عینیت بخشیدن به BPM با کمک فناوری اطلاعات

تکنولوژی تا کنون این توانایی را نداشته است که خود را کاملا با شرایط واقعی فرآیندهای سازمانی وفق دهد. نیاز به نوعی از سیستم ها برای پیاده سازی BPM مدتهاست که وجود دارد.

سیستم های مناسب برای BPM باید این ویژگیها را داشته باشند:

• رویکرد و ساختار افقی داشته باشند (بجای رویکرد عمودی – وظیفه ای)
• قابیلت تغییر و انعطاف بالائی داشته باشند (به دلیل تغییر مداوم کسب و کار)
• در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند (چون فرایندها به هم وابسته اند)

در پاسخ به این نیازها چهار نسل از سیستم های اطلاعاتی تا کنون به وجود امده اند.

• نسل اول: نرم افزارهای منفرد
• نسل دوم:سیستم های ERP
• نسل سوم:سیستمهای WFM
• نسل چهارم:سیستمهای مدیریت فرایندهای کاری (BPMS)

که سه نسل اول قادر به پاسخگویی تمام نیازهای مورد نظر سازمان نبودند.

نسل اول: نرم افزارهای سنتی و قدیمی

نرم افزارهای تک کاربره و منفرد (single) مدت زمان زیادی جهت پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی شرکت­ها به­ کار گرفته شده اند. تا حدود سال ۱۹۹۰ پشتیبانی از فرایندهای کاری بطور معمول توسط این برنامه­ های کاربردی انجام می­شد  به­ صورتی­که امروزه از آنها به عنوان نرم­ افزارهای سنتی و قدیمی یاد می­شود.

هنوز تعداد زیادی از شرکت­ها جهت انجام امور اساسی خود از جمله کنترل فرآیند فروش کالاها، حسابداری و سیستم انجام معاملات از اینگونه نرم ­افزارها استفاده می­کنند. این نرم افزارها احتیاجات جدید مورد نیاز را برآورده نمی­سازند، احتیاجاتی از قبیل قابلیت انعطاف، تغییر سریع و شفافیت.

یک سازمان با تعداد زیادی از این قبیل نرم­ افزارها به سادگی قابلیت تغییر فرآیندهای سازمانی خود را ندارد. فرآیندها نمی­توانند از منطق ثابت برنامه­ های پشتیبانی ­کننده عبور کنند و حتی روال­های کاری این فرایندها قابلیت اصلاح و انعطاف ندارند، چه برسد به اینکه بخواهند منطبق بر نیازهای خاص و جدید شوند.

نسل دوم:سیستم های ERP

بعد از دهه ۱۹۹۰ پکیجهای ERP مانند SAP ، Peoplesoft ، و Oracle Financials به عنوان نرم­افزارهای در سطح مدیریت فروش رفتند و به عنوان نرم افزاری که می­توانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکت­ها را برآورده کنند معرفی شدند.

سیستم­های ERP قرار بود قابل اطمینان و کارا، با قابلیت انعطاف، سریع و شفاف باشند. در واقع نیز این سیستم­ها نسبت به سیستم­های قدیمی با قابلیت انعطاف بیشتر و با قابلیت انطباق سریع بودند و در ضمن آنها از عهده پیچیدگی و وابستگی فرآیندهای سازمان­ها بر آمده بودند. اما طبق گزارشات و نتایج عملی بدست آمده، تعداد کمی از سازمان­ها و شرکت­ها انتظاراتی را که از پروژه­هایERP داشته اند را بدست آورده اند، حتی بوجود آورندگان سیستم­های ERP ایجاد نسل جدید این گونه سیستم­های را در دستور کار دارند.

در عمل سیستم­های ERP هیچکدام از قابلیت­های وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند. مضاف بر اینکه به دلیل هزینه زیاد پیاده ­سازی سیستم­های متفاوت نرم­ افزاری ERP عملکرد آنها در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.

نسل سوم: سیستم­های WFM

سیستم­های گردش کاری یکی از راه حل­های دیگری است که تاکنون ارائه شده است. این سیستم­ها مبتنی بر زیست چرخ مستندسازی و عملیات بر اساس فرم­های اطلاعاتی است. بصورت کلی این سیستم­ها از فرآیندهای دفتری، استاتیک و خوش تعریف پشتیبانی می­کنند. از آنجایی که فرآیندها بصورت واضح و آشکار در نرم­افزار بیان می­شوند این نرم افزارها شفافیت و وضوح را برآورده می سازند. این نرم افزارها قابلیت تغییر و بروزرسانی سریعی دارند به خاطر اینکه آنها تعاریفی را ایجاد می­کنند که به راحتی و سرعت قابل تغییرند. محدودیت اصلی که اینگونه سیستم­ها دارند عدم یکپارچه سازی است: در زمینه ارتباط این نوع سیستم­ها با یکدیگر ضعف وجود دارد. برنامه های پیاده­ سازی بر مبنای جریان کار وابسته به کسب و کاری هستند که برای آن کسب و کار بوجود آمده اند و به راحتی قابل بکارگیری در مورد مشتریان، تأمین­کنندگان و شرکای تجاری دیگر نمی­باشند.

نسل چهارم: سیستم­های مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS)

همه راهها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هسته سیستم­های سازمانی آینده هستند. نسل جدیدی از سیستم­ها در حال ظهور می­باشند که هدف اصلی آنها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است. شعار اصلی آنها این است که “جزئی از سیستم یا افراد آنها باشیم”.

این سیستم­ها که از سال ۲۰۰۵ به بعد در حال فراگیر شدن هستند اکثر مبتنی بر تکنولوژی و پروتکل­های معماری سرویس­گرا هستند. دلیل استفاده این سیستم ها از معماری سرویس­گرا قابلیت بالای انعطاف­پذیری و استفاده مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرایندهای کاری مورد نیاز است.