سیر تکاملی، مفهوم و کاربرد BPMS

در این مطلب در نظر داریم کمی در مورد سیر تکاملی مفهوم و کاربرد مدیریت فرایندهای کسب و کار و چگونگی ظهور و توسعه نظریه مدیریت فرایند کسب  و کار صحبت کنیم

چگونگی ظهور و توسعه نظریه مدیریت فرایند کسب  و کار

در طی سال­های گذشته، طی مدت زمان کوتاهی مدیریت فرایندهای کسب و کار بسیار رشد و پیشرفت کرده است بطوریکه سه دوره زیر را طی کرده است. (غلامرضا بداقی، ۱۳۸۸)

• نرم­ افزار (Software)
• نرم­ افزار به بسته (Software to Suite)

• بسته به سیستم (Suite to system)

مدیریت فرایند کسب  و کار به­ عنوان یک نرم ­افزار (BPM Software)

در ساده ­ترین حالت، مدیریت فرآیندهای کسب و کار نرم افزاری است که با برقرار کردن ارتباط میان افراد و برنامه های کاربردی، قابلیت خودکار کردن، اجرا و نظارت بر روی فرایندهای کاری را، از آغاز تا پایان را دارا می باشد. این قابلیت سبب شده است تا تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار نسبت به تکنولوژی­های ماقبل خود یعنی مدیریت جریان کار (WFM) و یکپارچگی برنامه ­های کاربردی سازمان (EAP) برتری یابد. سیستم­های مدیریت جریان کار (WFMS) با اینکه با کمک روش­های سنتی و با اتوماتیک کردن فرایندهای دستی در یک برنامه در یک برنامه کاربردی، می­توانند ارتباط بین افراد را برآورده سازند، ولی با این حال از نظر برقراری ارتباط بین برنامه های کاربردی دارای محدودیت می باشند. ابزار یکپارچگی برنامه­ های کاربردی سازمان در این تکنولوژی، با ردیابی اطلاعات و انتخاب مسیر برای آنها، امکان برقراری ارتباط بین برنامه­ های کاربردی را فراهم سازد، به طوری که داده ها به طور اتوماتیک در سرتاسر سازمان قابل استفاده و بررسی می باشند. بنابراین نقایص سیستم­های مدیریت جریان کار را ندارند، ولی چون یکپارچگی برنامه های کاربردی سازمان نمی تواند فرایندهایی را که در مدت زمان طولانی انجام می­ پذیرند، اتوماتیک کند. در برقراری ارتباط بین افراد موفق نبوده است. نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار به دلیل دارا بودن قابلیت برقراری ارتباط بین افراد و برنامه های کاربردی، دو تکنولوژی قبلی را یکجا در خود جمع کرده و بر هر دوی آنها برتری یافته است. (غلامرضا بداقی، ۱۳۸۸)

این مجموعه از ابزارها، سازمان را قادر می­ سازند تا فرایندهایش را، از آغاز تا پایان، مدیریت کنند و در صورت نیاز آنها را بهبود بخشد و یا اصلاح کند. با وجود این کارامدی وسیع و گسترده، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار  نیز دارای محدودیت­هایی می باشد. نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار اگر چه برای فرایندهای ساده بسیار مفید واقع می شود. مانند فرایندهایی که درون واحدهای سازمانی با یکدیگر در تعامل اند اما کارامدی لازم برای آماده ساختن یک زیربنای مناسب جهت پشتیبانی از فرایندهای مرکب و پیچیده را ندارد مانند فرایندهایی که در سراسر سازمان، به خوبی زنجیره ارزش، گسترش یافته اند.

مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان نرم افزار

 مدیریت فرایند کسب  و کار به­ عنوان یک بسته (BPM Suite)

برای برطرف کردن کمبودها و نواقص نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بسته مدیریت فرآیندهای کسب و کار توسعه یافت. با استفاده از بسته مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها قادر خواهند بود فرایندهای گوناگون و متفاوت را در یک بسته واحد، یکپارچه سازند و از این طریق می توانند به طور سریع و موثر برنامه های کاربردی ترکیبی را طراحی کند. این برنامه های ترکیبی، از به کارگیری بسته مدیریت فرآیندهای کسب و کار ایجاد شده و توسعه یافته اند و برای حل مشکلات ویژه کسب و کار مانند مدیریت کردن دارایی های شرکت به کار می رود. با یکپارچه کردن برنامه های کاربردی موجود، انتقال مناسب داده­ها و برقراری ارتباط­های لازم بین افراد، می­توان بر محدودیت­های برنامه­ های کاربردی سنتی سازمانی غلبه کرد و انعطاف پذیری و همکاری موثری پدید آورد. با فراگیرتر شدن رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بسته مدیریت فرآیندهای کسب و کار توانست علاوه بر داشتن قابلیت­های­، مدیریت فرآیندهای کسب و کار توانایی­ های دیگری را نیز در اختیار کاربران خود قرار دهد. (غلامرضا بداقی، ۱۳۸۸)

 مدیریت فرایند کسب  و کار به­ عنوان یک سیستم (BPM System)

گارتنر، از شرکت­هایی که در زمینه مدیریت فرآیندهای کسب و کار فعالیت می­کند، اخیراً تعریف جدیدی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارائه کرده است:” مدیریت فرآیندهای کسب و کار شیوه و روش مدیریتی است که با نظارت بر روی فرآیندهای کسب و کار محیطی را فراهم می آورد تا به دو هدف مهم دست یابیم: بهبود و پیشرفت چابکی سازمان و اجرای موثر و کارآمد فرآیندها “. این نگاه کل نگر به مدیریت فرآیندهای کسب و کار، یک رویکرد ساخت یافته را برای بهینه ساختن فرآیندها و وظایف سازمانی با استفاده از ابزارهای بسته مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارائه می دهد. این رویکرد موارد دیگری را نیز در سازمان تحت تاثیر خود قرار می دهد: سیاست­ها، خط­ مشی­ها، شاخص­ها و روش­های مدیریتی.

رویکرد سیستمی مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندهایشان را با توجه به و یا حل (BPM Software)  بنیان این تکنولوژی، از سطح اتوماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار بسیار فراتر ببرند. در واقع با استفاده از رویکرد مدیریت (BPM Suite) مشکلات فرآیندهای کسب و کار آنها قادر خواهند بود تا نسبت به تغییرات مشتری، سلیقه مشتری، مصرف­ کننده، بازار، تقاضا و. . . سریعتر از رقبای خود واکنش نشان دهند و از این طریق به برتری رقابتی دست یابند. (غلامرضا بداقی، ۱۳۸۸)