داستان موفقیت یک شرکت ایرانی در استفاده از Bizagi BPMS

 

در این مطلب داستان موفقیت یکی از مجهزترین و مهندسی ترین شرکت های حوزه تحقیق، آزمایش و پژوهش کشور را در استفاده از نرم افزار BPMS بیز ای جی را مطالعه مینمایید.

بنا به دلایلی از قید کردن عنوان این مجموعه اجتناب شده و از عبارت مرکز A برای آن استفاده میشود.

 

مرکز a قبل از تجهیز به BPMS:

برخی از چالش­های اساسی این مرکز پیش از تجهیز به BPMS عبارت بودند از:

• حجم زیاد درخواست­های برای ایجاد و تغییر سیستمها و فرآیندها به دلیل استفاده از روش سنتی و برنامه نویسی بر اساس نیازهای موجود سازمان از دغدغه­ های اصلی واحد فناوری اطلاعات محسوب می­شد.
• مشغول بودن ذهن افراد و متخصصین واحد فناوری اطلاعات صرفاً به مسائل فنی مرتبط با برنامه نویسی فرصت کافی به متخصصین جهت اخذ تصمیمات کلان­تر نمی داد.
• دغدغه در بحث اعمال تغییرات در سیستم­ها به دلیل تغییرات زیاد فرایندها و کسب و کار
• قابل پیگیری نبودن بعضی از درخواست­ها در سازمان
• مشکل بودن سنجش زمان انجام فعالیت­ها و فرایندها در سازمان

 

تجربه های قبل از شروع بکار با BPMS

تیم نرم افزاری مرکز a در ابتدا به سراغ گردش کار موجود در SharePoint رفتند ولی به دلایل مختلف از جمله عدم توانایی آن در مدل کردن فرایندهای پیچیده، مشکل مدیریت نسخ و Versioning، سخت و طولانی بودن ساخت فرایندها، توانایی نسبتاً پایین در یکپارچگی و …. انتظارات آنان برآورده نشد.

 

سپس تلاش خود را بر روی سیستم­های Skelta و Global360 آغاز کردند. که بمنظور بررسی دقیق و همه جانبه این موضوع یک پروژه بهبود در سیستم مدیریت تعالی سازمان تعریف شد که هدف آن بررسی، Benchmarking و در نهایت انتخاب یک راه حل مناسب و جامع جهت رفع نیازهای فعلی و آتی آن بود.

 

یکی از آلترناتیوهای بررسی شده در این پروژه سیستم مدیریت فرآیندهای Bizagi بود که در نهایت پس از بررسی دقیق فنی و Benchmarking عملی و در نهایت انتخاب گردید.

 

نتایج حاصل از اجرای BPMS

از طریق سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) بیز ای جی طیف وسیعی از فعالیت­ها و فرایندهای مرکز a مکانیزه گردیده است.

 

برخی از مهم­ترین فرایندهای مکانیزه شده به تفکیک گروه فرایندی به قرار زیر است:

• فرایندهای بازرگانی نظیر درخواست خرید خدمات و درخواست کالا
• فرآیندهای مرتبط با درخواست آزمایش مرکز a
• فرآیندهای مربوط به Help Desk و کمیته فناوری اطلاعات
• فرآیندهای فنی مانند تحویل و انتشار مدارک فنی و درخواست کار و تحویل کار
• فرایندهای اداری بطور کامل نظیر ارائه پیشنهاد، اضافه کاری، انتقال دارایی ثابت، ماموریت، مرخصی، درخواست و تامین خودرو و…

 

کوتاه شدن فاصله و زمان تولید سیستم­ها و حذف صف در واحد تولید نرم افزار سازمان

با پیاده ­سازی سیستم مدیریت فرایندهای بیز ای جی واحد فناوری اطلاعات نسبت به درخواست های سازمان پاسخگو بوده و حتی از نیازهای سازمان جلوتر می باشد.

روش تولید نرم افزار در سازمان استاندارد شده و ذهن افراد بجای تمرکز بر کدنویسی بیشتر بر تحلیل بهتر فرآیندها تمرکز کرده و راه برای اخذ تصمیمات کلان هموار تر شده است.

 

مدیریت تغییرات

یکی از هزینه­ های اصلی نهفته در هر سازمانی اعمال تغییرات بر روی سیستم­های موجود می­باشد.

پس از استقرار سیستم Bizagi در این مجموعه، امکان ایجاد تغییرات در روند انجام فرآیندها که هزینه های بالایی را پیشتر به دنبال داشت به­ راحتی میسر شده و از تغییرات و بهبود اجرای روال های سازمانی استقبال بیشتری صورت می­گیرد. یکی از دغدغه های اصلی این مرکز وقتی نمود پیدا می­کرد که فرایندی می­بایست دستخوش تغییر شود و در عین حال تعدادی زیادی مورد باز از آن فرایند در حال اجرا بود.

به دلیل قابلیت بالای سیستم BPMS بیز ای جی در پشتیبانی از Versioning این دغدغه بطور کامل برطرف گردیده است.

 

کاهش خطای انسانی در انجام فعالیت­ها

پس از استقرار سیستم Bizagi و مکانیزه شدن بسیاری از فرایندهای این مرکز، به دلیل کانالیزه و استاندارد شدن فعالیت­ها، بسیاری از خطاهای انسانی حذف شده است و به عبارت بهتر به کاربر اجازه خطا داده نمی­شود.

 

امکان نظارت و پایش کاربران و واحدهای مختلف در سازمان

به دلیل وجود قابلیت رهگیری درخواست­ها و فرایندهای سازمانی و ثبت شدن همه اتفاقات در این سیستم، امکان نظارت بر عملکرد افراد و واحدهای سازمانی به راحتی امکانپذیر خواهد بود.

 

راه اندازی نرم افزار Bizagi در شرکت تراکتور سازی تبریز با مشاوره مدرسه مدیریت فرایند

 

اندازه ­گیری زمان انجام فعالیت­ها

سنجش زمان انجام فعالیت­ها و فرایندها همواره یکی از دغدغه­ های اصلی متخصصین فرایند در سازمان­ها بوده است. به دلیل اینکه همه اتفاقات در سیستم ثبت می­گردد، امکان سنجش زمان انجام فعالیت­ها و فرایندها فراهم شده است. به عنوان نمونه می­توان میزان رسوب کار در کارتابل افراد را مشخص و سعی در بهبود آن داشت.

 

پیگیری و ردگیری آسان درخواست­ها

هر درخواست توسط کاربر مربوطه و کلیه افرادی که در آن فرآیند دخیل بوده اند قابل پیگیری است. ریز فعالیت هر کاربر در فرآیند با زمان دقیق آن مشخص و قابل پیگیری است.

 

مشارکت کاربران

کاربران با وجود سختی اولیه در کار با سیستم جدید، پس از استقرار سیستم و شروع به کار، به دلیل سادگی و کاربرپسندی فوق ­العاده سیستم Bizagi ، نه تنها به سیستم جدید علاقمند شده بلکه خود اقدام به شناسایی گلوگاه­ها و بهبود فرآیندها نموده­اند.

کاربرپسندی سیستم Bizagi باعث گردیده است نه تنها افراد فنی این مرکز، بلکه حتی نیروهای خدماتی نیز برای انجام پاره­ای از امور، از طریق این سیستم اقدام می­نمایند.

 

یکپارچگی در سازمان

از آنجائیکه ارتباط سیستم بیز ای جی با سایر سیستمهای مورد استفاده در سازمان و امکان ارتباط با پایگاه های داده فعلی سازمان، امکان پذیر می­باشد، یکپارچگی Bizagi با سیستم­های قبلی کاملا میسر شده است.

 

گزارشات مدیریتی

افزایش سرعت، دقت و کیفیت کار، تسهیل و تسریع در ارائه گزارش‌ها به مدیریت و امکان کنترل و نظارت بر روند اجرای فرآیندها و اندازه گیری زمان انجام میسر شده است.