آیا BPM به مجری نیاز دارد؟
بله، مجریان یا تسهیل کنندگان بهبود فرآیند کسب و کار باید مهارت های فرآیند گروهی را بدانند، اما این تمام ماجرا نیست. چهار دسته مهارت برای مجری BPM در ادامه ذکر شده است.
مهارت های عمومی مجری گری
- راهنمایی جلسات گروهی که شامل گروه های دپارتمانی، تیم‌هایی با چندین مهارت یا گروه های خارجی هستند.
- تعامل داشتن با مدیریت ارشد و ارائه دادن به او
- برگزاری جلسات حضوری و مجازی
- برنامه ریزی، انجام و پیگیری جلسات
- مدیریت پویایی گروه
- مدیریت فرآیند و دور ماندن از محتوا
- بی طرف ماندن، در حالی که گوش می دهید و اعتماد سازی می کنید.
- حرکت دادن گروه به سمت اهداف جلسه
مهارت های متدولوژی BPM
- ساختن منشور
- مدلسازی فرآیند با همراهی گروه های بزرگ
- ایجاد نمودارهای فرآیند با استفاده از ابزارهای نرم افزاری
- استفاده از تکنیک های تجزیه و تحلیل فرآیند، و طراحی فرآیند
- شناسایی و جمع آوری داده ها
- همکاری و هماهنگی با IT
- تصمیم در مورد اینکه از کدام ابزارها و تکنیک های BPM و در چه زمانی استفاده شود
- استفاده از یک مخزن مشترک
- چگونگی اهمیت یکپارچگی داده ها و مدیریت داده ها در فرآیند
- در چه مواردی به ادغام با برنامه های دیگر نیاز است.
مهارت های بین فردی
- چگونه می توان پروژه را به کمک سرپرست پروژه، در مسیر خود قرار داد.
- چگونه در مدیریت تغییرات کمک کنیم.
مهارت های سیاسی
- شناسایی پرچم های قرمز در اقدامات BPI و مورد بررسی قرار دادن آنها با سرپرست پروژه و صاحب فرآیند
- نحوه کار کردن متناسب با فرهنگ
- مدیریت سازمان چه اهمیتی در رابطه با فرآیند دارد و نحوه درگیر کردن مدیریت
- در چه مواردی ادغام با سایر بخش ها / توابع لازم است.
نکاتی برای مجری تیم BPI
برای ساختن منشور
- مجری تیم و سرپرست پروژه باید با مالک فرآیند و در صورت امکان با اسپانسر اجرایی صحبت کنند.
- یک نمونه الگوی کامل شده جلوتر از موعد تهیه کنید.
- برای ۶۰-۹۰ دقیقه آتی برنامه ریزی کنید و آن را در همان زمان به انجام برسانید.
- در طول منشور، بخشهای الگو را دنبال کنید.
- اجازه ندهید صاحب فرآیند بیش از ۵-۱۰ دقیقه در مورد چالش ها صحبت کند.
- اجازه ندهید سرپرست پروژه هنگام انجام نقشه برداری سطوح بالا به حذف قسمتهای زائد بپردازد.
برای ترسیم نمودارهای فرآیند فعلی
- با یک نمونه واحد (یوزکیس) از فرآیند فعلی شروع کرده و آن را ترسیم کنید. ترسیم همزمان چندین نمونه، باعث ایجاد نمودارهای شلوغ و اسپاگتی شکل می شود.
- برای ادامه مسیر، از لیست I-4 به عنوان پارکینگ استفاده کنید.
- جهت کمک به تیم برای اتصال رویدادها به هم، مدام بپرسید “بعد چه اتفاقی میافتد؟”.
- همه افراد را برای شرکت در مدل خطوط شنا درگیر کنید، و یا به لیست های پارکینگ I-4 بیافزایید.
- هدف این است که مدل را به پایان برسانید (در عرض ۲ ساعت یا کمتر) و نه اینکه به عالیترین شکل برسید.
برای انتخاب اینکه کدام تکنیک تحلیلی باید استفاده شود
- چهار تکنیک مورد نیاز را انجام دهید (برای مدل سازی فرآیند )
- سپس ببینید آیا بر اساس اهداف بهبود صاحب فرآیند، به تکنیک های دیگری نیاز دارید یا خیر.
- داده های کمی را دریافت نموده و از آنها استفاده کنید.
- برای تجسم بخشیدن به تجزیه و تحلیل، یک مدل تجزیه و تحلیل بصری ایجاد کنید. صاحبان فرآیند و اسپانسرهای اجرایی به چنین مدلهایی بسیار علاقمند هستند.
برای مجری گری در یک محیط مجازی
- باید مستندات را روی صفحه به اشتراک بگذارید تا همه بتوانند آنها را ببینند.
- علاوه بر آن مستندات را بر روی صفحه ایجاد نمایید.
- کمی بیشتر وقت برای کار بگذارید و کل جلسه را حداکثر ظرف ۲-۳ ساعت تمام کنید.
- برای شروع، با هر یک از شرکت کنندگان تماس های متوالی داشته باشید.
- برای دریافت پاسخ از چندین شرکت کننده با آنها گفتگو کنید.
- اگر شرکت کنندگان برای چند دقیقه جلسه را ترک می کنند، باید به این گروه اطلاع دهند.
- با افراد در تماس باشید تا مطمئن شوید که همه در جلسه شرکت می کنند.
- برای گروه های کوچک جهت ارائه کار یا انجام کار به صورت آفلاین نقشهایی در نظر بگیرید.