیریت، به خطوط راهنمایی نیاز دارد تا با بکارگیری صحیح مبانی فرآیندها به چابکی و کاهش هزینه های عملیاتی دست یابد.

• ارائه استاندارد توسط موسسات معتبر بین المللی: موسسات معتبر بین المللی نظیر OMG، APQC، گارتنر، SAP و … هرکدام استاندارد مربوط به خود را برای ارزیابی بلوغ توسعه داده اند و همین امر گواهی برای اهمیت پرداختن به این موضوع می باشد.

کارکردهای مدل ارزیابی بلوغ فرآیندهای کسب و کار چیست؟

یک مدل بلوغ موارد زیر را در اختیار ذینفعان خود قرار می‌دهد:

• چارچوبی برای اولویت‌بندی اقدامات بهبود
• بهینه کاوی و ارزیابی مقایسه ای سازمان های فعال در زمینه های مختلف
• نقطه‌ای برای آغاز فعالیت‌های بهبود
• بهره‌مندی از تجارب قبلی و به‌دست آمده توسط دیگران
• ایجاد زبان و چشم‌انداز مشترک در فعالیت‌های بهبود
• شیوه‌ای برای تعریف ابزارهای بهبود در سازمان

گستره مدل های موجود در ارزیابی بلوغ فرآیندهای کسب و کار

بررسی تاریخچه‌ پیدایش مدل های بلوغ فرآیندی، بیانگر تعداد و تنوع بالای این مدل ها است تا جایی که تعداد این مدل ها به بیش از 200 عدد هم می رسد و هرکدام مبنایی برای ارزیابی داشته و از ادغام برخی از این مدل ها، مدل یکپارچه ای ایجاد شده است. در زیر فهرست برخی از مطرح‌ترین مدل‌های بلوغ بدون در نظر گرفتن ترتیب زمانی تدوین آن‌ها ارائه می­شود:

• Capability Maturity Model Integration (CMMI)
• Capability Maturity Model for Software (SW-CMM)
• People Capability Maturity Model (P-CMM)
• Software Acquisition Capability Maturity Model (SA-CMM)
• Software Engineering Capability Maturity Model (SE-CMM)
• Integrated Product Development Capability Maturity Model (IPD-CMM)
• IT Service Capability Maturity Model (IT Service CMM)
• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)
• Services Maturity Model
• Self-Assessment Maturity Model (SAMM)
• Testing Maturity Model (TMM)
• Web Services Maturity Model
• Security Maturity Model (SMM)
• Operations Maturity Model
• e-Learning Maturity Model
• e-Government Maturity Model
• Earned Value Management Maturity Model (EVM3)
• Outsourcing Management Maturity Model
• Change Proficiency Maturity Model
• Performance Engineering Maturity Model
• IT Architecture Maturity Model
• Information Process Maturity Model
• Project Management Maturity Model (PMMM)
• Learning Management Maturity Model (LM3)
• Automated Software Testing Maturity Model
• Website Maturity Model
• PM2 Maturity Model
• Usability Maturity Model
• Software Reliability Engineering Maturity Model
• System Security Engineering Capability Maturity Model
• Configuration Management Maturity Model
• Business Process Maturity Model (BPMM)

انتخاب مدل مناسب بلوغ فرآیند

حال با وجود این تعداد بالا از مدل های بلوغ، سوالی که پیش می آید این است که چطور مدل متناسب با اهداف خود را پیدا کنیم. انتخاب یک مدل مناسب برای ارزیابی بلوغ فرآیندهای یک کسب و کار به زمینه کاری، محیط سازمانی و اهداف تجاری آن کسب و کار بستگی دارد. از دیگر نکات قابل توجه در انتخاب مدل مناسب، توجه به ویژگی­های خود مدل می­باشد. برخی از ویژگی­های مد نظر در خصوص انتخاب مدل مناسب ارزیابی بلوغ فرآیندهای کسب و کار عبارتند از:

• ارتباط مدل ارزیابی بلوغ با حیطه‌ی عملکردی کسب و کار
• پشتیبانی فنی از مدل و به‌روز بودن محتوای ارائه شده (منسوخ نبودن مدل)
• دسترسی به متدولوژی و برنامه عملیاتی جهت پیاده سازی مدل

نویسنده: علیرضا لاری