۴۴۳۳۶۸۹۵ - ۰۲۱
BPM چیست؟ (مدیریت فرایند)

BPM چیست؟ (مدیریت فرایند)

bpmچیست؟ مدیریت فرایند چیست؟ مدیریت فرایند کسب و کار و سوالاتی از این دست در این مطلب پوشش داده خواهند شد.

امروزه دغدغه‌هاي اصلي سازمان‌ها، دستيابي به راه‌ها و روش‌هايي براي اتوماسيون و بهبود فرآيندهاي كسب و كار است.  تعداد قابل ملاحظه‌اي كه روند رشد فزاينده‌اي نيز دارند، از مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) براي بهبود مؤثر استفاده مي‌كنند.

مديريت فرآيند كسب و كار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تكنيك‌ها و ابزاري است كه براي پشتيباني از طراحي، اجرا، مديريت و آناليز فرآيندهاي عملياتي كسب و كار بكار مي‌رود.

مديريت فرآيند کسب و کار با داشتن الگوهاي متعدد مورد نياز سازمان‌ها، روشي يكپارچه براي تعريف، اجرا، بازبيني و مديريت فرآيندهاي کسب و کار سازمان ها را ارايه مي‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهاي مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مديريت امور را سهل و کارآمد مي­کند. بر این اساس می‌توان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود  مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را بدنبال دارد:

  • توسعه و تعالی سازمانی
  • ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
  • جلب رضایت مشتریان
  • چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
  • یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی

در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامي از دانش و تحقيق در هم‌گرايي و اتصال بين مديريت و فناوري اطلاعات است كه شامل متدها، تكنيك‌ها و ابزاري است براي طراحي، فعال شدن، كنترل و آناليز  فرآيندهاي كسب و كار كه خود مستلزم نيروي انساني، سازمان‌ها، برنامه‌هاي نرم‌افزاري كاربردي، اسناد و ديگر منابع اطلاعاتي است.

چرخه مديريت فرآيندهاي كسب و كار

فعاليت‌هاي اجرا شده توسط سازمان براي مديريت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار را پوشش مي‌دهد. سيستم‌هاي BPM ابزار نرم‌افزاري براي مانيتور اجراي فرآيندهاي كسب و كار هستند كه اين امكان را براي مديران فراهم مي‌كنند تا فرآيندها را آناليز كنند و تغييرات لازم را نسبت به وضعيت اوليه ايجاد نمايند. در واقع BPM  يك “مدل مديريت” است كه براي سازمان‌ها اين امكان را فراهم مي‌آورد تا فرآيندهاي كسب و كار را مانند ديگر اقلام سرمايه‌اي سازمان مديريت كنند و بهبود دهند.

در يك سازمان با اندازه متوسط تا بزرگ، يك سيستم مديريت فرآيند كسب و كار خوب، به محيط كسب و كار اين امكان را مي‌دهد تا براساس محيط رقابتي، تغييرات در فرآيندهاي كسب و كار را روز به روز اعمال نمايد.

BPM با مهندسي دوباره فرآيندهاي کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت اين دو در آنست که BPM قصد ايجاد تغييرات يکباره و انقلابي در فرآيندهاي کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌هاي مديريت را با فناوري اطلاعات ترکيب مي‌کند.

در تصوير زیر چرخه عمر BPM یا مدیریت فرایند آمده است. در ادامه به توضیح بخشهای مختلف چرخه خواهیم پرداخت.

مراحل مديريت فرآيندهاي كسب و كار


مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار

در ادامه به توصیف مراحل عمومی مدیریت فرایندهای کسب و کار خواهیم پرداخت.

مجموعه فعاليت‌هاي BPM به چهار دسته زير تقسيم مي‌شود:

طراحی فرایند(Process Design)

اجراي فرایند(Process Execution)

پايش فرایند (Process Monitoring)

بهبود فرایند (Process Improvement)


مراحل عمومی مديريت فرآيندهاي كسب و كار مجموعه فعاليت‌هاي BPM است که به چهار دسته زير تقسيم مي‌شود:

طراحی فرایند (Process Design):

اين فاز شامل درك فرآيندهاي كسب و كار موجود و نیز طراحي فرآيندهاي جديد مي‌باشد. مدل‌سازي و مستندسازي فرايندهاي کسب و کار به مديران سازمان کمک مي‌کند تا درک بهتري از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغييراتي در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهاي مورد استفاده براي اينکار شامل اين اجزاء مي‌باشد: ويرايشگرهاي گرافيکي جهت مستندسازي فرآيندها, انباره‌هايي براي ذخيره مدل‌هاي فرآيند و ابزارهاي شبيه‌سازي فرآيند کسب و کار براي اجراي فرآيند جهت اندازه‌گيري پارامترهاي بازدهي مانند ميانگين زمان و هزينه.

اجرای فرایند (Process Execution):

فرايند هاي مدل شده در مرحله قبل بايد اجرا شوند.  وجود مدل‌هاي سازماني از فرايندهاي کسب و کار و دسترسي همه ذينفعان سازمان به اين مدل‌ها، سبب مي‌شود تا ميزان يکنواختي اجراي فرايند‌هاي کاري به تدريج افزايش يابد. سيستم‌هاي مديريت فرآيند كسب و كار در اين مرحله به جاي مدل‌هاي فرآيندي مبتني بر متن بر توسعه مدل فرآيندها به صورت گرافيکي تمرکز نموده‌اند که دليل آن کاهش پيچيدگي توسعه مدل مي‌باشد. برنامه‌نويسي ويژوال با استفاده از علائم گرافيکي بازدهي را در تعدادي از بخش‌ها افزايش داده و بوسيله کاربران بخوبي پذيرفته شده است. در اين مرحله از قوانين کسب و کار كه براي کنترل رفتار سيستم‌ها به کار مي‌روند و يک موتور قوانین کسب و کار براي تصميم‌گيري و اجراي فرآيندها استفاده مي‌شود.

پایش فرایند (Process Monitoring):

همزمان با اجراي فرايندها، مديريت سازمان بايد عملکرد و نتايج اجراي فرايند‌هاي کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گيري کرده و با نتايج از پيش تعيين شده مقايسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پيش تعيين شده بايد تحليل و علت يابي شده و راه‌حل‌هاي آن تعيين گردد.

بهبود فرایند (Process Improvement):

تحليل ثبت وقايع استخراج شده در طي نظارت بر فرآيند و مقايسه آنها با يک مدل فرآيند منطقي براي تحليل‌گر امکان تشخيص و تحليل گلوگاه‌ها را مهيا مي‌سازد. نتايج ناشي از پايش فرايند‌ها، در صورتي که منجر به کشف اشکالاتي در طراحي فرايند‌ها شود، بايد در يک فرايند طراحي مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرايند‌هاي کسب و کار اصلاح گردد.


دستاوردهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار یا BPM چیست؟

در ادامه در نظر داریم به تشریح این موضوع پردازیم که مديريت فرآيندهاي كسب و كار موفق، بر مبناي اهداف كسب و كار، فرآيندهاي كسب و كار را مانيتور و مديريت مي‌نمايد و نتايج زير حاصل اجراي آن است:

دستاوردهاي سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار

بهينه سازي و حذف فعاليت‌هاي غير ضروري

بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب و كار در سطح سازماني و بين دپارتمان‌هاي سازمان، از اثرات مثبت اجراي BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان است. با حصول كارآيي بيشتر در اجراي يك فرآيند، عملاً كاهش هزينه حاصل خواهد شد و مي‌توان ارتباط مستقيمي بين مؤلفه كارآيي و كاهش هزينه برقرار نمود.

بهينه‌سازي يك فرآيند مي‌تواند با افزايش كارآيي، كاهش هزينه و افزايش بازدهي در فرايند همراه باشد.

براي انجام بهينه‌سازي می‌توان از سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار استفاده نمود تا به كمك آن، فرآيندهاي سازماني، مانيتور، كنترل، آناليز و مديريت شود تا تصميمات لازم براي بهينه‌سازي آنها انجام پذيرد. در نتيجه مدل‌سازي فرآيند، سازمان مي‌تواند فرصت‌هايي براي حذف كارهاي غيرضروري بدست آورد.

به علاوه سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار داده‌هاي مفيدي در زمينه هزينه‌هاي فرآيند، طول دوره اجرا، باركاري، بازبيني و بهينه سازي براساس نتايج واقعي فراهم مي‌كند.

 چابكي كسب و كار

از ديگر مزاياي اجراي BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار افزايش و بهبود مؤلفه چابكي كسب و كار است.

پارامترهاي كسب و كار و شرايط بازار، به سرعت تغيير مي‌کنند و مديران كسب و كار نياز به توانمندي دارند تا به اين تغييرات به سرعت و به طور مؤثري پاسخ دهند.

با استفاده از  BPM سازمان‌ها قادر خواهند بود كه محيط‌هاي كسب و كاري متناسب با نیاز مشتریان ايجاد كنند، تا بتوانند در سطح كسب و كار با ايجاد يك سبد رقابتي خود را سريعاً و به سادگي تطبيق دهند.

تطبيق

سازمان‌هايي كه از BPM  استفاده مي‌كنند و فرآيندهاي خود را اتوماسيون و بهينه‌سازي نموده‌اند، نتايج قابل ملاحظه‌اي در پاسخگويي و بهره‌وري مشاهده مي‌كنند.

بهبود تصميم گيري

با تجميع همه اطلاعات مرتبط با يك فرآيند و ارائه اطلاعات به شركاي فرآيند، دقت و سرعت تصميم‌گيري افزايش مي‌يابد.

به دليل اينكه اغلب فرآيندهاي كليدي، نيازمند اطلاعات از سيستم‌هاي ديگر هستند، با استفاده از واسط‌هاي اطلاعات، از سيستم‌هاي ديگر مانند ERP جمع‌آوري و در قالب اطلاعات فرآيند به شركا ارائه مي‌شود. به عبارت ديگر با ارائه اطلاعات به مديران بر مبناي آنكه آنها دقيقاً چه مي‌خواهند (بدون ارائه اطلاعات افزون)، فرآيندتصمیم­سازی و تصميم‌گيري بسيار راحت‌تر و سريع‌تر انجام مي‌شود.

افزايش سرعت كسب و كار و رضايت مشتريان

مديريت فرآيندهاي كسب و كار مي‌تواند با حذف تأخيرها، خودكارسازي بخش‌هايي از فرآيند، موازي سازي فرآيندها و ايجاد محدوديت‌هاي زماني براي هر قدم زمان سيكل را تا ۹۰% كاهش دهد. با كاهش زمان سيكل و حصول اطمينان از اينكه هيچ فعاليتي از قلم نمي‌افتد، مشتريان داخلي و خارجي سازمان سريع‌تر و راحت‌تر به اطلاعات و پاسخ هاي مورد نيازشان دست مي‌يابند.


در انتها ذکر این نکته ضروری است که به منظور اجرا و تحقق مناسب مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM در سازمان ها بکارگیری متدولوژی مناسب از مهم‌ترین عوامل موثر در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود.

بر همین اساس متدولوژی‌های بسیاری برای برآوردن نیازهای عمومی پروژه های BPM خلق شده‌اند که مدعی کارایی در تمامی پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. در ادامه مطالب سایت به معرفی تفصیلی تعدادی از متدولوژی‌ها یا چارچوب­های مطرح در زمینه BPM خواهیم پرداخت. برای اشنایی با هر یک از موارد نام شده روی عنوان ان کلیک و صفحه مربوط به آن را مطالعه نمایید.


به منظور آشنایی و تسلط روی مباحث مدیریت فرایندها (BPM) میتوانید در دوره های آموزشی مدیریت فرایندهای کسب و کار که توسط اساتید با تجربه برگزاری بیش از ۲۰۰ دوره آموزشی و سمینار ارائه میگردد شرکت نمایید. اطلاعات بیشتر در مورد سرفصل های دوره آموزش مدیریت فرایندها و دانلود پوستر دوره را از این قسمت میتوانید کسب نمایید.


 به منظور مشاهده فیلم آموزشی با موضوع BPM چیست به بان انگلیسی ساده اینجا را کلیک کنید.

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .