چارچوب جستون- نلیس در BPM- بخش چهارم

در مطلب قبلی فازهای ابتدایی چارچوب جستون- نلیس را بیان کردیم. در این مطلب به دو فاز انتهایی این چارچوب اشاره خواهیم کرد.

فاز ۹- شناخت ارزش:

هدف این فاز اطمینان یافتن از این موضوع است که سود حاصل از پروژه‌ شناخته شده است. در‌واقع پروژه‌های مربوط به کسب و کار به این دلیل شروع می‌شوند که ارزشی را به کسب و کار بیفزایند. تعریف، مرزبندی و پذیرش این ارزش افزوده بخشی از پروژه کسب و کار خواهد بود. بنابراین در این مرحله ارزش‌ها و سود حاصل از پیاده سازی پروژه باید به سازمان منتقل شده و مورد تحلیل واقع گردد.

نتایج فاز شناخت ارزش‌ها

نتایج مورد انتظار از این فاز به شرح زیر است:

• خلاصه طرح مزایای پروژه
• ماتریس شبکه مایلستون سود
• ماتریس تحویل سود
• ثبت شناخت سود

خروجی فاز شناخت ارزش:

همانطور که در تصویر زیر پیداست خروجی این فاز ورودی فازهای دیگر چارچوب است. برای مثال می‌توان موارد زیر را نام برد:

• تولیدبازخورد و پیشنهاد تغییر در روش پیاده‌سازی برای بیشینه‌سازی سود.
• ممکن است پیشنهادی برای ایجاد تغییرات در مدیریت تغییر افراد نیز حاصل ‌شود.
• ممکن احساس نیاز به تغییر در شیوه طراحی فرآیندهای جدید به‌منظور بیشینه سازی سود ایجاد شود.
• دانش بدست آمده از این مرحله در پایداری نتایج حاصله از پروژه سودمند خوهد بود.

فاز۱۰- عملکرد پایدار:

کاملاً ضروری است که تیم پروژه کار با کسب و کار را تا بنا نهادن ساختار فرآیندی مناسب ادامه دهند تا این اطمینان حاصل شود که بهبود مستمر فرآیندها پایدار خواهد بود. سازمان باید چرخه حیات فرآیند را به درستی درک کند. در غیر اینصورت با گذشت زمان و تغییراتی که در کسب و کار ایجاد خواهد شد، فرآیندها دوباره کارایی خود را از دست خواهند داد.

نتایج فاز عملکرد پایدار

نتایجی که در طول این فاز حاصل می‌شود شامل موارد زیر‌ هستند:

• مکانیسم‌های برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تشخیص و درک فرصت‌هایی برای بهبود فرآیندها.
• فرآیندهای بهبود‌یافته و مدیریت‌ شده

خروجی فاز عملکرد پایدار:

فاز عملکرد پایدار خروجی‌های متفاوتی را به‌عنوان ورودی فازهای دیگر چارچوب تولید می‌کند. مهمترین خروجی مربوط به فاز‌های استراتژی سازمان و معماری فرآیند است. دانشی که در این مرحله به‌دست می‌آید منجر به تولید اطلاعاتی می‌شود که می‌تواند در هر دو این فازها و فعالیت‌های معمولی کسب و کار تغییراتی ایجاد کند.

در چارچوب ارائه شده توسط جستون و نلیس علاوه بر ۱۰ فازی که پیشتر به آنها اشاره شد، از سه بستر و حوزه به عنوان ضروریات پروژه نام برده می‌شود.

ضروریات پروژه BPM در این مدل به این شرح‌اند:

• مدیریت پروژه:

معمولاً این سؤال از مشاوران پرسیده می‌شود آیا یک مدیر پروژه معمولی قادر به پیاده‌سازی پروژه‌های BPM خواهد بود؟ پاسخ به این سؤال معمولاً به این شکل خواهد بود: بله، اما نه به خوبی یک مدیر پروژه با سابقه در زمینه مدیریت پروژه‌های BPM.

• مدیریت تغییر افراد:

این چارچوب نگاه ویژه‌ای به فرآیند تغییر، علی‌الخصوص تغییری که به پرسنل مربوط می‌شود، دارد. دلایل بسیاری برای شکست پروژه‌های BPM بیان شده و ما در اینجا قصد نداریم که به همه آن‌ها بپردازیم. با این حال این عقیده در حال گسترش است که به جنبه‌های پرسنلی پروژه‌های بهبود همیشه با جزییات کافی نگریسته نشده است.

• رهبری:

نکته‌ای که مورد توافق همه متخصصان تغییر فرآیندهای کسب و کار است این است که هر برنامه تغییری باید از پشتیبانی یک رهبر یا مدیر برخوردار باشد تا به موفقیت نایل گردد. نقش رهبری در خروجی پروژه‌های BPM بسیار قابل توجه است.

اگر ما سه نیاز اصلی پروژه BPM را با هم در نظر بگیریم و سعی کنیم روابط آن‌ها را به نمایش بگذاریم تصویر زیر ایجاد خواهد شد. این تصویر نشان می‌دهد که درک ما از پروژه BPM به طور واضح مشخص است. پس پروژه BPM در بالای خط دید (Visibility Line) قرار می‌گیرد. در حالیکه فعالیت‌های عملیاتی کسب و کار (Business as Usual) به مشخصی خود پروژه نیستند و بنابراین در زیر خط دید قرار می‌گیرند. مدیریت پروژه با پروژه در ارتباط است و مدیریت تغییر افراد مقدمتاً با فعالیت‌های روتین کسب و کار. (چون نقش افراد در این فعالیت‌ها تعریف می‌شود).

نقش رهبری اطمینان یافتن از این موضوع است که دو نیاز قبلی- مدیریت پروژه و مدیریت تغییر افراد- از هارمونی و یکپارچگی لازم برخوردارند.

نکته قابل توجه در مورد این چارچوب این است که محققان پدید‌آورنده این چارچوب تأکید دارند که نیازی نیست که این چارچوب با دقت زیاد و بدون تغییر دنبال شود. بلکه می‌تواند بسته به نیاز سازمان یا شرایط خاص گام‌های آن با شرایط موجود تطبیق داده شود.

چارچوب نلیس BPM, چارچوب جستون, چارچوب مدیریت فرایند