امروزه فضاهای کسب و کار به سرعت تغییر می کنند. تغییرات، مداوم بوده و سرعت آنها بیشتر از قبل است. برای موفقیت و رقابت در کسب و کار، کسب و کارها باید به طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود بخشند. عدم انجام این کار احتمالاً منجر به هزینه های بیشتر، درآمد کمتر، کارکنان با انگیزه کمتر و مشتریانی با رضایت کمتر خواهد بود.
بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) چیست؟
بهبود فرآیند کسب و کار فرآیندی مستمر است که هدف آن دستیابی به کارآیی از طریق بهبود مستمر فرآیندهای تکراری است. BPI روشی است که می توانید به کمک آن وضعیت فعلی موجود (as-is) را که در آن با مشکل روبرو هستید بهبود ببخشید (به دنبال نقاط شکست و ضعف، اتلاف ها و از بین بردن آنها باشید). به این ترتیب می توانید به وضعیت آینده خود (to-be) برسید.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
BPR استراتژی مبتنی بر امیال و انتظارات بوده و هدف آن طراحی مجدد فرآیند، تقریباً از ابتدایی ترین مراحل آن است. شما ابتدا به دنبال پیشنهادات مشتری برای ایجاد ارزش می روید. با توجه به آن ورودی و خروجی مورد نظر را در نظر می گیرد و برای دستیابی به هدف، یک فرآیند کارآمد ارائه می دهید. بنابراین مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار یک شیوه بنیادی برای پرداختن به فرآیند فعلی کسب و کار است. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار لزوماً به معنای جایگزینی سیستم موجود است.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار یا BPR یک نوع تکنیک مدیریت تغییر برای پاکسازی لایه های اضافی با وارد کردن تغییرات اساسی در استراتژی عملیاتی است که باید به نوبه خود منجر به مزایای رقابتی گردد. این امر معمولاً به دلیل مواردی چون رشد سریع (نیاز به مقیاس پذیری)، ادغام و یکی شدن سازمان ها (ادغام عملیات)، قبل و بعد از IPO (تبدیل شدن به یک شرکت عامل) یا تجدید ساختار برای بهبود اثربخشی سازمانی و کارایی عملیاتی انجام می شود.
بیشتر بخوانید: صفر تا صد مدلسازی فرایندها
BPI در مقایسه با BPR
هدف از هر دو مفهوم BPR و BPI بهبود سیستم است. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شامل تغییر کامل فرآیند برای دستیابی به یک نتیجه متفاوت است که در مقابل مفهوم بهبود تدریجی فرآیند کسب و کار قرار می گیرد. هدف BPR تغییر روش کار یک فرآیند است در حالی که BPI ، فرآیند موجود را برای بهینه سازی آن تغییر می دهد اما تفاوت اصلی این دو مقوله در عمق تغییرات می باشد.
در اینجا برخی از تفاوت های اساسی بین BPI و BPR نام برده شده است:
- BPIیا ساده سازی، برای بهبود فرآیندها در ساختار سازمانی موجود انجام می شود در حالی که BPRبرای ایجاد پیشرفت های چشمگیر انجام می گیرد تا سازمان بتواند از باورها و رویکردهای سنتی و همیشگی جدا شود و در نتیجه تغییرات گسترده ای را سبب خواهد شد.
- BPI یک روش پیشگیرانه است که می بایست به عنوان یک اصل در کل کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد، خواه مشکلی وجود داشته باشد یا نداشته باشد. در حالی کهBPR اغلب برای دفع فاجعه های قریب الوقوع اعمال می شود. با این حال، برخی معتقدند صرف نظر از اینکهBPI در سازمان پیاده سازی شود یا نشود، BPRهمچنان ممکن است برای پاسخ به تغییرات در فضای قانونی / سیاسی لازم باشد.
- BPI اغلب به عنوان تعمیرات/ نگهداری در حال اجرا تلقی می شود و می تواند برای دستیابی به موفقیت های سریع مورد استفاده قرار گیرد، در حالی که BPR بیشتر روی بهبود عملیات سازمانی در کل شرکت تمرکز دارد که انجام آن زمان قابل توجهی را می طلبد.
برخی از سازمان ها از مهندسی مجدد فرآیند طفره می روند زیرا احساس می کنند این کار بسیار پرهزینه و بسیار وقت گیر است. سوالی که اغلب توسط آنها پرسیده می شود این است که: چرا یک فرآیند را حذف کنیم در حالی که می توان آن را اصلاح کرد؟ پاسخ این سوال در بررسی و ارزیابی مسئله است.
کدام رویکرد را باید انتخاب کرد؟
کسب و کارها باید تعیین کنند که آیا یک فرآیند خاص در سازمان به بهبود جزئی (بهبود مستمر فرآیند) نیاز دارد یا به یک جراحی بزرگ (مهندسی مجدد فرآیند). به طور کلی، این امر به شرایط پیش روی کسب و کار شما بستگی دارد. در عین حال که تلاشهای مربوط به بهبود فرآیند باید توسط فعالیت های سازمانی هدایت شده و در ادامه آن باشد، بسیار مهم است که این رویکردها به بحث گذاشته شود تا مشخص گردد که کدام یک مناسب خواهد بود.
در اینجا چند دستورالعمل برای تصمیم گیری در مورد استفاده از BPI یا BPR آورده شده است:
بهبود فرآیند کسب و کار
- فرآیند As-isقبلاً نگاشت شده / مستند شده است.
- فرآیند As-isاساساً کار می کند اما در بعضی از مناطق که به اندازه کافی خوب نیست، نیاز به پیشرفت دارد.
- تمرکز شما روی فرآیند است – نه اجرای یک استراتژی جامع کسب و کار.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار
- فرآیند As-is زائد است و یا نیاز به بازنگری و طراحی مجدد دارد.
- فرآیند As-is اساساً دیگر کارساز نیست و نیاز به یک بازسازی اساسی دارد.
- تمرکز شرکت روی این است که به استراتژی کلی خود دست یابد و به دنبال بهینه سازی وظایف و یا فرآیندها نیست.
منبع:https://www.visual-paradigm.com/guide/business-process-reengineering/bpi-vs-bpr/