این مطلب بخشی از پادکست میان ماتیاس کرچمر یکی از بنیانگذاران BPM-D و پیتر شوف، مدیر عامل BPM.com است. آنها در مورد چگونگی شناسایی و بهینه سازی فرآیندهای با تأثیر بالا بحث میکنند.
پیتر: چگونه فرآیندهای با تأثیر بالا را در یک سازمان شناسایی میکنید؟
ماتیاس: فرآیندهای با تأثیر بالا، فرآیندهایی هستند که اساساً برای تحقق استراتژی سازمان بسیار مهم می باشند. برای شناسایی آنها باید یک ایده بسیار کلیدی در مورد شکل ظاهری استراتژی خود داشته باشید و باید ساختار آن را طوری تنظیم کرده و عملیاتی کنید که بتوانید استراتژی و فرآیندها را به هم پیوند دهید. روش انجام این کار این است که استراتژی خود را تبدیل به درخت ارزش محور نمایید که ارزش های اصلی محرک را در مورد استراتژی کسب و کار شما مشخص میکند. به طور معمول ارزش های اصلی محرک، حدود شش تا ده ارزش خواهند بود.
سپس میبایست کلیه فرآیندهای اصلی خود را، که به طور کلی حدود ۱۵۰-۲۰۰ فرآیند هستند، برای توصیف کل سازمان شناسایی نمایید. این فرآیندها را با شناخت کامل سازمان خود و یا با استفاده از مطالب مرجعی که میتوانید در بازار پیدا کنید، میتوان به دست آورد.
پس از آنکه محرک های ارزش و فرآیندهای خود را مشخص کردید، برای هر فرآیند، تأثیر آن را بر روی هر یک از محرک های ارزش تعیین میکنید. مقدار این تأثیر میتواند تأثیر صفر، کم، متوسط یا زیاد باشد. پس از آن میتوانید تأثیر کل هر فرآیند کسب و کار را محاسبه نمایید.
تحقیقات نشان داده است که هر سازمان فقط به کمک ۱۵ تا ۲۰٪ از فرآیندهای خود با دیگران رقابت میکند. بنابراین با محاسبه تأثیر کلی، میتوانید ۱۵ تا ۲۰٪ از فرآیند های خود را که واقعاً باید روی آنها متمرکز باشید، شناسایی نمایید؛ زیرا آنها برای اجرای استراتژی کسب و کار شما بسیار مهم هستند.
پیتر: پس از آن که فرآیندهای با تأثیرگذاری بالا را شناسایی کردیم، چگونه میتوانیم آنها را بهبود بخشیم؟
متیاس: این فرآیندها برای موفقیت سازمان شما بسیار مهم هستند. بنابراین واقعاً ارزش انجام یک تحلیل دقیق را دارد تا بتوانید ایده کاملاً روشنی داشته باشید که کدام قسمت از اجزای فرآیند شما واقعاً برای مشتری مهم است، در چه بخش هایی مشتری آماده پرداخت پول برای آن فرآیندها است که باعث بهبود جنبه های کیفی میشوند. همچنین در ادامه خواهید دانست که کدام زیرشاخه ها بیشتر ماهیت اداری دارند و بنابراین مشتری واقعاً هیچ علاقه ای به آنها ندارد. چنین مولفه هایی از فرآیند براساس جنبه های کارآیی خالص مانند زمان و هزینه بهینه میشوند. در انتها شما فرآیندی را ایجاد میکنید که بالاترین کیفیت را در جایی که واقعاً مهم است و بالاترین کارایی را در جایی که بیش از همه اهمیت دارد، ارائه میدهد.
آن فرآیندهای تأثیرگذار همچنین هدفهای فوق العادهای برای نوآوری در فرآیند هستند. شما میتوانید از تکنیک هایی مانند تفکر طراحی برای ایجاد نوآوری در فرآیندهای مناسب استفاده نمایید. این بدان معنی است که شما از دیدگاه مشتری خود به فرآیند نگاه میکنید تا دیدی از بیرون نسبت به فرآیند داشته باشید. سپس بهتر است سایر فرآیندها یا حتی فرآیندهای دیگری از سایر صنایع را نیز که دارای ویژگی های مشابه هستند، بررسی کنید تا بتوانید روشهای موفقیت آمیز را به فرآیند مورد نظر خود منتقل نمایید و نیز نکات قابل توجهی از سایر صنایع بیاموزید. خواهید توانست ایدههای مبتکرانه را روی پروتوتایپ ها اجرا کنید و نتایج سریع و آموزندهای به دست آورید. سپس مسیر خود را پیرامون فرآیندهای موثر توسعه میدهید تا افراد را به سمت نوآوری سوق دهید. فرآیندهای با تأثیر بالا، اهدافی عالی برای نوآوری در فرآیند هستند.
پیتر: بسیار منطقی است، در حال حاضر برخی از اشتباهات اساسی که شرکت ها هنگام تلاش برای شناسایی فرآیندهای مورد نظر خود مشاهده کرده اند چیست؟
متیاس: بسیاری از شرکت ها اقدامات مربوط به بهبود فرآیندهای خود را کم و بیش براساس معیارهای فرصت جویانه شناسایی میکنند. به عنوان مثال: رئیس منابع انسانی پیامی در رابطه با بهبود فرآیند دریافت میکند؛ بنابراین بودجه کمی فراهم میکند تا بتواند فرآیند حقوق و دستمزد را بهبود بخشد؛ یا بخش تدارکات پول باقی مانده کمی در اختیار دارد و میخواهد فرآیند تهیه ملزومات اداری را بهبود بخشد. در چنین مواردی مطمئناً میتوانید آن فرآیندها را بهبود ببخشید، حتی ممکن است نتایج خوبی نیز بدست آورید اما چنین اقداماتی واقعاً کسی را در شرکت تحریک نمیکند؛ زیرا این فرآیندها تاثیری واقعی بر استراتژی کلی و شرایط رقابتی شما ندارند.
بنابراین یک اشتباه بزرگ این است که تنها درخواستهای فرصت طلبانه افراد مختلف در سازمان را دنبال کنیم. یک اشتباه بزرگ دیگر که یک شرکت ممکن است در تشخیص های خود مرتکب شود این است که در بسیاری موارد خروجی های زیادی دارد که واقعاً زیر حد متوسط صنعت انجام میشوند. از این رو تصمیم میگیرد ابتدا این موارد را برطرف کنند. گرچه حرکت خوبی برای بهبود چنین فرآیندهایی و رساندن آنها به متوسط صنعت است، اما این کاری است که باید بسیار کارآمد انجام شود. فقط کافی است تلاش کنید کارهای دیگران را کپی کنید و بخش عمده ای از بودجه خود را برای فرآیندهای تأثیرگذار خود پس انداز نمایید. اما شرکت ها برای رفع آن دسته از خروجیهای نامطلوب چنان هیجان زده میشوند که دیگر هیچ وقت و بودجه ای برای ابتکارات دیگر باقی نمیگذارند. یعنی به موضوعاتی که دارای تأثیرات بالا هستند به اندازه کافی رسیدگی نمیشود.
پیتر: چگونه میتوانید از بروز چنین اشتباهاتی در رابطه با شناسایی فرآیندها جلوگیری نمایید؟
متیاس: من فکر میکنم که داشتن یک دستور کار عملی و قابل اجرا برای مدیریت فرآیند امر بسیار مهمی است. دستور کارهایی که شامل تمام فرآیندهای با تأثیرگذاری بالا میباشند و نشان میدهند که کدام یک از این فرآیندهای تأثیرگذار در مقایسه با رقبا دارای بلوغ کمتری هستند. این فرآیندهای با تأثیرگذاری بالا و بلوغ کم بهترین اهداف برای بهبود خواهند بود. اینجا همان جایی است که سازمان بیشترین ضربه را از آن خواهد دید. سپس میتوانید برای بهبود این فرآیندها، نوع قابلیتهایی را که باید ایجاد کنید به دستور کار BPM خود اضافه نمایید. میتوانید ارزیابی توانایی خود را در سازمان خود انجام دهید تا بفهمید که در کجا شکافهای ظرفیتی وجود دارد و سپس میتوانید از هر ابتکاری استفاده کنید؛ نه فقط برای بهبود فرآیندهای با تأثیرات بالا و با بلوغ پایین خود، بلکه برای ایجاد قابلیت های مدیریت فرآیند و رفع شکاف ها نیز میتوانید به این ابتکارات تکیه نموده و پروسه مدیریت فرآیند خود را به سطح عملکردی بعدی برسانید.
منبع:
https://bpm.com/blogs/how-to-identify-and-optimize-high-impact-processes
این مطلب را هم بخوانید: تجزیه و تحلیل فرایند و روش های مختلف تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندها