چرا BPMS های متن باز بهترین گزینه ها است؟

تحلیلی که میخوانید برگرفته از تجربیات جمع بزرگی از متخصصین فعال و با تجربه در پروژه های BPMS در داخل و خارج از کشور است.

این سئوال که آیا در تهیه BPMS باید اصولاً به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ خیلی کلی است. یعنی بسته به هر حوزه نرم افزاری پاسخ میتواند متفاوت باشد.

منظور از حوزه های نرم افزاری مواردی مثل زیر است:

• سیستم های MIS مثل سیستم های مالی، منابع انسانی، انبار، فروش و ارتباطات با مشتریان و….
• سیستم های فرایند محور و BPMS

هر یک از این حوزه ها را به تفکیک میتوان تحلیل کرد با این حال هدف از این مطلب بررسی سوال اصلی است که آیا BPMS های متن باز بهترین گزینه است؟

آیا سیستم های MIS متن باز گزینه مناسبی است؟

پیش از پرداختن به موضوع اصلی یک تحلیل مقدماتی و ابتدایی در مورد اینکه بهتر است در حوزه سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های داده محور به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ ارائه خواهیم کرد.

سیستم های متن باز نیاز به بومی سازی و انطباق با قوانین و چارچوب های هر کشوری را دارند. مثلا در حوزه سیستم های مالی نیاز داریم تا الزامات و چارچوب های سازمان های بالادستی مثل وزارت اقتصاد و دارایی، سازمان امور مالیاتی، سازمان حسابرسی و…. را تامین کنیم. پس در چنین سیستم هایی در صورت بکارگیری ابزارهای متن باز بومی سازی و اعمال تغییراتی خواهیم داشت که هزینه آنها بعضاً چند برابر خرید سیستم های آماده خواهد بود. شرط انصاف است اگر بگوییم سیستم های با کیفیت قابل قبول در حوزه هایی مثل مالی، منابع انسانی، انبار و موارد مشابه توسط شرکت های ایرانی تهیه و ارائه میگردد. البته حوزه فروش و ارتباطات با مشتریان (CRM) از این قاعده مستثنی بوده و سیستم های داخلی تقاوت های زیادی با نرم افزارهای خوب بین المللی در این حوزه دارند و از کیفیت نازل تری برخوردار هستند.

آیا سیستم های BPMS متن باز گزینه مناسبی است؟

در مقابل سیستم های MIS، سیستم های BPMS اصولا یک زمین خالی هستند که هنوز در آنها چیزی کاشته نشده است. پس میتوانیم چیزی را بکاریم و پیاده سازی کنیم که انطباق با قوانین و مقررات داخلی و نیازمندی های بومی داشته باشند.

از بعد دیگری به موضوع اصلی یعنی که آیا در تهیه BPMS باید اصولاً به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر خواهیم پرداخت.

در حوزه BPMS سازمان ها به دو صورت میتوانند نرم فزار BPMS تجاری (غیر متن باز) تهیه کنند.

از سویی دیگر امکان تهیه بسیاری از BPMSهای خارجی به دلایلی از جمله تحریم مقدور نبوده و درصورت دورزدن تحریم و تهیه لیسانس از کشورهای همسایه، نسخه های قبلی در اختیار سازمان های ایرانی با قیمت حتی چندین برابر قرار خواهند گرفت.

خیلی از سازمان های ایرانی بدون انجام کارشناسی های لازم اقدام به تهیه ابزارهای BPMS خارجی نموده و میلیون ها دلار هزینه میکردند درحالیکه با توجه به بلوغ پایین فرایندی در آنها به هیچ نتیجه مطلوبی نمیرسیدند.

پس یکی از پیشران های حرکت به سمت نرم افزار های متن باز در حوزه BPMS برای سازمان های محدودیت ‌دسترسی به ابزارهای خارجی است.

از سوی دیگر اصولاً احتمال شکست در هر پروژه ای خصوصاً در حوزه فناوری اطلاعات بالاست. شکست جایی خود را نمود بیشتری میدهد که بابت پروژه هزینه های بالایی اتفاق بیفتد. در صورت انتخاب یک راه حل بسیار کم هزینه مثل یک سیستم متن باز در حوزه BPMS نسبت به راه حل های تجاری قاعدتا ریسک کمتری متوجه خریدارن خواهد بود. در یکی از پروژه های بزرگ BPMS در کشور مشاهده شده است که مدیر فناوری اطلاعات آن به دلیل عدم موفقیت در پیاده سازی و اجرای یک سیستم خریداری شده با هزینه چند میلیارد تومانی، مجبور به ترک سازمان شده است.

بالا نبودن بلوغ فرایندها در سازمان های ایرانی ریسک این پروژه ها را افزایش داده است. متن بازها این حسن را دارند که سازمان ها بتوانند چنین کارهایی را پایلوت کنند و بی جهت میلیاردها تومن هزینه ابزاری نکنند که توان استفاده از آن را ندارند و پس از کار با سیستم های متن باز بسیار ارزان قیمت و بعضاً رایگان، به بلوغ کافی رسیده و در نهایت چنانچه سیستم های متن باز پاسخگوی تمام نیاز آنها نبود سپس سیستم های تجاری با قیمت بالا خریداری کنند.

همچنین با ظهور رویکردهایی مثل رایانش ابری شما میتوانید به راحتی و تحت اینرتنت نرم افزارهای مورد نیاز خود را حتی اجراه کرده آینده متعلق به ابزار نیست.

برخی دلایل عمومی استفاده از سیستم های متن باز:

دیگر تقریباً در تمامی حوزه ها نرم افزارهای متن باز بسیار قوی وجود دارند که بعضاً از تمامی رقبای غیر متن باز یا اصطلاحاً مالکانه یا تجاری خود نیز بهترند به عنوان نمونه میتوان به پروژه های نرم افزاری همچون Apache ، VLC ، PHP ، Android یا Joomla اشاره نمود.

اغلب نرم افزارهای متن باز دارای جامعه (Community) گسترده ای هستند که در قالب مستندسازی، Forum ها، لیستهای پستی و روشهای دیگر به ارائه خدمات مناسب و رایگان پشتیبانی میپردازند که منجر به صرفه جویی در هزینه های پشیبانی خواهد شد.

برای استفاده از نرم افزارهای متن باز نیازی به استفاده از انواع و اقسام قفل شکنها و Crack ها ندارید!

 این موضوع طی دهه های گذشته به خوبی اثبات شده است که در مجموع و به طور متوسط نرم افزارهای متن باز از پایداری  (Stability)  بالاتری نسبت به نرم افزارهای مالکانه برخوردارند.

برای آشنایی با ۱۰ , BPMS متن باز برتر دنیا اینجا را بخوانید. 

پادکست های زیر در مورد مهم ترین دلایل استفاده از نرم افزار های BPMS متن باز هستند:

چرا نرم افزارهای BPMS متن باز گزینه های خوبی هستند – قسمت اول؟

چرا نرم افزارهای BPMS متن باز گزینه های خوبی هستند- قسمت دوم؟