پروسس‌میکر بعنوان یک پلتفرم خوب در زمینه طراحی و مدیریت فرم‌ها شناخته می‌شود که از طریق ویژگی Dynaform خود، فضای طراحی فرم ها و اختصاص آن به فرآیندها را برای کاربران تسهیل می‌کند و از این رو به یک ابزار کاربرپسند مدیریت فرآیند که لازمه آن اختصاص فرم‌های سفارشی است، تبدیل شده است. این مقاله مروری جامع از محیط فرم در پروسس‌میکر ارائه می‌کند و اجزای آن، عملکردها، بهترین روش‌ها برای طراحی و تجربیات کاربر را مورد بحث قرار می‌دهد.
درک محیط فرم در پروسس‌میکر
این پلتفرم یک نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) کم کد است که به کاربران این امکان را می‌دهد بدون نیاز به دانش عمیق برنامه‌نویسی، فرم‌های سفارشی کسب و کار خود را طراحی کنند و با اختصاص آن ها به فرآیندها، گردش کار را به طور خودکار و کارآمد مدیریت کنند. لذا مرکز این عملکرد، محیط طراحی فرم بوده که شامل عناصر مختلفی است که با استفاده از آن ها کاربران قادر خواهند بود تا فرم ها را از طریق یک رابط بصری، ایجاد، ویرایش و مدیریت کنند.
نقش فرم ها در نرم افزار پروسس‌میکر
فرم‌ها نقش حیاتی در اخذ و درج اطلاعات از کاربران در طول فرآیندهای گردش کار بر عهده دارند. در پروسس‌میکر، فرم‌ها بعنوان Dynaforms (فرم‌های پویا) طبقه‌بندی می‌گردند و می‌تواند شامل انواع فیلدها، مانند کادر متنی، کشویی، چک باکس و موارد دیگر باشد. آنها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کاربر پسند باشند و به کاربران نهایی که داده‌های مورد نیاز را پر می‌کنند، تجربه تعاملی آسان را ارائه دهند.
فرم‌های پویا Dynaforms
یک فرم پویا (Dynaforms) فضای مبتنی بر وب است که به کاربران اجازه می‌دهد با استفاده از رابط‌های کاربری کنترلی، فرم را برای ورود داده‌ها ایجاد کنند. این فضا دارای قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop) است که فرآیند طراحی فرم را بسیار تسهیل می‌کند. کاربران می‌توانند کنترل‌های مختلفی را اضافه کرده و آنها را با توجه به نیازهای خود قالب‌بندی نمایند و اطمینان حاصل کنند که با اهداف فرآیند همسو هستند.
اهمیت تجربه کاربر
طراحی فرم به طور مستقیم بر تجربه کاربر تأثیر می گذارد. یک فرم خوب ساختار یافته و بصری می تواند منجر به افزایش نرخ پاسخگویی و دقت مبتنی بر هدف نهایی شود بنابراین، درک اصول طراحی فرم موثر برای طراحان فرآیند بسیار مهم است.
ایجاد و مدیریت فرم ها
نحوه ایجاد Dynaform
ایجاد Dynaform در پروسس‌میکر بسیار ساده است و برای دسترسی به آن تنها نیاز است طبق مراحل زیر عمل نمایید:
- در تب Designer و سپس منوی Process Objects گزینه Dynaforms را انتخاب کنید.
- سپس روی گزینه “+ Create” کلیک کنید تا یک پنجره مودال باز شود که در آن کاربران می توانند عنوان و توضیحات Dynaform را تعریف کنند لازم به ذکر است عنوان می‌بایست در پروژه منحصر به فرد باشد و توضیحات به عنوان مستندات داخلی برای طراحان فرآیند عمل می کند.
- پس از کلیک بر روی گزینه “Save & Open” وارد فضای طراحی فرم شده که می‌توانید اجزای مختلفی مانند فیلدهای متنی(Text field)، چک‌لیست(Check Box)، دکمه رادیویی(Radio Bottom)، آیتم های اجباری*(Required)، فیلد انتخابی(Combo)، فیلد انتخاب باز(Multiple Select) و موارد دیگر را انتخاب و در فرم قرار دهید. بوم طراحی، امکان تغییر آسان این اجزا را برای ایجاد یک چیدمان جذاب فراهم می کند.
بهترین روش‌ها برای طراحی فرم‌ها
اصول کلیدی
اصول کلیدی که باید برای افزایش قابلیت استفاده و اثربخشی فرم‌ها در پروسس‌میکر در نظر بگیریم، به شرح زیر است:-
- سادگی: از زیاده‌روی در طراحی فیلدها خودداری کرده و تنها فیلدهای ضروری را طراحی نمایید که در راستای اخذ داده های متناسب با هدف باشد.
- گروه بندی منطقی: فیلدها را در بخش های منطقی سازماندهی کنید تا به کاربران در درک آنچه مورد نیاز است کمک کند. اطلاعات مشابه را با هم گروه بندی کنید که به درک بصری کمک می کند.
- برچسب گذاری: اطمینان حاصل کنید که هر فیلد دارای یک برچسب واضح و مختصر است. برچسب ها باید ورودی مورد انتظار طراح را به وضوح توصیف کنند تا افراد اطلاعات مورد انتظار را وارد نمایند.
- اعتبارسنجی: قوانین اعتبارسنجی را برای اطمینان از صحت داده های ارسالی اجرا کنید. به عنوان مثال فیلدهای اساسی مورد نیاز را ستاره دار کنید که کاربر ملزم به تکمیل آن است و یا در تنظیم تاریخ روز و کدهای منحصر به فرد از خاصیت validation استفاده کنید.
- طراحی واکنش‌گرا یا ریسپانسیو: فرم‌هایی را طرح کنید که از قابلیت اجرای آن در دستگاه‌های مختلف اطمینان حاصل نمایید. این رویکرد برای افزایش تجربه کاربر در سیستم عامل های تلفن همراه بسیار حیاتی است.
سفارشی سازی با CSS ProcessMaker
سفارشی سازی Dynaforms با استفاده از CSS امکانی را فراهم می کند تا کاربران بتوانند تا ظاهر Dynaforms و صفحه نمایش‌ها را شخصی‌سازی کنند که می‌تواند شامل تغییر رنگ‍‌‌ها، فونت‌ها و ابعاد و چیدمان کلی برای الزامات خاص برند باشد. این عمل به حفظ زیبایی‌شناسی کلی کمک می‌کند.
تجربیات کاربر و مطالعات موردی موفقیت شرکت‌ها
بسیاری از کسب و کارها با موفقیت از پروسس‌میکر برای جایگزینی فرم‌های سنتی مبتنی بر کاغذ با فرم‌های الکترونیکی پویا با هدف بهبود کارایی فرآیند و پیروی از انطباق با مقررات استفاده کرده‌اند.
مطالعه موردی رنسانس Renaissance
شرکت پیمانکاری رنسانس از پروسس‌میکر برای حذف فرم‌های مبتنی بر کاغذ، انتقال به گردش‌های کاری خودکار برای جمع‌آوری امضاهای مورد نیاز استفاده کرد که منجر به ساده سازی عملیات و کاهش قابل توجهی در زمان پردازش گردید.
KPN KPN Migration
KPN یک شرکت پیشرو تلفن ثابت و تلفن همراه است که به بیش از 30 میلیون مشترک تلفن همراه در سراسر اروپا خدمت‌رسانی می‌کند. این شرکت از ویژگی‌های فرم‌ساز پروسس‌میکر برای دسته بندی قراردادهای فروش خود و یک نمای واحد و کلی از تمامی قرارداهای فروش استفاده کرد، این ادغام مدیریت بهتر داده ها را تسهیل کرد و همکاری بین بخشی را بهبود بخشید.
با توجه به موارد عنوان شده، محیط فرم در پروسس‌میکر مجموعه ای قوی از ابزارها را برای طراحی و مدیریت فرم هایی که نیازهای مختلف کسب و کار را برآورده می‌کند و در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با استفاده از Dynaforms، شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند تجربه کاربر را بهبود بخشند و فرآیندهای خود را به طور موثر ساده کنند. توانایی ایجاد فرم‌های ریسپانسیو و تعاملی، کسب و کارها را قادر می‌سازد تا با خواسته‌های جریان کار مدرن سازگار شوند و در نهایت به کارایی بیشتر و رضایت کاربر کمک می‌کند.