آموزش نرم افزار BizAgi BPMS
در این مستند در نظر داریم بطور کوتاه به آموزش کلیاتی جهت کار با نرم افزار BPMS شرکت BizAgi (بیز ای جی) بپردازیم. کار با نرم افزار BizAgi BPMS خیلی پیچیده نبوده و این ابزار جزء BPMS های کاربرپسند تقی میگردد.
پس از نصب نرم افزار BPMS شرکت بیز ای جی و باز کردن برنامه تصویری بصورت زیر نمایش داده میشود:
مطابق شکل بالا امکان تعریف پروزه جدید یا باز کردن یکی از پروزه های فعلی وجود دارد که ما یکی از پروزه های موجود را باز میکنیم.
به منظور ساخت فرایند در نرم افزار BizAgi BPMS باید ۷ مرحله طی شود که به ترتیب عبارتند از:
- طراحی مدل فرایندی
- طراحی مدل داده یا دیتا مدل
- طراحی فرم
- تعریف قوانین تجاری
- تعریف کاربران
- یکپارچه سازی
- اجرای فرایند
که در ادامه هر یک از مراحل را توضیح خواهیم داد.
شمای کلی این نرم افزار که نسخه ۵۰ کاربره آن بطور رایگان در اختیار کاربران قرار میگیرد بصورت زیر است:
فیلم پایین را ببینید و در دو ساعت با نحوه ساخت یک فرایند در نرم افزار بیزاجی آشنا شوید.
مرحله اول: طراحی مدل فرایندی
در نرم افزار بیز ای جی کاربر با استفاده از زبان استاندارد BPMN2 که زبان بسیار کاملی برای مدلسازی فرایندهاست، مدل فرآیندی مورد نظر خود را طراحی میکند. امکان شکست یک فرآیند به چند زیر فرآیند نیز وجود دارد. دلیل این امر این است که بتوان یک فرآیند بزرگ را به چند بخش تقسیم شکسته تا هم تحلیل ساده تری داشت و هم کارایی نرم افزار در فرایندهای بزرگ و حجم داده ای بالا افزایش یابد. همچنین امکان Import مدل‌های ایجادشده در Visio یا Export به آن و تمامی نرم‌افزارهایی که از این استاندارد پشتیبانی می‌نمایند نیز وجود دارد. این ابزار تمام پترن ها و الگوهای مربوط به استاندارد BPMN2 را پشتیبانی مینماید. با استفاده از استاندارد BPMN2 و پترن های موجود در آن میتوان فرایندهای پیچیده سازمان را به سادگی مدلسازی نمود.
مرحله دوم: طراحی دیتا مدل
در این بخش مدل ذخیره‌سازی اطلاعات تعریف خواهد شد. امکان استفاده از دیتا مدل و جداول تعریف‌شده در همین فرآیند و یا سایر فرآیندها به جهت جلوگیری از ایجاد افزونگی دیتا وجود دارد. به همین دلیل است که به راحتی میتوان بسیاری از فرایندهای ساخته شده را به‌صورت یکپارچه طراحی و بین فرآیندهای سازمان یکپارچگی ایجاد کرد. قابلیت بسیار خوب دیگری که در این بخش وجود دارد این است که میتوان موجودیت ها و جداول دیگر را از سایر پایگاه های داده سازمان (بصورت Virtualized Entity یا Replicated Entity) به این مدل داده اضافه نمود.
مرحله سوم: طراحی فرم ها
بر اساس مدل داده ای طراحی شده در مرحله سوم میتوان در این مرحله فرم های سازمانی را به ازای هر یک از مراحل فرایند ایجاد نمود. به عبارت دیگر هر مرحله یا Task از فرایند باید فرمی داشته باشد. نحوه ساخت فرم ها بصورت ساده و با Drag and Drop است. همچنین امکان ساختن فرم های مشترک یا Reusable Form ها نیز وجود دارد. بطوریکه یکبار یک فرم را طراحی نموده و در فرایندهای مختلف از آن استفاده مینماییم. قابیلیت ساخت فرم های تو در تو، گرید و… نیز وجود دارد.
البته نسخه های قبلی نرم افزار BPMS بیزاجی دارای نقاط ضعفی در این قسمت بود که طبق اظهارات توسعه دهندگان این محصول، این موارد در نسخه ۱۱ این نرم افزار برطرف شده است.
مرحله چهارم: تعریف قوانین تجاری
در این بخش باید قوانین مربوط به فرایند را تعیین نمود. در قسمت هایی که نماد لوزی (Gateway) بکار رفته است باید قوانین رو تعریف نمود. به اینصورت که روی هر یک از یال های خروجی از Gateway کلیک کرده و به صفحه ای به شکل زیر وارد میشویم.
در این قسمت و از سمت چپ فیلدی که باید بر اساس آن تصمیم گیری صورت پدیرد را انتخاب و با Drag and Drop آنرا به سمت قوانین هل میدهیم و شرط مورد نظر را انتخاب میکنیم. مثلا در مثال بالا مشخص میکنیم که اگر وضعیت تایید سند برابر باشد با تایید، فرایند از این مسیر به حرکت خود ادامه دهد. در قواعد پیشرفته امکان مراجعه به سایر سیستم مای سازمانی برای تعیین مسیر فرآیند نیز وجود دارد. مثلا در طول فرایند مرخصی به سیستم حضور و غیاب مراجعه و در صورت داشتن مانده مرخصی ادامه مسیر طی شود.
همچنین امکان دریافت اطلاعات از سایر سیستم ها توسط WebService ها و تصمیم گیری بر اساس آنها نیز وجود دارد.
مرحله پنجم: تعریف کاربران
در نرم افزار BPMS شرکت بیز ای جی این امکان وجود دارد تا شما با یک کاربر ادمین تمام مراحل یک فرایند را اجرا و سناربوهای مختلف ان را تست کنید و در صورت تایید اقدام به تعریف کاربران نمایید. این اقدام به جهت جلوگیری از لاگین کردن های متعدد در زمان ساخت و تست فرایند است. همچنین امکان انتصاب با استفاده از اطلاعات چارت سازمانی، موقعیت های جغرافیایی، نقشهای سازمانی و.. و قابلیت تعیین اولویت مجریان فرآیند از سایر نرم افزارها نیز وجود دارد.
همچنین امکان تعیین انواع روش های تخصیص کار به ایفاکننده‌ی فعالیت وجود دارد:
First available : ارسال کار به اولین شخصی که وارد میز کار خود شود.
By load بر اساس حجم کارهای موجود در میز کار افراد و اختصاص کار به شخصی که کار کمتری دارد.
Every One: ارسال همزمان کار به میزکار کلیه افراد واجد شرایط و حذف از همه میزکارها در صورت انتخاب توسط اولین نفر
Ad Hoc: تعیین نفر بعدی توسط کاربر قبلی بصورت انسانی
تخصیص کار به صورت دستی
گام ششم: یکپارچه سازی
این بخش امکان یکپارچگی با سایر سیستم های کاربردی سازمان را فراهم میکند. برای مثال در انتهای فرآیند ماموریت، نیاز است سوابق آن در سیستم منابع انسانی درج گردد. در این بخش میتوان در هر قسمت از فرآیند، سیستم های سازمانی را با استفاده از وب سرویس به یکدیگر متصل نمود.
همچنین با استفاده از امکان Collaboration میتوان فرایندهای سازمانی را به هم متصل کرده و به اصطلاح End To End کرد.
مرحله هفتم: اجرا
در این مرحله فرایند ساخته شده طی شش مرحله قبل اجرا میشود. کاربر بازدن دکمه Deploy میتوانید فرایند را در محیط عملیاتی بارگذاری کرده تا کاربران نهایی از آن استفاده نمایند.
همچنین امکان یکپارچگی با Active Directory و LDPAنیز وجود دارد.
همانطور که در شکل پایین می بینید نرم افزار BizAgi BPMS سه دیتا بیس مستقل دارد که مدیریت کار را تسهیل خواهد نمود.
در این مستند کوتاه سعی کردیم تا کلیات کار با نرم افزار BizAgi BPMS را به شما آموزش دهیم.
ما در دوره های آموزشی مدیریت فرایندها نرم افزار BizAgi BPMS را برای تک تک شرکت کنندگان نصب و آنها طی کارگاه عملی اقدام به ساخت فرایند خواهند نمود. بطوریکه هر یک از شرکت کنندگان قادر خواهند بود یک فرایند واقعی را از ابتدا تحلیل و طراحی و در یک نرم افزار BPMS واقعی پیاده سازی و اجرا کنند.
