دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها

آیا این جملات را شنیده اید؟ توان یک زنجیر به اندازه توان ضعیف‌ترین حلقه آن است. سرعت یک تیم کوه نوردی برابر است با سرعت کندترین نفر.
این موارد در مورد فرایندهای کسب و کار نیز صادق است. یعنی عملکرد یک فرایند برابر است با…

در این مطلب چرخه عمر مدیریت فرایند برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) را مشاهده مینمایید. این چرخه یکی از بهترین چرخه های مدیریت فرایند موجود در دنیا است و در عین سادگی بسیار کامل است.

نکات مهمی که برای بهبود فرآیندها در سازمان ها لازم است را میتوانید در این مطلب مشاهده نمایید. این نکات به شما کمک می کند تا در هنگام انجام برنامه های بهبود فرآیند سازمانی از برخی مشکلات که اغلب به آن مواجه می شوید، جلوگیری شود.

موضوع این پادکست مدلسازی فرایندها در ۳ سوت است. اگر پادکست مشکلات پروژه های فرایند شماره سه را گوش داده باشید در آن پادکست گفتیم معمولا برای مدلسازی فرایندها از روش مصاحبه استفاده می شود. یعنی تیم مدیریت فرایندها که متشکل از چند نفر کارشناس (مثلا ۵ یا ۱۰ نفر) حوزه تحلیل فرایند و تحلیل کسب و کار است براساس برنامه ریزی هایی که می شود به واحدهای مختلف سازمانها مراجعه می کنند و در قالب شناسنامه های فرایندی اطلاعات فرایند را مدل می کنند. با توجه به اینکه در این تعداد نفرات محدودیت منابع داریم و سازمنها قالبا سازمانهای بزرگی هستند این کار بسیار طولانی خواهد شد یعنی شش ماه ،یک سال و حتی دوسال زمان نیاز دارد که ما مصاحبه کنیم، فرایندها را مستند کنیم، فرایندهای مستند شده را دوباره برای واحدهای سازمان ارسال کنیم، واحدها بخوانند و نظراتشون را به ما اعلام کنند ،نظرات را اعمال کنیم ، اصلاح کنیم و مجددا شناسنامه فرایندی اصلاح شده را ارسال کنیم .بعضاً تا چند مرحله رفت و برگشت انجام می شود تا نهایتاً فرایندها تایید و مدل شود.

در این پادکست می خواهیم روش خوب دیگری را معرفی کنیم که در یک زمان بسیار کوتاهتری می توانیم فرایندهای یک سازمان خیلی بزرگ را مستند کنیم . ما این کار را در یکی از وزراتخانه های بزرگ کشور انجام دادیم و خروجی کار خوب بود. ما این روش را از شرکت های آمریکایی و کانادایی یاد گرفتیم که در یکی از پروژ های بزرگ مشاور بودند و حالا می خواهیم آن را به شما ارائه کنیم.

در مصاحبه روش و سبک کار به این ترتیب است که نفرات تیم مدیریت فرایند یا متخصصین ما نسبت به چارچوب کار، نسبت به شناسنامه فرایندی و نسبت به استاندارد مدلسازی اشراف دارند منتها نسبت به بیزینس و کسب و کار و فعالیتهایی که در دل واحدها انجام می شود اطلاعات خوبی ندارد و مجبور می شوند محتوا را از واحدها بپرسند و در قالب این شناسنامه ها وارد کنند و نهایتاً شناسنامه های فرایندی را تهیه کنند.

در روشی که می خواهیم معرفی کنیم تحت عنوان کارگاههای ساخت یافته کاملا مسیر برعکس می شود. همانطور که از اسم  این  روش پیداست ما یک سری کارگاه و سمینار برگزار می کنیم مثلا یک کارگاه سه روزه از نفرات ذیصلاح که در واحدهای سازمانی حضور دارند دعوت می کنیم که در یک روز یا نصف روز به این کارگاهها بیایند. ما می بایست شناسنامه های فرایندی، استاندارد و امثال آن را به این ها آموزش می دهیم. آموزشی که به این دوستان می دهیم آموزش های عمیقی نیست.ولی ساختار کار و استاندارد مدلسازی BPMN  و امثال آن را به این دوستان آموزش می دهیم. تیم مدیریت فرایند ما به عنوان لیدر واحدهای مختلف حضور خواهند داشت یعنی فرض کنیم از معاونت اداری و مالی که پنج تا مدیریت دارد. پنج تیم براساس مدیریت ها دعوت می کنیم فرمت کار را به آن ها می گوییم و یکی یا دوتا از کارشناسان تیم مدیریت فرایند که اطلاعاتشون در مورد مدیریت فرایند و مدلسازی فرایند تخصصی تر است به عنوان لیدر کنار این تیم مدیریت مالی یا اداری قرار می گیرن.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

شاخص ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان، به بررسی میزان به‌کارگیری سیستم‌های مکانیزه در فرایندهای سازمان میپردازد و از اصلی‌ترین اقداماتی است که در پروژه های فرایندی باید دنبال شود. بکارگیری نرم افزارهای مناسب BPMS تاثیر قابل ملاحظه ای در افزایش این شاخص دارد.

معیارهای مهم عملکردی که بررسی و تحلیل آنها در نظام‌های مدیریت فرایند می‌تواند مفید باشد عبارت از زمان، هزینه کیفیت و انعطاف‌پذیری می‌باشند. در این مقاله به معرفی این ۴ بعد مهم در تحلیل فرایندها پرداخته شده است.

۲۵ شاخص تحلیل فرایند را در این مطلب میتوانید مشاهده نمایید که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از: امکان کاستن از پیچیدگی‌های فرآیند، امکان تفویض برخی از مراحل انجام فرایند، امکان استفاده تکنولوژی برای رفع شکاف‌های اطلاعاتی، وجود گلوگاه در فرآیند و…

مدل‌سازی فرایند با استاندارد IDEF IDEF مخفف Integrated Definition Methods است که شامل مجموعه ای از روش های ساخت یافته به منظور تحلیل و مدلسازی فرایندهای سازمانی و تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم های نرم افزاری است که توسط وزارت دفاع ایالت متحده پشتیبانی میشود.   استاندارد IDEF خود از ۱۷ نمودار تشکیل شده […]

کتاب مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) نوشته پروفسور ویل فان است که از زوایای مختلف به مباحث BPM نگریسته و از همین رو تأثیر شگرفی در ادبیات موضوع مدیریت فرآیندهای کسب و کار گذاشته است.