روزی لویی شانزدهم در محوطه کاخ خود مشغول قدم زدن بود که سربازی را کنار یک نیمکت در حال نگهبانی دید. از او پرسید: تو برای چی اینجا قدم میزنی و از چی نگهبانی میدی؟
سرباز دستپاچه جواب داد: قربان من را افسر گارد اینجا گذاشته و به من گفته خوب مراقب باشم!
لویی، افسر گارد را صدا زد و پرسید: این سرباز چرا این جاست؟
افسر گفت: قربان افسر قبلی نقشه قرار گرفتن سربازها سر پستها را به من داده من هم به همان روال کار را ادامه دادم!
مادر لویی او را صدا زد و گفت: من علت را میدانم، زمانی که تو ۳ سالت بود این نیمکت را رنگ زده بودند و پدرت به افسر گارد گفت نگهبانی را اینجا بگذارند تا تو روی نیمکت ننشینی و لباست رنگی نشود! و از آن روز ۴۱ سال می گذرد و هنوز روزانه سربازی اینجا قدم میزند!
فلسفه عمل تمام شده، ولی عمل فاقد منطق، هنوز ادامه دارد!
و این داستان بسیاری از فرایندهای سارمان های ما است.
جسارت به خرج دهید. فرایندهای نگهبان حوض سازمان خود را شناسایی کنید و آنها را حذف نمایید.
بهترین روش برای اینکار همتراز کردن فرایندها با استراتژی های سازمان است. فرایندهایی هستند که حمایت کمتری از استراتژی ها داشته و به عنوان فرایندهای نگهبان حوض شناخته می شوند.
همچنین از نتایج حاصل از این همترازی میتوان در اولیت بندی فرایندها نیز استفاده نمود. اولویت بندی فرایندها یکی از گام های ضروری و کلیدی در فازهای ابتدایی مدیریت فرایند است.
آقای کرشمر به عنوانی یکی از بزرگان حوزه مدیریت فرایند بر این باور است که حداکثر ۲۰ درصد از فرآیندهای سازمان، بیشترین سهم را در ایجاد ارزش برای مشتریان نهایی سازمان دارند. شناسایی این فرآیندها و کار روی آنها از قبیل بهبود، مکانیزاسیون و پایش و کنترل عملکرد، می تواند تا حدود زیادی بهره وری را در سازمان ها افزایش داده و موجبات ترقی سازمان را فراهم آورد.
و بسیاری از فرایندها فاقد ارزش بایسته بوده و سازمان باید علیرغم برخی مخالفت ها اقدام به حذف انها نماید.