یکی از مواردی که خلاء وجود سیستمی مثل BPMS را احساس کردم در یکی از پروژه های بزرگ کشوری بود که حدود 10 سال قبل با موفقیت همراه نبوده و توقعات هیچ یک از طرفین پروزه را تامین نکرد.
داستان از آنجا شروع میشد که بحث سیمان در ان سال ها در کشور به یکی از مفقوله های مهم تبدیل شده بود. زیرا با رونق ساخت و ساز، برخی سوء استفاده ها مانع از تامین این کالای اساسی در این صنعت میشد. به عنوان نمونه برخی اقدام به احتکار این کالا نموده یا گران فروشی میکردند. یکی از علت های اصلی این سوء استفاده ها، شفاف نبودن اطلاعات از میزان تولید، توزیع و فروش این محصول بود. یعنی معلوم نبود میزان تولید در هر کارخانه چقدر و میزان توزیع چقدر است و چقدر کالای مازاد در انبارها وجود دارد.
قرار بود این سیستم بر مبنای دریافت اطلاعات از دو سطح تولیدکنندگان (کارخانه های تولیدی) و دریافت‌کنندگان مستقیم (پروژه‌های ملی و عمرانی، عوامل توزیع وصنایع سیمان بر) تهیه شود. در این سیستم محصول تولیدی کارخانه‌های سیمان پس از فروش و بارگیری تا هنگام تحويل به دریافت‌کنندگان درقالب بخش‌های اصلی سیستم نظیر مبادی تامین، برنامه، عملیات، کنترل و دریافت‌کنندگان ثبت و قابل ردیابی و کنترل خواهد بود.
در مورد اهمیت این پروژه همین بس که خود شخص وزیر بازرگانی وقت در مورد این پروژه نظارت مستقیم داشته و به کمیسیون اقتصادی مجلس بابت پیشرفت ان بطور هفتگی گزارش ارائه میکرد.
تیم فنی خوبی متشکل از تحلیلگران سیستم و برنامه نویسان حرفه ای که تعدادشان حدود 15 نفر بود دور هم جمع شده بودند و سخت روی این پروژه کار میکردند.
طبیعتاً زمان تولید چنین سیستمی با روش های برنامه نویسی حتی ضمن در اختیار داشتن تیم حرفه ای و با تجربه زمان کوتاهی برآورد نمیشد.
سخت کار میکردیم. حدود 6 ماه از آغاز پروژه سپری نشده بود که مجلس به دلایل انواع و اقسام فشارهای وارده سیمان را از سبد حمایتی دولت خارج کرد و عملاً تمام زحماتی که برای این موضوع کشیده شده بود و همه هزینه های انجام شده بی نتیجه ماند.
این اتفاق یعنی تغییر قوانین بالادستی تنها یکی از اتفاقاتی است که میتوانند فرایندهای سازمان ما را تغییر دهند. موارد و علل متعدد دیگری نیز وجود دارند از جمله:
- سرعت بالای تغییر مدیران در کشور ما
- سرعت بالای تغییر پارامترهای اقتصادی از جمله تورم، نرخ ارز و….
- شرایط خاص اقتصادی کشور ما از جمله تحریم، برجام و…
اگر ما ابزاری در اختیار داشتیم که میشد خیلی سریعتر فرایند مدیریت توزیع سیمان کشور را مکانیزه کنیم قطعا این اتفاق نمی افتاد و زحمات یک تیم متخصص و هزینه های بالای صرف شده بابت این موضوع به هدر نمیرفت.
این مهم یعنی سریعتر الکترونیکی شدن فرایندها و گردش کارهای سازمان ها یکی از بزرگترین مزیت های یک سیستم BPMS معتبر است.
منتظر خاطرات بعدی باشید.