در مقاله قبل مقدمه ای از استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ تشریح شد در این قسمت و در ادامه به کاربرد این استاندارد می پردازیم.
۱ – دامنه کاربرد
این استاندارد بین المللی الزامات سیستم مدیریت کیفیت را تعیین می‌نماید، وقتیکه سازمان:
الف: نیاز دارد توانایی خود را در ارائه محصولات و خدمات یکسانی که الزامات مشتری، الزامات قانونی و مقرراتی مرتبط را برآورده می‌نماید نشان دهد
ب. می خواهد رضایت مشتری را از طریق بکارگیری سیستمی اثربخش شامل فرآیند‌هایی برای بهبود مستمر سیستم و تضمین انطباق با الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی مرتبط بهبود بخشد.
کلیه الزامات این استاندارد بین المللی عمومی هستند و به گونه ای در نظر گرفته شده‌اند که برای تمام سازمان‌ها صرفنظر از نوع، اندازه و محصولی که ارائه می‌دهند کاربرد داشته باشند.
یادداشت ۱: در این استاندارد بین المللی اصطلاحات ” محصول ” یا ” خدمت ” تنها برای محصولات یا خدماتی که برای مشتری در نظر گرفته شده یا درخواست شده است به کار می رود.
یادداشت ۲: الزامات قانونی و مقرراتی را می‌توان به طور خلاصه الزامات قانونی عنوان نمود.
۲- مراجع الزامی
کل یا بخشی از مراجع ذیل در این استاندارد مورد استناد قرار گرفته اند و برای (درک و به کارگیری) این استاندارد ضروری می باشند. برای مراجع تاریخ دار، فقط نسخه ذکر شده قابل استناد است و مراجع غیر تاریخ دار، آخرین ویرایش آنها (با هر اصلاحی که دارند) مورد تایید می باشد.
۳- تعاریف و اصطلاحات
برای اهداف این مدرک اصطلاحات و تعاریف که در استاندارد ISO 9000:2015آورده شده است مورد استناد می باشد.
۴- محیط سازمان
۱٫۴- درک سازمان و محیط آن
سازمان باید موضوعات داخلی و خارجی را که با هدف و جهت گیری استراتژیک سازمان مرتبط بوده و بر توانایی سازمان در دستیابی به نتیجه (های) مورد انتظار از سیستم مدیریت کیفیت تاثیر می گذارند، تعیین نماید.
سازمان باید اطلاعات مربوط به این موضوعات خارجی و داخلی را پایش و بازنگری نماید.
یادداشت ۱:موضوعات می توانند شامل فاکتورها و شرایط مثبت یا منفی یا شرایطی که باید مورد توجه قرار گیرند باشند.
یادداشت ۲: درک محیط خارجی را می‌توان با بررسی موضوعاتی از قبیل محیط‌های قانونی، فناوری، رقابتی، تجاری، فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی انجام داد، اعم از اینکه بین المللی، ملی، منطقه‌ای یا محلی باشند.
یادداشت ۳: درک محیط داخلی را می‌توان با بررسی موضوعاتی از قبیل ارزش‌ها، فرهنگ، دانش و عملکرد سازمان انجام داد.
۲٫۴- درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع
به سبب تاثیر یا تاثیر بالقوه طرف‌های ذی‌نفع بر توانایی سازمان در ارائه مداوم محصولات و خدماتی که نیازهای مشتری و الزامات قانونی و مقررات را برآورده می‌کنند سازمان باید موارد زیر را تعیین نماید:
الف) طرف‌های ذی‌نفع مرتبط (و موثر بر) سیستم مدیریت کیفیت.
ب) الزامات طرف‌های ذی‌نفع که مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت می‌باشند.
سازمان باید اطلاعات مربوط به طرف‌های ذی‌نفع و همچین الزامات مربوط به آنان را مورد پایش و بازبینی قرار دهد.
۳٫۴-تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت
سازمان باید مرزها و قابلیت کاربرد سیستم مدیریت کیفیت را برای استقرار در دامنه کاربرد خود تعیین نماید.
هنگام تعیین این دامنه کاربرد، سازمان باید موارد زیر را در نظر بگیرد :
الف) موضوعات خارجی و داخلی اشاره شده در بند ۱٫۴،
ب) الزامات طرف‌های ذی‌نفع اشاره شده در بند ۲٫۴٫
ج) محصولات و خدمات سازمان
هنگامی که هر یک از الزامات این استاندارد بین المللی در دامنه کاربرد تعیین شده قابل اجراء باشد، باید توسط سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت سازمان باید در دسترس بوده و به عنوان اطلاعات مستند نگهداری گردد. دامنه کاریرد باید به نوع محصولات و خدمات مورد نظر اشاره نموده و هر گونه عدم کاربرد الزامات این استاندارد بین المللی را توجیه نماید.
اگر هر کدام از الزامات این استاندارد بین المللی غیر قابل اجراء باشد این موضوع نباید بر توانایی یا مسئولیت سازمان بر اطمینان از انطباق محصولات و خدمات تاثیری داشته باشد.
۴٫۴-سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن
۴٫۴٫۱-سازمان باید سیستم مدیریت کیفیت، شامل فرآیندهای مورد نیاز و تعاملات بین آنها را مطابق با الزامات این استاندارد بین المللی ایجاد، اجراء و نگهداری نماید و به طور مستمر بهبود بخشد. سازمان باید فرآیندهای مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت، نحوه اجرای آنها در کل سازمان و همچنین باید موارد زیر را تعیین نماید:
الف) ورودی‌های مورد نیاز و خروجی‌های مورد انتظار از این فرآیندها،
ب) توالی و تعامل این فرآیندها؛
ج) تعیین و پذیرش معیارها و روشهای (شامل اندازه‌گیری و شاخص‌های عملکرد مرتبط با اندازه گیری) مورد نیاز برای حصول اطمینان از عملکرد موثر و کنترل فرآیندها؛
د) منابع مورد نیاز و حصول اطمینان از در دسترس بودن آنها؛
ه) تخصیص مسئولیت‌ها و اختیارات برای فرآیندها؛
و) شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌های مطابق با الزامات تعیین شده در ۶٫۱،
ز) ارزیابی فرآیندها و در صورت نیاز تغییر فرآیندها برای حصول اطمینان از دستیابی به نتایج مورد انتظار؛
ح) بهبود فرآیندها و سیستم مدیریت کیفیت.
۴٫۴٫۲٫ به میزان لازم سازمان باید:
الف. اطلاعات مستند را برای پشتیبانی از عملکرد فرآیندها نگهداری نماید،
ب. اطلاعات مستند را جهت حصول اطمینان از اینکه فرآیندها طبق طرح ریزی انجام شده در حال اجراء هستند نگهداری نماید.
۵- رهبری
۱٫۵ – رهبری و تعهد
۱٫۱٫۵ -کلیات
مدیریت ارشد باید رهبری و تعهد خود را در رابطه با سیستم مدیریت کیفیت از طریق موارد زیر نشان دهد:
الف) پاسخگویی در قبال اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت؛
ب) حصول اطمینان از اینکه خط مشی کیفیت و اهداف کیفیت برای سیستم مدیریت کیفیت ایجاد شده‌اند و با جهت‌گیری استراتژیک و محیط سازمان سازگارند؛
ج) حصول اطمینان از اینکه الزامات سیستم مدیریت کیفیت با فرایندهای کسب و کار سازمان یکپارچه شده است؛
د) ترویج استفاده از رویکرد فرایندی و تفکر مبتنی بر ریسک در سازمان؛
ه)اطمینان از اینکه منابع مورد نیاز برای سیستم مدیریت کیفیت در دسترس می باشند؛
ز) انتقال اهمیت اثربخشی مدیریت کیفیت و انطباق با الزامات سیستم مدیریت کیفیت؛
ح) حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت کیفیت به نتایج تعیین شده دست می‌یابد؛
ط) جلب مشارکت، هدایت و پشتیبانی از افراد جهت کمک به اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت؛
ی) ترویج بهبود؛
ک) حمایت از سایر نقش‌های مدیریتی مرتبط در نشان دادن اهمیت رهبری آنها به میزانی که در زمینه‌های مسئولیت ایشان کاربرد دارد.
یادداشت: اشاره به “کسب و کار” در این استاندارد بین المللی می‌تواند عموما به معنی آن دسته از فعالیت‌هایی باشد که برای وچود سازمان ضروری هستند؛ خواه سازمان دولتی، خصوصی، انتفاعی و یا غیرانتفاعی باشد.
۲٫۱٫۵ – تمرکز بر مشتری
مدیریت ارشد باید رهبری و تعهد را در خصوص تمرکز بر مشتری با اطمینان از موراد زیر نشان دهد:
الف) الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی تعیین شده، درک شده و به طور دائم به آن دست می یابند؛
ب) ریسک‌ها و فرصت‌هایی که می‌توانند بر انطباق محصولات و خدمات و بر توانایی سازمان در افزایش رضایت مشتری موثر باشند تعیین شده و مورد توجه قرار می‌گیرند؛
ج) تمرکز بر افزایش رضایت مشتری حفظ می گردد.
۲٫۵ – خط‌مشی کیفیت
۱٫۲٫۵-تدوین خط مشی کیفیت
مدیریت ارشد باید خط مشی کیفیت را ایجاد، بازنگری و نگهداری نماید به نحوی که :
الف)متناسب با هدف و محیط سازمان بوده و جهت گیری های استراتژیک سازمان را پشتیبانی می نماید؛
ب) چارچوبی را برای تعیین و بازنگری اهداف کیفی فراهم نماید؛
ج) شامل تعهد جهت برآوردن الزامات قابل کاربرد باشد؛
د) شامل تعهد جهت بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت باشد.
۲٫۲٫۵- اطلاع رسانی خط مشی کیفیت
خط‌مشی کیفیت باید:
الف ) در قالب اطلاعات مستند شده در دسترس باشد؛
ب) در درون سازمان انتقال، درک و به کار گرفته شود؛
ج) در صورت مقتضی در دسترس طرف‌های ذی‌نفع مرتبط قرار گیرد.
۳٫۵ -وظایف، مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی
مدیریت ارشد باید اطمینان حاصل نماید که مسئولیت‌ها و اختیارات برای نقش های مرتبط در سازمان تخصیص داده شده، ابلاغ و درک شده‌اند. مدیریت ارشد باید برای موارد زیر مسئولیت‌ها و اختیاراتی را در موارد زیر معین نماید:
الف) حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت کیفیت (سازمان) با الزامات این استاندارد بین المللی انطباق دارد؛
ب) حصول اطمینان از اینکه فرآیندها، خروجی‌های تعیین شده را ارائه می‌کنند؛
ج) گزارش در مورد عملکرد سیستم مدیریت کیفیت، و فرصت‌های بهبود (۱٫۱۰ را ببینید) به ویژه به مدیریت ارشد؛
د) حصول اطمینان از اشاعه تمرکز بر مشتری در تمامی سازمان؛
ه) حصول اطمینان از حفظ یکپارچگی سیستم مدیریت کیفیت هنگامی که تغییراتی در سیستم مدیریت کیفیت طرح ریزی و اجراء شده است.
۶ – طرحریزی
۱٫۶- اقدامات مرتبط با ریسک‌ها و فرصت‌های تعیین شده
۱٫۱٫۶- هنگام طرحریزی سیستم مدیریت کیفیت، سازمان باید موارد اشاره شده در بند ۱٫۴ و الزامات اشاره شده در بند ۲٫۴ را در نظر بگیرد و ریسک‌ها و فرصت‌های مورد نیاز را تعیین نماید، که:
الف) تضمین نماید سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند به نتیجه (نتایج) مورد نظر خود دست یابد؛
ب)اثرات مطلوب را افزایش دهد؛
ب) اثرات نامطلوب را کاهش داده یا حذف نماید؛
ج) بهبود محقق گردد.
۲.۶.۱ سازمان باید موارد زیر را طرح ریزی نماید:
الف) اقدامات در خصوص ریسک‌ها و فرصت‌های تعیین شده؛
ب) چگونگی:
۱) یکپارچه‌سازی و پیاده‌سازی این اقدامات در فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت (بند ۴.۴ را ببینید)
۲) ارزیابی اثربخشی این اقدامات.
اقدامات انجام شده مرتبط با ریسک‌ها و فرصت‌ها باید متناسب با اثرات بالقوه بر انطباق محصولات و خدمات باشد.
یادداشت۱: اقدامات مرتبط با ریسک ها و فرصت‌ها می‌تواند شامل: اجتناب از ریسک، قبول ریسک به منظور دستیابی به یک فرصت، حذف منبع ریسک، تغییر احتمال یا اثرات ریسک، به اشتراک‌گذاری ریسک و یا حفظ ریسک بوسیله تصمیم‌گیری آگاهانه باشد.
یادداشت۲: فرصت ها می توانند منجر به ایجاد شیوه های جدید، راه اندازی محصولات جدید، ورود به بازارهای جدید، ارتباط با مشتریان جدید، ایجاد شراکت ها، استفاده از تکنولوژی جدید و سایر امکانات قابل دوام و مطلوب برای سازمان یا مشتریان آن باشند.
۲٫۶ -اهداف کیفیت و طرحریزی جهت دستیابی به آنها
۱٫۲٫۶ -سازمان باید اهداف کیفیت را در فعالیتها، سطوح و فرآیندهای مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت تعیین کند.
اهداف کیفیت باید :
الف) با خط‌مشی کیفیت سازگار باشد؛
ب) قابل اندازه‌گیری باشد؛
ج) الزامات قابل کاربرد را در نظر گیرد؛
د) مرتبط با انطباق محصولات و خدمات بوده و افزایش رضایت مشتری را در بر داشته باشد؛
ه) مورد پایش قرار گیرد؛
و) اطلاع رسانی شود؛
ز) در صورت نیاز به روزآوری شود.
سازمان باید اطلاعات مستند در خصوص اهداف کیفیت را حفظ نماید.
۲.۶.۲ -در زمان طرحریزی چگونگی دستیابی به اهداف کیفیت، سازمان باید موارد زیر را تعیین نماید:
الف) چه کارهایی انجام خواهد شد؛
ب) چه منابعی مورد نیاز خواهد بود؛
ج) چه کسی مسئول خواهد بود؛
د) چه زمانی تکمیل خواهد شد؛
ه) نتایج چگونه ارزیابی خواهد شد.
۳٫۶ – طرحریزی تغییرات
در صورتی که سازمان تعیین نماید که سیستم مدیریت کیفیت نیاز به تغییر دارد تغییر باید به صورت طرحریزی شده و سیستماتیک انجام شود. (به بند ۴.۴ رجوع شود)
سازمان باید موارد زیر را در نظر داشته باشد:
الف ) هدف از تغییر و هر یک از نتایج احتمالی آن؛
ب) یکپارچگی سیستم مدیریت کیفیت؛
ج) در دسترس بودن منابع:
د) تخصیص و یا تخصیص مجدد مسئولیت‌ها و اختیارات.
۷-پشتیبانی
۱٫۷-منابع
۱٫۱٫۷-کلیات
سازمان باید منابع لازم را جهت استقرار، اجراء، نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت تعیین و تامین نماید. سازمان باید موراد زیر را در نظر بگیرد:
الف) قابلیت‌ها و محدودیت‌های منابع داخلی موجود؛
ب) چه نیازهایی باید از تامین‌کنندگان خارجی تامین شود.
۲٫۱٫۷-کارکنان
سازمان باید کارکنان مورد نیاز را برای اجرای موثر سیستم مدیریت کیفیت و همچنین اجرا و کنترل فرآیند های آن تعیین نموده و قابلیت آنها را بهبود بخشد.
۳٫۱٫۷-زیر ساخت
سازمان باید زیر ساخت مورد نیاز را برای اجرای فرآیندها، جهت دستیابی به انطباق محصولات و خدمات تعیین، تامین و نگهداری نماید.
یادداشت: زیر ساخت می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
الف) ساختمانهاو تاسیسات مرتبط؛
ب) تجهیزات از جمله سخت افزار و نرم افزار؛
ج) منابع حمل و نقل؛
د) تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات.
۴٫۱٫۷ -محیط لازم برای اجرای فرآیندها
سازمان باید محیط مورد نیاز را جهت اجرای فرآیندها و دستیابی به انطباق محصولات و خدمات تعیین، تامین و نگهداری نماید.
یادآوری: محیط مورد نیاز می تواند ترکیبی از عوامل انسانی و فیزیکی باشد مانند:
الف) اجتماعی (مانند بدون تبعیض،آرام، بدون تضاد)
ب) روانی (مانند کاهش استرس، پیشگیری از فرسودگی شغلی، توجه به عواطف)
ج) فیزیکی (مانند دما، رطوبت، ارگونومی و پاکیزگی)
اهمیت این عوامل به صورت قابل ملاحظه ای با توجه به محصولات و خدمات سازمان می تواند متفاوت باشد.
۵٫۱٫۷-منابع پایش و اندازه‌گیری
۱٫۵٫۱٫۷٫ کلیات
سازمان هنگامیکه پایش یا اندازه‌گیری به عنوان شواهد انطباق محصولات و خدمات با الزامات مشخص شده استفاده می‌شود، باید منابع لازم را برای حصول اطمینان از نتایج پایش و اندازه‌گیری معتبر و قابل اعتماد تعیین نماید.
سازمان باید اطمینان یابد که منابع تامین شده:
الف) متناسب با فعالیت‌های پایش و اندازه گیری در دست اجرا می‌باشد؛
ب) برای اطمینان از تداوم تناسب منابع با کاربرد آنها، نگهداری می‌شود.
سازمان باید اطلاعات مستند مناسب را به عنوان شواهد تناسب منابع پایش و اندازه‌گیری با هدف، حفظ نماید.
۲٫۵٫۱٫۷٫ قابلیت ردیابی اندازه گیری
در جایی که قابلیت ردیابی اندازه‌گیری یک الزام است و یا توسط سازمان به عنوان یک بخش اساسی از کسب اطمینان در صحت نتایج اندازه‌گیری در نظر گرفته شده است؛ وسایل اندازه‌گیری باید:
الف) در فواصل زمانی مشخص و یا قبل از استفاده بر اساس استانداردهای اندازه‌گیری بین‌المللی یا ملی یا قابل ردیابی به آنها، تایید و کالیبره شوند؛ زمانی که چنین استانداردهایی وجود نداشته باشند، مبانی استفاده شده جهت کالیبراسیون و یا تصدیق باید به صورت اطلاعات مستند نگهداری شود.
ب) وضعیت آنها قابل شناسایی باشد؛
ج) از تنظیمات، آسیب و یا صدمه که وضعیت کالیبراسیون و نتایج اندازه‌گیری‌های پس از آن را از اعتبار خارج می‌نمایند محافظت شوند.
سازمان باید تعیین نماید، هنگامی که تجهیز اندازه گیری برای هدف اندازه گیری نامناسب تشخیص داده شد، آیا این موضوع بر اعتبار نتایج اندازه گیری قبلی تاثیر منفی خواهد گذاشت، و باید در صورت لزوم اقدامات مناسب را در این خصوص تعریف نماید.
۶٫۱٫۷-دانش سازمانی
سازمان باید دانش مورد نیاز را برای اجرای فرآیندها و دستیابی به انطباق محصولات و خدمات تعیین نماید. این دانش باید حفظ شده و به میزان لازم در دسترس قرار گیرد. هنگام مواجهه با نیازها و روندهای در حال تغییر، سازمان باید با ارزیابی دانش فعلی خود، چگونگی اکتساب و یا دسترسی به دانش مورد نیاز را تعیین نماید.
یادداشت۱: دانش سازمانی، دانشی است که خاص سازمان است، که عموما می تواند از تجربه سازمان به دست آمده باشد. در واقع دانش سازمانی آن دسته از اطلاعاتی است که برای دستیابی به اهداف سازمان مورد استفاده قرار گرفته و به اشتراک گذاشته شده است.
یادداشت۲: دانش سازمانی می تواند بر موارد ذیل مبتنی باشد:
الف) منابع داخلی (به عنوان مثال دارایی های فکری، یادگیری حاصل از تجربه، یادگیری از شکست‌ها و پروژه‌های موفق، ثبت دانش و تجربه‌های مستند نشده سازمان، نتایج بهود فرایندها، محصولات و خدمات)؛
ب) منابع خارجی (مانند استانداردها، مطالب آکادمیک، کنفرانس‌ها، جمع‌آوری دانش از مشتریان یا تامین کنندگان)
۲٫۷ – صلاحیت
سازمان باید:
الف) صلاحیت مورد نیاز کارکنانی را که تحت نظر سازمان کار می‌کنند و عملکردشان بر عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت موثر است تعیین نماید؛
ب) اطمینان حاصل کند این کارکنان از نظر تحصیلات، آموزش و یا تجربه واجد صلاحیت مناسب می باشند،
ج) در صورت نیاز، اقدامات لازم را جهت کسب شایستگی لازم انجام داده و اثربخشی اقدامات را ارزیابی نماید؛
د) اطلاعات مستند و مناسبی را به عنوان شواهد شایسته بودن کارکنان نگهداری نماید.
یادآوری: اقدامات می‌تواند به عنوان مثال شامل ارائه آموزش، مشاوره، یاجابجایی افراد در حال کار و یا استخدام و یا قرارداد بستن با افراد شایسته باشد.
۳٫۷-آگاهی
سازمان باید اطمینان حاصل نماید کارکنانی که تحت نظر سازمان کار می‌کنند باید از موراد زیر آگاه باشند:
الف) خط‌مشی کیفیت؛
ب) اهداف کیفیت مرتبط؛
ج) میزان مشارکت و تاثیر آنها در اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت، از جمله مزایای بهبود عملکرد؛
د) پیامد عدم انطباق با الزامات سیستم مدیریت کیفیت.
۴٫۷-ارتباطات
سازمان باید ارتباطات داخلی و خارجی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت را تعیین نماید از جمله:
الف) تعیین موضوع ارتباط؛
ب) چه زمانی ارتباط برقرار کند؛
ج) با چه کسی ارتباط برقرار کند؛
د) چگونه ارتباط برقرار کند؛
ه) چه کسی ارتباط برقرار کند.
۵٫۷ -اطلاعات مستند
۱٫۵٫۷-کلیات
سیستم مدیریت کیفیت سازمان باید شامل موارد زیر باشد:
الف) اطلاعات مستند مورد نیاز این استاندارد بین‌المللی؛
ب) اطلاعات مستند تعیین شده توسط سازمان که برای اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت لازم شمرده می‌شود.
یادداشت: میزان اطلاعات مستند برای یک سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر به دلایل زیر متفاوت باشد:
الف) اندازه سازمان، نوع فعالیتها، فرآیندها، محصولات و خدمات آن؛
ب) پیچیدگی فرآیندها و تعاملات آنها؛
ج) صلاحیت افراد.
۲٫۵٫۷-ایجاد و به روز رسانی
هنگام ایجاد و به روز رسانی اطلاعات مستند، سازمان باید از تناسب موارد زیر اطمینان حاصل نماید:
الف) شناسایی و شرح (به عنوان مثال عنوان، تاریخ، نویسنده، یا شماره مرجع)؛
ب) قالب (به عنوان مثال زبان، نسخه نرم‌افزار، تصاویر) و رسانه (مثلا کاغذی، الکترونیک)؛
ج) بازنگری و تصویب برای تناسب و کفایت آن.
۳٫۵٫۷-کنترل اطلاعات مستند
۱٫۳٫۵٫۷ – اطلاعات مستند مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت و این استاندارد بین المللی باید کنترل شوند تا اطمینان حاصل شود که :
الف ) در مکان و زمانی مورد نیاز، در دسترس و مناسب برای استفاده می‌باشد؛
ب) به اندازه کافی محافظت شده است (به عنوان مثال از بین رفتن محرمانگی، استفاده نادرست، یا از دست‌دادن یکپارچگی)
۲٫۳٫۵٫۷- درصورت کاربرد برای کنترل اطلاعات مستند سازمان باید فعالیت‌های زیر را انجام دهد:
الف) توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده؛
ب) ذخیره سازی و حفظ ، از جمله حفظ خوانایی؛
ج) کنترل تغییرات (به عنوان مثال کنترل ویرایش)؛
د) حفظ و جایگزینی.
اطلاعات مستند با منشاء برون سازمانی که توسط سازمان برای طرحریزی و عملکرد سیستم مدیریت کیفیت لازم تعیین شده‌اند باید به گونه‌ای مناسب شناسایی و کنترل شود.
یادداشت: دسترسی می‌تواند بر تصمیم‌گیری در خصوص صرفا اجازه مشاهده اطلاعات مستند و یا اجازه و اختیار برای مشاهده و تغییر اطلاعات ثبت شده، دلالت داشته باشد.
ادامه مطلب در مقاله بعدی