در این مطلب در نظر داریم چند داستان موفقیت در مورد استقرار ربات های نرم افزاری یا همان RPA را برای شما همراهان گرامی مدرسه مدیریت فرایند ارائه نماییم.
داستان موفقیت اسکانیا در پیاده سازی RPA
بخش مالی اسکانیا با کمک اتوماسیون فرآیند رباتیک به طور قابل توجهی وظایف بخش مالی را کاهش داد. RPA به آن ها کمک می کند تا فرآیندها و نحوه عملکرد خود را بهبود بخشد.
برند کامیون و اتوبوس اسکانیا در سراسر جهان شناخته شده است. کیفیت و نوآوری این برند زبانزد است.
اتوماسیون فرایند رباتیک اما حالا به بخش اصلی استراتژی فناوری اطلاعات در اسکانیا تبدیل شده است.
جسپر بلومستر، رئیس دیجیتال‌سازی و مدیریت اطلاعات در بخش کنترل مالی و تجاری در اسکانیا، دیدگاه خود را درباره RPA این گونه توضیح می‌دهد: در هر شرکتی، شما فرآیندهای دستی دارید و من بسیاری از آنها را فرصتی برای خودکارسازی می‌بینم.
این دقیقاً همان جایی بود که جسپر و تیمش از آنجا شروع کردند.
زمانی که جسپر به اسکانیا پیوست، بخش مالی قبلاً تجربه‌ای در اتوماسیون داشت. او با همکاری با متخصصان تصمیم گرفت همه را متقاعد کند که استفاده از اتوماسیون راه درستی است. تیم جدید می‌دانست که سیستم‌ها نمی‌توانند میلیون‌ها یورو هزینه داشته باشند یا سال‌ها طول بکشد تا مانند پروژه‌های سنتی فناوری اطلاعات ارائه شوند.
رویکرد این بود که نشان دهد یک اتوماسیون جدید می تواند در کمتر از یک ماه تحویل داده شود و تنها مقدار کمی هزینه داشته باشد.
مدیر تیم اتوماسیون اسکانیا می گوید:
جسپر از ما خواست تا مستنداتی حول سه فرآیند کوچک ایجاد کنیم. ایده این بود که بتوانیم مزایایی را که RPA می تواند به همراه داشته باشد نشان دهیم. پس از تجزیه و تحلیل و مستندسازی فرآیندهای انتخاب شده با صاحبان فرآیند، ما توانستیم اتوماسیون های کامل و آماده تولید را در عرض 2 هفته تحویل دهیم.
جسپر و تیمش که مجهز به اتوماسیون بودند، یک سری کارگاه آموزشی در سراسر شرکت برگزار کردند. تاثیرآن فوری بود. وقتی افراد فهمیدند که RPA چه کاری می تواند انجام دهد، شروع به درخواست اتوماسیون در فرآیندهای خود کردند. کارگاه ها به ایجاد انگیزه و تعهد در سازمان کمک کرد.
در مدت کوتاهی RPA ارزش خود را نشان داد زیرا تیم اتوماسیون قادر به توسعه و ارائه دوازده فرآیند اضافی و ایجاد مجموعه ای چشمگیر از اتوماسیون دقیق برای ارزش تخمینی بیش از 40 کارمند تمام وقت در ارزش ایجاد شده بود.
تقریبا می توان گفت احمقانه است که بگوییم کیفیت، کنترل و سازگاری بسیار بیشتر است. در حقیقت، آنچه اکنون داریم آنقدر بهتر است که نمی‌توان قبل و بعد را با هم مقایسه کرد.
دستاوردهای اسکانیا با RPA
• 80% کاهش زمان تراکنش در پردازش فاکتور
• 2-4 هفته زمان توسعه ربات ها
• اتوماسیون 12 فرآیند مختلف
اتوماسیون فرآیند رباتیک در Vodafone
اتوماسیون فرآیند رباتیک یک سرمایه گذاری استراتژیک انقلابی برای عملیات غول موبایل یعنی Vodafone در ترکیه بوده است.
همانطور که مدیر محصول دیجیتال توضیح می دهد، «ما در سال 2019، آزمایشی شروع کردیم و کارهای ساده را خودکار کردیم. به عنوان مثال، جمع آوری گزارش ها و مدیریت درخواست مشتری. آنها فرآیندهای سر به سر نبودند، اما به ما برای ادامه ایده دادند.
در سال اول، هدف ایجاد 100 اتوماسیون بود که ارزش RPA را برای شرکت نشان می داد. در پایان، جریان کاری نزدیک به 65000 ساعت زمان را دیجیتالی کرده بود به دست آمد.
رئیس کارگروه نظارت دیجیتال از اهمیت آموزش در پروژه اتوماسیون فرآیند رباتیک می گوید «کارگاه ها ایده RPA را معرفی کردند. آنها نشان دادند کدام فرآیندها می‌توانند خودکار شوند و نمونه‌ای از موارد استفاده را معرفی می کنند.
به طور کلی، با دیجیتالی شدن 1,005,000 ساعت زمان کسب و کار که 197000 ساعت آن مربوط به ارتباط مستقیم با مشتری است دیجیتالی شده است. این امر باعث صرفه جویی در هزینه ها و ایجاد درآمد حدود 1.4 میلیون دلاری شده است. بازده ایجاد شده حدود 3.8 میلیون دلار است.
استقرار ربات های نرم افزاری در شرکت نفت و پتروشیمی سوکار (Socar)
سوکار یکی از شرکت های بزرگ پتروشیمی آذربایجان بوده که در سال 2008 به ترکیه منتقل شده و سهم 25 درصدی نیازهای پالایشگاهی و پتروشیمی این کشور را برآورده میکند
ایلدیز یکی از اعضای تیمی است که مدیریت دیجیتالی سازی فرآیندها را در سوکار ترکیه انجام می دهد.
او می گوید: از سال 2019 شروع به استفاده از اتوماسیون کردیم. هدف این بود که وظایف تکراری را به ربات های نرم افزاری واگذار کنیم تا کارمندان بتوانند بر فعالیتهای با ارزش بالا تمرکز کنند.
اولین اتوماسیونی که ایجاد کردیم در بخش گمرک بود. برای صادرات کالا، ما باید سه فرآیند را تکمیل کنیم: ایجاد سفارشات کاری، کنترل فایل‌های XML و ثبت داده ها
در SAP.
وقتی از او پرسیده شد که به کدام اتوماسیون بیشتر افتخار می کند: در تیم مالی حجم فاکتورهایی که دریافت می کنیم بسیار زیاد است.
مدیریت آنها یک فرآیند دشوار است. هر روز حدود 600 فاکتور وجود دارد. ما قبلاً اینها را به صورت دستی مدیریت می کردیم. اتوماسیون باعث افزایش دقت و صرفه جویی 1600 ساعته در سال شد.
داستان موفقیت شرکت زیراکس در استفاده از RPA
زیراکس مدتهاست که تحول دیجیتال را شروع کرده اختراع مجدد همیشه در قلب داستان زیراکس بوده است: 50 سال قبل از راه اندازی اولین دستگاه فتوکپی، این شرکت به عنوان تولید کننده کاغذ و تجهیزات عکاسی تاسیس شد.
چگونه یکی از مشهورترین تولیدکنندگان چاپگر در جهان وارد عرصه اتوماسیون شد؟
مدیر ارشد دیجیتال این شرکت، استیو میلر، در این مورد
«در یکی از جلساتی که داشتیم مدیر ارشد امور مالی توضیح داد که اگر نتوانیم نحوه صدور صورت‌حساب برخی از بزرگترین مشتریان‌مان را بهبود ببخشیم – اگر نتوانیم این فرآیند را خودکار کنیم، ممکن است با خطر قطع ارتباط با این مشتریان مواجه شویم بنابراین بلافاصله، ما یک دلیل بسیار خوب برای شروع اتوماسیون خود داشتیم.»
در حالی که اتوماسیون فرآیند صدور صورت‌حساب ممکن است با پیچیدگی‌هایی همراه باشد ، میلر و تیمش این فرآیند را با استفاده از پلتفرم UiPath خودکار کردند. بدین ترتیب نیاز به ایجاد فاکتور دستی به طور کلی از بین می رود.
موفقیت و اشتیاق ایجاد شده منجر به اتوماسیون های پیشرفته تر در زمینه هایی مانند خدمات مشتری و فروش شده است.
ربات‌ها اکنون گزارش‌های درخواستی را در مورد تجهیزات به مدیران زیراکس ارائه می‌کنند و به آنها کمک می‌کنند به سرعت درباره صورت‌حساب و تمدید با مشتریان بحث کنند.
مدیر ارشد دیجیتال شرکت زیراکس می‌گوید
مشتریان ما چابک‌تر شدن ما را دیدند و می گفتند «خب، شما کسب‌وکارتان را متحول کردید، حالا چطور می‌توانید به ما کمک کنید؟» این واقعاً چیزی است که موفقیت تجاری اولیه ما را به ارمغان آورد. ما مشتریانی داشتیم که سعی داشتند مشکلات بسیار مشابهی را که با اتوماسیون فرآیند رباتیک حل کرده بودیم را حل کنند.
چالش ها:
اسناد بدون ساختار نیاز به ورود دستی قابل توجهی از داده ها داشتند.
مقادیر زیادی از فاکتورها به صورت روزانه دریافت می شود که همه به صورت دستی پردازش می شوند.
ورود داده‌ها یک کار زمان بر و پیچیده که با چندین فرآیند ارسال کار می کند.
زمان اندکی تا اعضای تیم روی سایر فرآیندهای مهم کار کنند.
راه حل:
ربات با قابلیت درک سند
نتایج:
حذف نیاز برای ورود دستی داده ها.
بیش از 50000 ساعت صرفه جویی
انقلابی در پردازش فاکتور
زمان فرآیند از 70 ساعت به 2.5 ساعت در هفته کاهش می یابد و امکان استقرار منابع برای کارهای با ارزش بالاتر را فراهم می کند