سیستم مدیریت فرآیند کسب وکار

نوعی از مکانیزاسیون فرآیندها که به طور خاص در کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند مد نظر است، از دانش نحوه ارتباط فعالیت فرآیندهای مختلف با هم بهره می­برد. بعبارت دیگر، سیستم­های اطلاعاتی که ما مد نظر داریم، از نوع فرآیند-آگاه هستند. گروه اصلی این سیستم­های اطلاعاتی فرآیند-آگاه که در مورد آن صحبت خواهیم کرد سیستم­هایی هستند که به اصطلاح سیستم­های مدیریت کسب­ وکار (BPMS) نامیده می­شوند. انواع دیگری از سیستم­های فرآیند-آگاه نظیر مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه ­ریزی منابع سازمانی (ERP) نیز وجود دارند. ویژگی اصلی BPMSها این است که برای هماهنگ کردن فرایند، از توصیف واضحی از فرآیندهای کسب­ وکار در قالب مدل فرایندی، استفاده می­کند. بر اساس این مفهوم، BPMSها، برای هر فرآیند و از هر نوعی قابل طراحی هستند.

هدف سیستم مدیریت فرآیند کسب وکار چیست؟ 

هدف BPMS، هماهنگ نمودن فرآیند مکانیزه کسب ­وکار است. به گونه ­ای که همه کارها در زمان درست و بوسیله منابع درست انجام شوند. برای درک بهتر این موضوع، خوب است درنظر داشته باشید، BPMS به نوعی شبیه به سیستم­های مدیریت پایگاه داده (DBMS) هستند. DBMS یک بسته نرم­ افزاری استاندارد عام است که فروشندگان بسیاری نظیر Microsoft SQL Server ، IBM DB2 یا Oracle Database آن­را به صورت­های گوناگون عرضه می­کنند. با DBMS، امکان ثبت داده ­های خاص شرکت بصورت ساخت ­یافته بدون اینکه حتی لازم باشد به این موضوعات پرداخته شود که بازیابی و ذخیره داده ­های سیستم به چه صورت انجام می شود، وجود دارد، چرا که انجام این وظایف را امکانات استاندارد سیستم به­ عهده دارد. البته از بعضی جهات، لازم است DBMS پیکربندی شود، داده­ ها در سیستم ثبت شوند و به صورت دوره ­ای سیستم و محتوای سیستم با نیاز واقعی هماهنگ گردد.

به طور مشابه BPMS هم یک نوع استاندارد از سیستم نرم ­افزاری است. فروشندگان BPMS های مختلفی را با مجموعه ­ای از ویژگی­های متنوع که سرتاسر چرخه عمر فرایند گسترده است، عرضه می­کنند. از سیستم­های ساده که تنها طراحی و اتوماسیون فرآیندهای کسب ­وکار را به ­عهده دارند تا سیستم­هایی پیچیده ­تری که حتی قابلیت هوشمندی فرآیندها (نظیر پایش پیشرفته و فرآیند کاوی)، پردازش وقایع پیچیده، قابلیت SOA و یکپارچگی با نرم ­افزار شبکه­ های اجتماعی یا نرم­ افزار یک فروشنده دیگر را نیز مدنظر دارند. علی­رغم قابلیت­های متنوعی که BPMS ارائه می­کند، ویژگی اصلی چنین سیستم­های نرم ­افزاری، در مکانیزه کردن فرآیندها خلاصه می­گردد.

به کمک BPMS و با استفاده از امکاناتی که سیستم فراهم می­کند، پشتیبانی از اجرای یک فرآیند مشخص کسب ­وکار امکان­پذیر می­گردد. به هر حال ضروری است که ثبت یک فرآیند کسب­ وکار به ترتیبی صورت گیرد که قابل استفاده توسط BPMS باشد، یعنی این­که BPMS اجرای آن را پشتیبانی کند. یکی از نکات مهم این است که از لحظه ­ای که فرآیند به فرمتی که توسط BPMS قابل استفاده است درمی آید، توصیف فرایند باید به روز نگهداشته شود تا امکان پشتیبانی از فرآیند در طول زمان فراهم شود.

در گذشته، قبل از به وجود آمدن BPMS ها، ابزارهای زیادی وجود داشتند که تمرکز اصلی آنها بر مکانیزه کردن فرآیند بود، اما به هوشمندی فرآیند توجهی نداشتند و پشتیبانی اندکی از مدل­سازی فرآیند داشتند. این ابزارها، تحت اسم سیستم­های مدیریت گردش کار (WfMS) ، شناخته می­شدند. با گذشت زمان، بسیاری از این ابزارها تکامل یافتند و به BPMS گرایش پیدا کردند.

به ­علاوه ابزارهای شدیداً مستقلی وجود دارند که یکی از ویژگی­های BPMS پیشرفته را تحت پوشش قرار می­دهند. مانند ابزارهای مدل­سازی فرایند، ابزارهای شبیه سازی فرایند و ابزارهای تحلیل فرایند مستقل از جمله این نرم افزارها هستند. همه این ابزارها، در بخش­های مختلف پشتیبانی از چرخه عمر BPM ارزش ایجاد می­کنند، اما عموماً در مکانیزه کردن فرآیند کمکی نمی­توانند بکنند.

این نوشته بخش هایی از فصل ۹ کتاب Fundamentals-of-Business-Process-Management بود. قابل ذکر است که ترجمه فصل های ۵ تا ۱۰ این کتاب توسط مدرسه مدیریت فرایند در مراحل پایانی است که به زودی به اطلاع علاقه مندان خواهد رسید. 

لطفا توجه نمایید: یکی از مهم ترین مطالبی که در این فصل از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند به ان پرداخته شده است توضیحاتی در این خصوص است که در یک مدل فرآیندی کسب­ وکار گرا، (شبیه به همان مدل­هایی که تا به حال دیده_­ایم) چه تغییراتی باید صورت بگیرد تا قابل اجرا شدن و اجرا در یک BPMS شود.