لزوم بکارگیری متدولوژی مناسب در پروژه های BPM
استفاده از متدولوژی مناسب از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود. متدولوژی مجموعه‌ای سازمان یافته از رویه‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها است که برای راهبری پروژه در چرخه حیات آن و دستیبابی به اهداف و کاهش مشکلات درجریان پروژه توسعه یافته است.
باید به این نکته توجه داشت که رویکردهای مختلفی تحت عناوینی همچون متدولوژی، چارچوب، روش و … درجهت مجامع علمی مطرح است که هر کدام در سطوح و لایه های مختلف از مراحل چرخه BPM استفاده میکنند.
با نگاه کلی به متدولوژی‌ها و چارچوبهای مختلف BPM دو وظیفه مشترک در تمامی متدولوژی‌ها مشاهده می‌شود: شناخت وضعیت کنونی فرایندها در سازمان و نمایش چگونگی عملکرد فرایندهای جدید و بهبود یافته.
به غیر از وظایف بالا یک متد BPM می‌تواند قابلیت تحلیل را نیز دارا باشد و از روش‌های شبیه‌سازی کامپیوتری در این جهت بهره ببرد. با بررسی متدولوژی‌ها فراوانی که برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارایه شده‌اند مشخص شده است که در اکثر آنها چهار مرحله اصلی به شرح زیر وجود دارد:
مرحله طراحی و مدل‌سازی فرایند:
در این مرحله ابتدا هسته اصلی کسب و کار فرآیندهای مربوطه مدل‌سازی می‌شوند. اغلب متدولوژی‌ها بهینه‌سازی فرایندها را از همان آغاز توصیه نمی‌کنند. از این رو می‌توان از روی وضعیت موجود مدل‌سازی را انجام داد و سپس با استفاده از مکانیزم‌هایی که متدولوژی BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود داد. برای مدل‌سازی فرایندها می‌توان از ابزارهایی که برای این امر وجود دارند، استفاده کرد. اغلب متدولوژی‌ها به فراخور روشی که استفاده میکنند، ابزارهایی نیز برای مدل‌سازی فرایندها پیشنهاد میکنند.
مرحله پیاده‌سازی و استقرار فرایند:
پس از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار، فرآیندهای مربوطه به علاوه قوانین کسب و کار پیاده‌سازی شده، بایستی نهادینه شده و کلیه سیستم‌های موجود و قدیمی متصل و یکپارچه می‌شوند. جدا بودن قوانین کسب و کار از فرآیندهای کسب و کار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب و کار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند. همچنین تمامی متدولوژی‌ها در این مرحله تعیین معیارهایی جهت بررسی عملکرد سیستم را، جهت اندازه‌گیری کارایی و تاثیرگذاری آن پیشنهاد میکنند.
مرحله ارزیابی و مدیریت فرایند:
بعد از استقرار سیستم در سازمان، افراد و بخش‌های متعدد سازمان با توجه به نقش و وظایف سازمانی، با فرآیندها مرتبط خواهند بود و فرآیندها را اجرا میکنند. مثلاً، کاربران هسته اصلی کسب و کار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را به عهده بگیرند. مدیران و سرپرستان بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصین BPM نیز باید فرآیندها را از لحاظ انطباق با خواسته‌های سازمان و استانداردها، مدیریت نمایند.
مرحله بهبود و توسعه فرایند:
استقرار فرآیندها در سازمان به نشانه اتمام کار نیست، بلکه از این به بعد سازمان باید بتواند اجرای فرآیندها را بر پایه یک سری از معیارهای کلیدی در زمینه اندازه‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نماید و در صورت نیاز، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد. به وسیله این قابلیت، کاربران حوزه کسب و کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و آنها را اعمال کنند.
همانگونه که در فوق اشاره شد هر پروژه BPM برای موفقیت خود، نیازمند استفاده از متدولوژی یا چارچوب متناسب با شرایط و محیط پروژه خواهد بود. از این رو متدولوژی‌های بسیاری برای برآوردن نیازهای عمومی پروژه های BPM خلق شده‌اند که مدعی کارایی در تمامی پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. در ادامه مطالب سایت به معرفی تفصیلی تعدادی از متدولوژی‌ها یا چارچوبهای مطرح در زمینه BPM خواهیم پرداخت. دلیل انتخاب این رویکردها جامعیت، جدید بودن، تجربه عملی و اعتبار نویسندگان و تهییه کنندگان آنها در مجامع علمی است. متدولوژی‌هایی از میان متدولوژی‌های در دسترس از طریق منابع علمی، مورد بررسی قرار گرفته‌اند به شرح زیراند:
در معرفی متدولوژی‌ها و چارچوبها سعی شده است ابتدا شناخت مختصری از ارائه‌دهندگان متدولوژی یا چارچوب برای خواننده حاصل شود؛ و سپس توضیح اجمالی از چگونگی عملکرد و رویکرد آن به وسیله توضیح فازها و گام‌های عملی آن ارائه شده است.
برای مطالعه چارچوب چانگ به اینجا مراجعه نمایید.
از اینجا میتوانید سرفصل ها و اطلاعات تکمیلی در مورد دوره مدیریت فرایند را کسب نمایید.