پیش نیاز منابع انسانی استقرار BPMS

گرچه عرضه کنند محصول BPMS معمولاً همراه نرم افزار خود تعدادی فرایند یا برنامه مبتنی بر BPMS به صورت رایگان یا هزینه کم ارائه می کنند اما واقعیت این است که BPMS یک ابزار واسطه است و هر چیزی که مایل هستیم داشته باشیم را باید در آن بسازیم. گاهی اوقات من از BPMS به عنوان ویژوال استودیو تصویری یاد می کنم.

همانطور که باید برای تولید یک برنامه C# کد مورد نیاز خود را در VISUAL STUDIO نوشت برای تولید فرایند نیز باید فرایندها را در محیط نرم افزار BPMS ساخت. تفاوت این دو شاید در مقدار کدی است که نوشته می شود.

مثلاً اگر بخواهیم با C# برنامه ای تولید کنیم که کاربران امکان ورود و مشاهده کارهای مربوط به خود را داشته باشند در ساده ترین حالت ممکن شاید به ۲۰ تا ۳۰ هزار خط کد نیاز داشته باشیم که بخشی از آن ها در خود C# و بخشی از آن ها مربوط به SQL SERVER باشد اما ساخت همین اندازه از برنامه در BPMS (البته BPMS صرفاً برای ساخت برنامه نیست و اینجا جهت مقایسه از عبارت برنامه استفاده شده است) شاید با چندین کلیک ساده از طریق یک محیط کاملاً گرافیکی امکان پذیر باشد. علت این امر این است که نرم افزار BPMS خود تمامی موارد مورد نیاز برای ورود کاربران، کار کردن با سیستم، تاریخچه فعالیت های کاربران و … دارا می باشد.

در زمینه محتوا و کارکرد برنامه نیز سیستم BPMS کدهای مورد نیاز برای کار با پایگاه داده را به صورت خودکار تولید می کند و حتی نیاز نیست با دستورات TSQL آشنایی داشت و فقط شناخت روابط فیلدها و جداول کفایت می کند.

در بحث طراحی مسیر فرایند یا برنامه نیز یک محیط گرافیکی با پشتیبانی از زبان مدل سازی با استاندارد BPMN که با DRAG کردن المنت ها همانند نرم افزار VISIO می توان پیچیده ترین مدل ها را در کمتر از چند ساعت ساخت یا وارد برنامه کرد.

در زمینه طراحی فرم نیز برنامه های استاندارد BPMS محیط بسیار ساده با قابلیت DRAG AND DROP ارائه می کنند که انصافاً اکثر کنترل های پر کاربرد در طراحی وبسایت را پشتیبانی می کنند و حتی نیاز نیست یک خط هم کد به زبان HTML یا CSS نوشت یا حتی دانست.

برای قوانین یا شروط یا همان IF های معروف نیز نرم افزارهای استاندارد BPMS امکانات خوبی در نظر گرفته اند که اغلب نیز گرافیکی هستند و کافی است در آن ها فیلد شرطی و شرط مورد نظر را وارد کرد.

علت بیان مطالب فوق تبلیغ یا شمارش ویژگی های محصول BPMS (سیستم مدیریت جریان کار) نیست بلکه هدف من از طرح مباحث فوق این بود که اصولاً BPMS کدنویسی را به حداقل رسانده و با سرعت بسیار حیرت آور امکان اتوماسیون فرایندها و ساخت برنامه ها را میسر می سازد.

اما استفاده از BPMS پیش نیازهایی دارد که بحث منابع انسانی جزء مهمترین اجزای آن است. در واقع در پروژه های BPMS هر جا نیروی مناسبی حضور داشته تقریباً پروژه موفق بوده مگر اینکه عوامل غیر باعث شکست پروژه شده باشد.

در پروژه های BPMS حضور فردی که بتواند نیاز سازمان را درک نموده و در قالب یک فرایند در نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت جریان کار) طراحی نماید ضروری است. حال هر چقدر تعداد این افراد بیشتر و یا مسلط تر باشند قطعاً احتمال موفقیت پروژه BPMS بالاست.

به جرات می توان گفت حلقه گمشده در پروژه های BPMS همان درک وضعیت جاری سازمان و تبدیل آن به ورودی های قابل دریافت نرم افزار BPMS است. البته این مهارت به مرور زمان و تمرین و حتی سعی و خطا حاصل می شود. در واقع هر چقدر بیشتر با نرم افزار BPMS کار کرد و هر چقدر بیشتر فرایند طراحی کرد و هر چقدر بیشتر فرایندها را اجرائی کرد به همان اندازه مهارت ادراکی افزایش می یابد.

در تصویر زیر نحوه تبدیل اطلاعات جاری سازمان به یک فرایند در نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت جریان کار) به صورت شماتیک قابل مشاهده است.

همانطورکه یک برنامه نویس پس از دو یا سه سوال به کدهای دو یا سه سال پیش خود نگاه می کند و به نظرش کدهای قدیمی ساده، ابتدایی و غیر حرفه ای به نظر می رسند طراح فرایندها نیز نیاز به زمان برای پخته شدن و حرفه ای شدن دارد که این زمان با توجه به دانش و توانایی افراد می تواند از شش ماه تا دو یا سه سال باشد.

در پروژه های BPMS اصولاً افراد به صورت ذیل دسته بندی شده و در پروژه حضور دارند:

مدیر پروژه (تسلط بالا بر فرایندهای سازمان و آشنایی با نرم افزار BPMS)
طراح فرایندها (تسلط مناسب بر فرایندهای سازمان و تسلط بالا بر نرم افزار BPMS)
پشتیبان کاربران (تسلط بر کارکرد سیستم و فرایندهای طراحی شده)
مشاروان (تسلط بر فرایندهای سازمانی و عدم آشنایی با نرم افزار BPMS)

در پروژه های BPMS اغلب مدیر پروژه از حوزه مهندسی صنایع یا مدیریت انتخاب می شود. البته مهندس و مدیری که با کامپیوتر به اندازه کافی آشنایی دارد و در حوزه نرم افزار نیز فعالیت داشته است.

طراح فرایندها اصولاً از حوزه کامپیوتر (البته نرم افزار) انتخاب می شود و در حین پروژه نیز مهارت های تحلیل فرایند و بهبود فرایند را کسب می کند.

پشتیبان کاربران نیز اصولاً از نیروهای واحد IT انتخاب می شود و نیاز به مهارت خاصی ندارد و تنها آشنایی مقدماتی با نرم افزارهای سازمانی کفایت می نماید. البته ضروری است که پشتیبان به مسیر فرایند طراحی شده در BPMS، ورودی ها و خروجی های فرایندها، دسترسی ها، گزارشات و سایر مواردی که کاربران عادی با آن در ارتباط هستند مسلط باشد که این تسلط با حضور در جلسات آموزشی، جلسات تحلیل فرایند، جلسات اصلاح و بهبود، جلسات پرزنت فرایندها و گزارشات و … به آسانی حصول می شود.

دسته آخر نیز مشاوران هستند که همیشه در پروژه حضور ندارند و در مسیر پروژه هر جا نیاز بود به ایشان مراجعه می شود. مشاوران ممکن است از عالی ترین مقامات سازمان یا حتی یک کارمند تازه وارد انتخاب شوند. هدف از مراجعه به مشاوران تسهیل و تسریع در ساخت فرایندها و کاهش اشتباهات در مسیر فرایندها و محتویات فرم هاست. گاهی اوقات یک کاربر معمولی نیز به عنوان مشاور انتخاب می شود تا وضعیت جاری خود را بیان نماید یا استثناتی که در خلال کار برای وی پیش می آید را بازگو کند.

در بسیاری از شرکت ها مشاوران در جلسات تحلیل و بهبود فرایند شرکت می کنند و انصافاً در برخی از موارد مشاهده شده است که حضور ایشان بسیار تاثیر گذار و کارساز بوده است.

تجربه نشان داده است در پروژه هایی که یک کارشناس به صورت اختصاصی طراحی و توسعه فرایندها را بر عهده داشته است بسیار موفق تر از پروژه هایی بوده است که چندین نفر به صورت پراکنده بر روی سیستم کار کرده اند. به نظر بنده برای یک شرکتی که ۵۰ کاربر دارد اختصاص یک نفر به پروژه BPMS بسیار مفید است و پس از آن هر ۱۰۰ یا ۱۵۰ کاربر یک طراح اختصاصی می تواند کمک بزرگی برای طراحی و توسعه فرایندهای سازمانی باشد.

مثلا یک شرکت ۳۰۰ کاربر می تواند با دو یا سه نفر نیروی اختصاصی برای BPMS طی دو یا سه ماه تمامی فرایندهای اصلی یا CORE PROCESS را در سیستم BPMS پیاده سازی نماید.

پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS

پیش نیاز فرهنگی استقرار نرم افزار BPMS

دوره های آموزشی سیستم های BPMS

مشاهده سرفصل های آموزشی کارگاه آموزشی Bizagi

مشاهده سرفصل آموزشی انواع سیستم های BPMS

پادکست های زیر در مورد مهم ترین دلایل استفاده از نرم افزار های BPMS متن باز هستند:

چرا نرم افزارهای BPMS متن باز گزینه های خوبی هستند – قسمت اول؟

چرا نرم افزارهای BPMS متن باز گزینه های خوبی هستند- قسمت دوم؟

چرا نرم افزارهای BPMS متن باز گزینه های خوبی هستند- قسمت سوم؟