مدل مرجع چیست و در مدیریت فرایند چه کاربردی دارد؟

با توجه به کاربرد و اهمیت مدل های مرجع در باب بهبود فرایندی و سئوال تعداد قابل ملاحظه ای از دوستان، قصد داریم طی این مطلب و مطالب آینده به معرفی مدل های مرجع و کاربردهای آن بپردازیم.

مدل‌های مرجع مجموعه‌ای متشکل از گزینه‌های ممکن، در یک دامنه مشخص هستند که به فرایند تهیه راه حل یک مساله کمک قابل ملاحضه ای می‌کنند. در واقع مدل مرجع مدلی است که می تواند کلیه مشخصات سیستم را در آن مشاهده کرد و واکنش‌های عناصر سیستم را در قالب آن دریافت. مدل مرجع ما را در طراحی و آزمون طرح سیستم، درخصوص کامل بودن هدایت می‌کند و می‌توان برای آشنایی با کاستی‌های سیستم و ارزیابی آن از این مدل استفاده کرد. مدل‌های مرجع برای یک نقشه راهنما جهت ارائه راه‌کارهایی یکپارچه و آرمان‌گرا در قلمرو کسب و کار حساب می شود. این مدل‌ها با احتساب تمامی حوزه‌های کاری موجود در یک کسب و کار به طور عام و جدای از نحوه انجام آن‌ها در سازمان‌های مختلف، راه‌کارهای خود را به صورت کلی پیشنهاد می‌دهند.

توجه به این مسئله بسیار مهم است که مدل‌های مرجع، داده‌های صورت مساله را طبقه بندی و مشخص می‌کند و نه این که انواع جواب‌ها را مشخص کنند.‌ جواب نهائی طی فرایندی با ترکیب و استفاده از این مولفه‌ها به‌دست می‌‌آید. مدل‌های مرجع، معرفی‌کننده گزینه‌ها و مشخصات آن‌ها هستند، اما گزینش با استفاده کننده است که براساس شرایط حوزه مساله خود به انجام این کار می پردازد.

سازمان‌ها همانند سیستم‌هایی پیچیده دارای فرایندهای مشخص و معینی در قلمرو ماموریت و عملیات خاص خود می‌باشند، حوزه‌هایی که سازمان و یا سازمان‌ها در آن زمینه به فعالیت و کنش و واکنش می‌پردازند نیز دارای خصوصیات و اندازه های خود است که معمولاً فعالیت در این زمینه بدون تبعیت و برخورداری از قواعد مشخص جهت تعاملات با سازمان‌های مربوطه، پیشبرد اهداف کسب و کار را پیچیده خواهد کرد. قسمتی از مجموعه اقدامات و چارچوب‌ها در سطح اقدامات سازمان‌های همانند قابلیت الگوبرداری توسط سایر سیستم‌ها و نظام‌ها را دارا است که این خود عامل صرف زمان کمتر جهت دستیابی به الگوی مناسب فعالیت در بخش مربوطه است.

برای مشخص شدن معماری مناسب سازمان‌ها و سیستم‌ها از مدل‌های مرجع استفاده می‌شود. مدل‌های مرجع مدل‌های عمومی هستند که برای مشخص شدن عناصر معماری در لایه‌های مختلف از آنها استفاده می‌شود. هر چند هر سازمانی باتوجه به نیازهای کسب و کار و همچنین استراتژی‌ها و سیاست‌ها به یک معماری ویژه نیاز دارد و نمی‌توان بدون شناخت مقتضیات خاص سازمان، اینگونه مدل‌ها را همانند مکانیکی در طراحی وضعیت مطلوب سازمان استفاده می کنند، اما شباهت هایی که بین سازمان‌ها در سطوح مختلف وجود دارد، و همچنین ارزش افزوده ناشی از کاربرد مدل‌های مرجع, کاربرد این‌گونه مدل‌ها را توجیه می کند. فواید استفاده از مدل‌های مرجع عبارتند از:

• صرفه‌جویی در زمان و هزینه طراحی وضعیت مطلوب
• استفاده از بهترین تجارب و یافته‌ها در سازمان‌های مشابه
• اطمینان از امکان تعامل‌پذیری ‌بین سازمان‌هایی که از مدل‌های مرجع مشابه پیروی می‌کنند.

سازمان‌ها، شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری و مشاوره‌ای و نهادهای استانداردگذاری مختلفی در سطح جهانی اقدام به تهیه و انتشار مدل‌های مرجع کسب و کار کرده‌اند، که هر یک در محدوده خاصی کاربرد دارد.

مطالعه بیشتر: APQC چیست؟ 

به پادکستهای زیر توجه نمایید. در مورد ریسک ها و اشتباهات پروژه های مدیریت فرایند در کشور ما هستند:

پادکست اشتباه اول

پادکست اشتباه دوم

پادکست اشتباه سوم

پادکست اشتباه چهارم