عضویت در کانال مدیریت فرایند
الگوی پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار 
پیاده سازی مدیریت فرآیند

الگوی پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار

این چارچوب، با در نظر گرفتن قدم های اساسی فرآیند گرایی در خانواده استانداردهای ایزو ۲۰۰۰ ، سعی دارد قدم های اجرای مدیریت فرآیندها را به طوری ارائه نماید که کلیه معیارهای فرآیندگرایی در مدل های جایزه، (MBNQA)  جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج ،(EFQM)  تعالی تجاری بنیاد مدیریت کیفیت اروپا را در بر داشته باشد. ضمن تحلیل (ABEA) و جایزه تعالی تجاری استرالیا (CAE) دمینگ، جایزه ملی کانادا این مدل­ها و استخراج رویکردهای هر یک نسبت به مفهوم ” فرآیند گرایی ” ، به جمع بندی این دیدگاه ها پرداخته و با مدل پیشنهادی تطبیق داده شده است. 

پیاده سازی مدیریت فرآیند

مرحله اول : شناسایی فرآیندهای مورد نیاز سیستم مدیریت

در ابتدای امر لازم است فرآیندها در سازمان شناسایی شوند. این فرآیندها ممکن است به صورت بالفعل باشند و گاه لازم می شود فرآیندهای جدیدی را پیشنهاد کرد. به طور کلی می توان فرآیندها را به دو گروه اصلی ” فرآیندهای عملیاتی ” و ” فرآیندهای مدیریتی ” طبقه بندی کرد.

وظیفه اصلی سازمان توسط فرآیندهای عملیاتی اجرا می شود. از جمله این فرآیندها می توان به طراحی و تولید محصولات و خدمات، تحویل کالا و خدمات و . . . اشاره کرد. فرآیندهای مدیریتی از عملکرد فرایندهای عملیاتی حمایت و پشتیبانی می کنند.


مرحله دوم : تعیین توالی و تعامل بین فرآیندها

برای شروع این بخش لازم است ورودی و خروجی فرآیندهای شناسایی شده در مرحله قبل تعیین شوند. با تعیین اینکه هر ورودی، خروجی کدام فرآیند است تعامل فرآیندها مشخص می شوند. از دیگر نتایج این کار می توان به تعیین توالی فرآیندها اشاره کرد. این توالی نشان می دهد با اتمام هر فرآیند، چه فرآیندی آغاز به کار می کند.


مرحله سوم : تعیین معیارها و روش های لازم جهت ارزیابی عملکرد فرآیندها

برای کنترل و ارزیابی عملکرد سازمان و فرآیندهای آن، لازم است معیارهایی در نظر گرفته شوند. معیارها باید بتوانند میزان اثربخشی و کارایی فرآیندها را تعیین کنند. علاوه بر تعیین شاخص ها، لازم است روش اندازه گیری شاخص ها نیز مشخص شوند. لذا لازم است تا واحد اندازه گیری، نحوه محاسبه شاخص، دوره زمانی اندازه گیری و کنترل شاخص، متولی انجام ارزیابی و حتی در صورت لزوم، راهنمایی ها و دستورالعمل های مرجع این کار تعیین شوند.


مرحله چهارم : طراحی فرآیندها

در این مرحله، می توان با طراحی روند اصلی فرآیند، کار را شروع کرد. برای تعیین دقیق این روند، می توان از نظرات پرسنل درگیر با این عملیات استفاده کرد. یکی از پیشنهادات برای طراحی شماتیک فرآیندها استفاده است. به این ترتیب کلیه گام های اجرایی فرآیند به طور دقیق مشخص می شود. می توان به راحتی DFD از اطلاعات تکمیلی از قبیل مالک فرآیند، ورودی ها و خروجی ها، منابع مورد نیاز و . . . را از روی طرح روند فرآیند استخراج کرد. این اطلاعات را می توان جهت مستند سازی در قالب ” شناسنامه فرآیند ” نگهداری کرد.

این شناسنامه تنها فرمتی برای ذخیره سازی اطلاعات است و می تواند متناسب با نیازهای مختلف سازمان ها تغییر کند.


مرحله پنجم : اطمینان از در دسترس بودن منابع و اطلاعات لازم جهت پشتیبانی فرآیندها

در گام پیشین، منابع مورد نیاز جهت اجرای فرآیندها تعیین شد. در این مرحله لازم است برای تامین و در دسترس قرار دادن این منابع اقداماتی صورت گیرد. لازمه تخصیص مناسب این منابع، شناسایی امکانات، توانمندی ها و استعدادهای بالقوه و بالفعل سازمان می باشد. تهیه منابع سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز و . . می تواند از طریق خرید و یا واگذاری به شرکاء صورت گیرد. در حالیکه منابع انسانی متخصص، نه تنها از طریق استخدام نیروهای جدید بلکه با آموزش پرسنل موجود تامین می شود.


مرحله ششم : اجرای فرآیندها

لازمه اجرای مناسب فرآیندها، محیا بودن کلیه شرایط است. از جمله اقدامات ضروری پیش از اجرای فرآیندها، توجیه کردن پرسنل درگیر با این فرآیندها است. تشکیل جلسات توجیهی، تاکید بر روی فواید شیوه جدید کاری و استفاده از اصول مدیریت تعارض و .. می تواند در کاهش مقاومت کارکنان مفید باشد. از طرفی حفظ آمادگی برای تغییرات، در طول اجرای فرآیند ضروری است. این امر، اهمیت برگزاری جلسات توجیهی و آموزشی متعدد را نشان می دهد.


مرحله هفتم : اجرای پایش، اندازه گیری و تحلیل فرآیندها

در این مرحله لازم است کلیه شاخص های تعیین شده در گام ۳ اندازه گیری شوند. مسئولین اندازه گیری و پایش با تواتر زمانی تعیین شده، شاخص ها را بر اساس روش های مدون اندازه گیری می نمایند. نتایج این اندازه گیری باید به مقام مسئول ارجاع داده شده تا مورد پردازش قرار گیرد. نتیجه این تحلیل و پردازش می تواند شناسایی نقاط قوت و ضعف در روند اجرایی فرآیند باشد. در انتها برای حل مشکلات و تقویت نقاط بهبود، لازم است اقدامات اصلاحی طراحی شوند.


مرحله هشتم : انجام اقدامات لازم جهت بهبود مستمر فرآیندها

برنامه ریزی بهبود برای هر فرآیند را می توان به معنای بهبود در اندازه موجود شاخصهای اندازه گیری فرآیند دانست. در این برنامه ریزی، لازم است برای رفع علل مغایرت های شناسایی شده، اقداماتی را در نظر گرفت که بتواند فرآیند را در راه رسیدن به اهداف خود کمک نموده و باعث بهبود عملکرد آن شود.

نکته مهم در این بخش، تعیین الویت های اجرای این اقدامات است. اقداماتی که به فرآیندهای کلیدی، فرآیندهایی که مشکلات بیشتری دارند و …. اولویت بالاتری دارند. میزان همکاری پرسنل و سایر ذینفعان در پیاده سازی موفق این اقدامات مهم خواهد بود. پس از تامین نیازمندیهای مورد نیاز جهت اجرای اقدامات، لازم است این اقدامات نیز تحت کنترل باشند. این کنترل میزان مطابقت آنها را با برنامه ها مشخص می کند. در مراحلی که مشخص شود اقدامات تعیین شده کارایی لازم را ندارند باید مورد بازنگری قرار گرفته و بهبود یابند.

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .