یکی از بزرگترین ریسک های استقرار مدیریت فرایند را در این نوشته بررسی و راهکار پیشگیری از این ریسک را ارائه خواهیم کرد. لطفا با دقت این مطلب بسیار مهم و کاربردی را مطالعه نمایید.
همانطورکه در مطالب قبلی به آن اشاره شده است، تیم یا کارگروه پیاده سازی فرایندها در نرم افزارهای BPMS باید متشکل از دو گروه یا به عبارت دیگر دو نوع تخصص باشد. تخصص اول مدلسازان و تحلیلگران فرایند هستند و گروه دوم برنامه نویسان واعضا تیم فناوری اطلاعات سازمان. در بسیاری از پروژه ها مشاهده شده است که یکی از این تخصص ها به تنهایی تمام بار اجرای مدیریت فرایند را به دوش کشیده است که این موضوع باعث عدم موفقیت گردیده است.
حالا در این مطلب می خواهیم به این موضوع بپردازیم که آیا میتوانیم در این کارگروه فقط از یکی از تخصص ها استفاده کنیم؟ در واقع می خواهیم توضیح دهیم که چرا برنامه نویسان و تیم فناوری اطلاعات قادر نیستند تحلیلگران فرایند خوبی باشند.
متاسفانه در بسیاری از سازمان ها شاهد این موضوع هستیم که پیاده سازی فرایندها در نرم افزارهای BPMS یا به نوعی استقرار و پیاده سازی مدیریت فرایند به تیم فناوری اطلاعات سازمان یا شرکت های فروشنده نرم افزار BPMS واگذار میشود و نتایجی که به دست می آید در خور توجه نبوده و بعضاً کار بدون نتیجه باقی می ماند.
علت این امر را می توان در این چند جمله خلاصه کرد:
همانطورکه می دانید نرم افزار BPMS یک ماشین است. ماشینی برای مکانیزه کردن فرایندها. از طرفی این جمله معروف آقای بیل گیتس را هم شنیده اید که: مکانیزه کردن یک فرایند غلط، فقط سرعت اشتباه کردن را بیشتر می کند. پس گام بسیار مهم قبل از استقرار نرم افزار BPMS، شناسایی، بهبود و اصلاح فرایندها است.
در مورد ماشین ها این جمله معروف وجود دارد: garbage in garbage out
یعنی اگر فرایندهای غلط را وارد ماشین BPMS بکنیم، خروجیهای غلط و اشتباه را خواهید داشت. پس پیش از ورود به مرحله مکانیزاسیون ابتدا باید نسبت به مدلسازی، تحلیل و بهبود فرایندها اقدام نمود.
پس سوخت و خوراک اصلی نرم افزارهای BPMS فرایندهای مدلسازی، تحلیل و بهبود داده شده هستند ولی نکته مهم اینجاست که چه کسانی میتوانند فرایندها را با حداکثر کیفیت تحلیل کرده و بهبود دهند تا بتوان مناسب ترین خروجی برای ورود به نرم افزارهای BPMS فراهم نمود.
همانطورکه تحلیلگران فرایند اگر برنامه نویسی هم بلد باشند، گزینه های مناسبی برای برنامه نویسی در سازمان نیستند، برنامه نویسان هم چنانچه تحلیل بلد باشند، قطعا قادر نخواهند بود فرایندها را تحلیل کرده و بهبود دهند زیرا تحلیل فرایند یک تخصص و مهارت حرفه ای به شمار می رود. چرا تحلیل و بهبود فرایندها یک تخصص و مهارت ویژه به شمار میرود؟ در ادامه به برخی از این دلایل خواهیم پرداخت.
- تحلیل فرایندها یک فعالیت با تعامل بالا به شمار می رود به گونه ای که شخص مسئول باید بتواند با ایجاد ارتباطات و تعاملات موثر با ذیفعان فرایندها، آنها تحلیل کند. معمولاً فضا و اتمسفر کاری برنامه نویسان به گونه ای نیست که به سادگی بتوانند وارد تعاملات موثر شوند و بیشتر تمرکزشان بر روی کدزدن و برنامه نویسی است. در نتیجه تحلیل فرایند یک فعالیت با تعامل بالا به شمار می رود که تحلیلگران فرایند از عهده اینکار بر خواهند آمد.
- تحلیل فرایند نیاز به برخی از تخصص ها و مهارت ها دارد از جمله بنچ مارگینک و مطالعات تطبیقی که نیاز به تجربه دارد. تحلیلگران فرایند یکی از مهارت هایی که دارند همین بنچ مارکینگ یا الگوبرداری است درحالیکه برنامه نویسان کمتر دارای این تخصص و تجربه هستند. تحلیلگران فرایند با انواع مدل های مرجع در حوزه فرایندها آشنا هستند و هر زمان که نیاز باشد می توانند به آنها مراجعه نمایند.
- تحلیل و بهبود فرایند نیازمند برخی تکنیک ها و مهارت های مرتبط در این زمینه است. تکنیک های تحلیل به دو گروه اصلی تکنیک های تحلیل کیفی و کمی طبقه بندی شده و ذیل هر گروه تعدادی تکنیک وجود دارد که می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تحلیل ارزش افزوده
- تحلیل دلایل ریشه‌ای
- مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار
- ارزیابی عملکرد
- تحلیل جریان
- تحلیل صف
- شبیه‌سازی
طبیعتاً برنامه نویسان و کارشناسان فناوری اطلاعات در خصوص این تکنیک های تحلیل فرایند اطلاعات زیادی در اختیار ندارند.
پس به عنوان جمع بندی می توان گفت ورودی اصلی فاز مکانیزاسیون فرایندها، فرایندهای تحلیل و بهبود یافته است و تحلیل و بهبود فرایند خود یک تخصص ویژه است که برنامه نویسان و کارشناسان فناوری اطلاعات که از این تخصص برخوردار نیستند.
پس، پیش از ورود به فاز مکانیزاسیون فرایندها، آنها را توسط تحلیلگران فرایند، خوب تحلیل کرده و بهبود دهید تا نتایج بسیار بهتری عاید شما شود.
مجموعه ما با در اختیار داشتن یک تیم متخصص و قوی در زمینه مدلسازی، تحلیل و بهبود فرایندها، میتواند کمک به سزایی در این زمینه به سازمان شما ارائه نماید.